Mise à jour de la Direction des services de rémunération d’EDSC - 16 avril 2020

Chers collègues,

Il n’y a aucun doute que nous vivons actuellement une situation sans précédent. Je tiens à prendre quelques instants aujourd’hui pour vous informer sur les mesures prises conjointement par la Direction des services de rémunération d’EDSC et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), dont le Centre des services de paye, en réponse à la COVID-19. Je vous donnerai également un aperçu de la façon dont nous travaillerons ensemble au cours des semaines à venir pour assurer la rémunération exacte et rapide des employés d’EDSC.

L’objectif de ce message est de vous donner une mise à jour sur trois secteurs principaux :

Mise à jour des exigences temporaires liées à l’approbation de toutes les actions de dotation et interventions de paye pour les employés/candidats et les gestionnaires délégués au titre de l’article 34 (p.ex. les lettres d’offre, contrats, formulaires de congé, etc.)
Continuité et priorisation des services au sein de la Direction des services de rémunération d’EDSC;
Continuité des services de SPAC, le fournisseur de services de paye pour le gouvernement du Canada.

Mesures temporaires liées à l’approbation des actions de dotation et interventions de paye

Ces mesures sont conformes aux lignes directrices et aux instructions émises par la Direction générales du dirigeant principal des finances. Les instructions concernant la signature électronique d'un document PDF en utilisant « Entrust », ou la signature numérique d'un courriel sont disponibles sur iService.

Mesures pour les candidats et les employés :

Les candidats/employés ont trois options pour confirmer et/ou accepter le traitement des demandes de dotation et/ou de rémunération (p.ex. les lettres d’offre, contrats, formulaires de congé, etc.) :

Conformément à la pratique habituelle, le candidat/employé peut imprimer, signer, numériser ou prendre une photo de la documentation signée et la retourner au gestionnaire par courriel.
Si le candidat/’employé n’est pas en mesure d’imprimer la documentation pour y apposer sa signature et de la numériser, un document PDF signé électroniquement avec la fonctionnalité « Entrust » sera accepté. La documentation doit être retournée par courriel au gestionnaire.
Lorsqu’aucune des options ci-dessus n’est possible, l’approbation du candidat/employé sera acceptée par courriel signé numériquement. Le gabarit du courriel (MSG, 32 Ko) d’approbation doit inclure tous les documents et formulaires de rémunération requis pour le traitement. Lorsque les candidats/employés n'ont pas accès à la fonctionnalité de signature numérique, le courrier électronique sera accepté. Veuillez noter que dans les cas où des courriers électroniques non signés numériquement sont utilisés, une signature manuscrite pourrait être requise à une date ultérieure.

Mesures pour les gestionnaires subdélégués au titre de l’article 34 :

Les gestionnaires subdélégués au titre de l’article 34 disposent désormais de trois options pour confirmer qu’ils approuvent le traitement des demandes de dotation et d’interventions de paