Que voulez-vous faire de cette information?
— Confidentiel

Évitez d'utiliser le mode main libre lorsque vous discutez d'informations sensibles ; utilisez des écouteurs ou un casque d'écoute pour éviter une divulgation non autorisée de la discussion.

Veiller à ce que tout travail qui comprend la discussion d'informations sensibles, au téléphone, soit effectué de manière à empêcher la mention de ces informations à distance d'écoute d'autres personnes et/ou des dispositifs d'enregistrement des assistants virtuels (par exemple Siri, Google Home, Amazon Alexa, etc.), car cela pourrait entraîner un incident de sécurité mettant en jeu l'intérêt national du Canada. Certains exemples incluent, sans s'y limiter, le point de vue personnel des fonctionnaires qui n'est pas destiné à être divulgué, les propositions de financement soumises par les provinces/territoires, les informations qui pourraient porter atteinte aux relations diplomatiques, etc.

** Note importante : la vidéoconférence n'est pas autorisée**

Désignation

Coin supérieur droit de chaque page.

Courriel

Les employés d'EDSC envoient et reçoivent des milliers de courriels, dont certains sont de nature délicate. Des outils technologiques sont intégrés au réseau électronique d'EDSC pour aider à protéger l'information (ce qui inclut des messages occasionnels invitant à envisager le chiffrement de certains courriels). Il existe néanmoins toujours des risques, qui peuvent être atténués à partir du moment où les employés savent comment gérer certains renseignements.

Si vous recevez par courriel des renseignements ou des pièces jointes cotés Protégé C, Confidentiel ou Secret, faites-le savoir aussitôt à votre chef d'équipe ou à votre gestionnaire, qui signalera l'incident de sécurité au bureau régional de la sécurité; il faut aussi remplir et présenter le plus rapidement possible le Rapport d'accident de sécurité (formulaire ADM 3061) (PDF, 96 Ko )(s'ouvre sur une nouvelle fenêtre).

Par courrier

Par courrier Au Canada

Courrier interne (Courrier d'EDSC dans les bureaux locaux d'EDSC) :

Enveloppe double scellée (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) et correctement adressée. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À ouvrir avec… nom ou titre du poste) » avec le niveau de sécurité.

À travers le Canada – Régions d'EDSC et autres intervenants (ministères / organismes fédéraux, gouvernements provinciaux ou secteurs privés sous-traitants retenus par le ministère) :

Enveloppe double scellée (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) et correctement adressée. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À ouvrir avec… nom ou titre du poste) » avec le niveau de sécurité. Envoie par poste prioritaire, Xpresspost ou service de messager est requis ils utilisent un processus de suivi et de signature à la réception.

À l'étranger :

Autres intervenants (ministères / organismes fédéraux, gouvernements provinciaux ou secteurs privés tiers sous-traités par le ministère) :

Note: L'utilisation des services de courrier diplomatique est fortement recommandée. Communiquez avec le service du courrier diplomatique d'Affaires Mondiales Canada (AMC) pour connaître les procédures. L'OSM doit approuver toute transmission d'information Confidentiel qui n'est pas envoyée par les services de courrier diplomatique de AMC.

services de courrier diplomatique

Plus

Si approuvé par l'OSM, double enveloppe (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) correctement adressée. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À n'ouvrir que par… (nom ou position)» avec les marquages de sécurité et inclure une note d'envoi et un reçu. L'utilisation du courrier prioritaire, du Xpresspost ou du service de messagerie est obligatoire car ils utilisent un processus de suivi et de signature à la réception.

Télécopieur

Il faut utiliser un télécopieur protégé. Les dispositifs suivants sont autorisés :

Téléphone Viper, téléphone sécurisé STE , terminal Sectera BDI ou terminal Omni Secure utilisé avec un télécopieur sécurisé Ricoh (équipement COMSEC)

Transport

Transport Au Canada

Transport en mains propres à l'intérieur du Ministère

Dans les zones d'accès restreint (Zone opérationnelle, zone sécurisé, zone très sécurisée):

Situation 1 :

Les renseignements classifiés Confidentiel doivent être transportés dans une enveloppe scellée dûment adressée, sans marquage de sécurité. Il faut utiliser un porte documents de sécurité ou un sac à dos approuvé.

Dans

Situation 2 :

Lorsque transporté à la main directement à quelqu'un (pas le destinataire), le dossier Confidentiel de couleur vert doit être placé dans une enveloppe double scellée, sans marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure. L'enveloppe intérieure doit être dûment adressée et comporter un marquage de sécurité, y compris l'avertissement « À ouvrir par le destinataire seulement » (par exemple, SMA à l'adjointe d'un SMA, etc.).

Dans

Dans

À l'extérieur des zones restreintes (Zone de réception, zone publique):

Les renseignement Confidentiel doivent être transportés dans une filière verte Confidentiel, dans une enveloppe scellée dûment adressée, sans marquage de sécurité, et avec une adresse de retour. Au lieu d'une enveloppe, on peut utiliser un sac à dos approuvé ou un porte documents de sécurité.

Dans

Dans

Dans

Ou

Supports électroniques

Les clés USB chiffrées et les disques portatifs chiffrés qui sont fournis par le Ministère peuvent être utilisés si une permission est accordée.

Transport Au Canada

Transport à l'extérieur du Ministère – Au Canada

Les renseignements classifiés Confidentiel doivent être transportés dans une enveloppe scellée dûment adressée, sans marquage de sécurité, avec l'avertissement « À ouvrir par le destinataire seulement ». Il faut utiliser un porte documents de sécurité.

Si vous voyagez en véhicule à moteur personnel, vous devez placer les informations Confidentiel dans un contenant de transport approuvé et le verrouiller dans le coffre ou hors de vue dans un véhicule verrouillé. Le placement du contenant approuvé est temporaire et doit être retiré à destination. Les escales ne sont pas autorisées mais si vous avez besoin d'une escale pour une affaire urgente, le contenant ne peut pas être laissé sans surveillance dans le véhicule et doit être en votre possession en tout temps.

Dans

Dans

Ou

Supports électroniques :

Les clés USB chiffrées et les disques portatifs chiffrés qui sont fournis par le Ministère peuvent être utilisés si une permission est accordée.

Transport À l'étranger:

Transport à l'extérieur du Ministère – À l'extérieur du Canada

Les renseignements classifiés Confidentiel doivent être transportés dans une enveloppe double scellée, sans marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure. L'enveloppe intérieure doit être dûment adressée et comporter un marquage de sécurité, y compris l'avertissement « À ouvrir par le destinataire seulement ». Il faut utiliser un porte documents de sécurité.

Si vous voyagez en véhicule à moteur personnel, vous devez placer les informations Confidentiel dans un contenant de transport approuvé et le verrouiller dans le coffre ou hors de vue dans un véhicule verrouillé. Le placement du contenant approuvé est temporaire et doit être retiré à destination. Les escales ne sont pas autorisées mais si vous avez besoin d'une escale pour une affaire urgente, le contenant ne peut pas être laissé sans surveillance dans le véhicule et doit être en votre possession en tout temps.

Dans

Dans

Supports électroniques :

Les clés USB chiffrées et les disques portatifs chiffrés qui sont fournis par le Ministère peuvent être utilisés si une permission est accordée.

Stockage électronique

Copie électronique : Il est possible de stocker les renseignements classifiés Confidentiel en format électronique en faisant appel au service de collaboration pour les documents de nature délicate, ou encore en utilisant un dispositif de stockage USB chiffré approuvé par le Ministère, qui doit être placé dans une armoire de sécurité ou un contenant approuvé. L'information électronique ne peut être stockée sur le disque dur d'un ordinateur portatif.

Remarque : L'information doit être transportée, transmise et stockée de la même manière que l'information sur papier, en fonction de son niveau de sensibilité. Les armoires et les contenants suivants sont approuvés.

Cadenas Abloy ou S&G

Serrure intégrée

Coffre-fort (serrure intégrée)

Deux ou quatre tiroirs

Armoire métallique de sûreté

Entreposage

Les renseignements classifiés Confidentiel doivent être insérés dans un dossier vert, être correctement étiquetés et être rangés dans une armoire verrouillée ou dans une salle de rangement ouverte à l'intérieur d'une zone de travail (voir la définition ci‑après), c'est‑à‑dire une aire de travail où les travailleurs ont tous besoin d'avoir accès à l'information et où les visiteurs sont escortés comme il se doit.

Les mesures de protection adéquates de l'entreposage de renseignements classifiés Confidentiel dans une zone de travail seront fonction des modalités de surveillance et d'intervention associées à l'environnement ainsi que de la difficulté pour une partie adverse d'accéder aux documents. Les meubles de bureau commerciaux verrouillables ne conviennent pas à cet usage, et seules certaines serrures commerciales sont conformes aux spécifications de la norme ASTM F883 04 dans une zone de travail. Les rayonnages mobiles peuvent être utilisés, mais certaines conditions s'appliquent dans le cas des rayonnages (mobiles) acquis en vrac.

Copie électronique

Les copies électroniques doivent être stockées sur le réseau ministériel ou sur un dispositif de stockage USB approuvé et fourni par le Ministère, que l'on conservera dans un classeur verrouillé.

Définition

Une zone de travail est une zone où l'accès est limité au personnel et à des visiteurs escortés comme il se doit. On peut penser par exemple à un espace de bureau ouvert type.

Les armoires et les contenants de sécurité suivants sont approuvés et peuvent être utilisés avec leurs mécanismes de verrouillage respectifs.

Dossier

Cadenas Abloy ou S&G

Dasco (serrure intégrée)

Coffre-fort (serrure intégrée)

Deux ou quatre tiroirs)

Armoire métallique de sûreté

Dépôt sécurisé

Un dépôt sécurisé est censé servir de contenant d'entreposage autorisé pour le classement sur rayons ouverts d'un volume important de renseignements ou d'actifs classifiés ou de nature très délicate mais non liés à l'intérêt national (Protégé). Un tel dépôt est conçu en vue d'être aménagé dans une zone de sécurité ou de haute sécurité à l'intérieur d'un immeuble fédéral. Il s'agit essentiellement d'un « contenant de sécurité », qui a pour objet premier d'offrir une protection contre les attaques clandestines, mais aussi de détecter et d'entraver les entrées par la force.

Remarque : Dans le cadre de son rôle de surveillance, le Dirigeant principal de la sécurité doit évaluer les mesures de sécurité mises en place pour s'assurer qu'elles satisfont aux exigences de base en matière de sécurité, et il doit approuver ces mesures de sécurité.

Remarque : Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec votre bureau régional de la sécurité.

Impression, copie et numérisation

Le réseau d'EDSC est certifié uniquement pour les renseignements de niveau Protégé A, de sorte qu'il n'est pas possible d'utiliser les imprimantes de ce réseau pour l'impression ou la numérisation de renseignements classifiés Protégé C, Confidentiel, Secret et Très secret.

Déclassement et déclassification

L'information doit être identifiée comme étant protégée uniquement pour la période où cette protection est nécessaire. Après cette période, l'auteur ou l'agent autorisé doit procéder à sa déclassification ou à son déclassement, la désigner de façon appropriée et informer toutes les personnes concernées à propos de cette mesure et de la date de son entrée en vigueur. Dans la mesure du possible, les auteurs doivent fournir, au moment où l'information est créée ou recueillie, une date ou un événement précis qui donnera lieu à la déclassification ou au déclassement du document.

Au minimum, une date d'expiration automatique au bout de 10 ans devrait s'appliquer pour la catégorisation de la plupart des renseignements; toutefois, cette disposition d'expiration automatique ne devrait pas s'appliquer à l'information cotée Très secret ni à l'information particulièrement délicate de niveau Protégé B (comme les dossiers médicaux) ou extrêmement délicate de niveau Protégé C (p. ex. des renseignements relatifs à la protection d'un témoin).

Destruction

L'équipement de destruction de type III comprend des déchiqueteuses et des désintégrateurs de supports papier et autres supports textuels, dont on a évalué qu'ils ont la capacité de réduire les renseignements de niveau Confidentiel, Protégé B ou de niveau inférieur à une taille qui, considérant les menaces et les risques qui existent en région urbaine au Canada ainsi que les méthodes de reconstitution connues, permet leur destruction ou leur recyclage sécuritaire sous forme de déchets non classifiés.

Normes de la GRC en matière de déchiquetage de sécurité (comparaison par rapport à un trombone de 2 pouces).

Supports de TI

Supports optiques : CD, DVD, disques Blu-Ray:

Mettre le dispositif en pièces dont la taille maximale doit être inférieure à 40 mm² (1/4 po x 1/4 po).

Disques à circuits intégrés et clés USB

Mettre le dispositif en pièces dont la taille maximale doit être inférieure à 40 mm² (1/4 po x 1/4 po).

Téléphones intelligents et tablettes

Mettre l'appareil entier ou l'élément de stockage en pièces de moins de 40 mm² (1/4 po x 1/4 po).

Établissements et services de destruction

La direction des Opérations techniques de la GRC a un guide de destruction, qui est une liste complète et complètement révisée du choix des équipements et des services de destruction. Veuillez contacter votre bureau régional de la sécurité pour obtenir des conseils et des détails étant donné que vous devez contacter Services publics et Approvisionnement Canada pour les contrats de service de destruction ou l'achat d'équipement.

Conservation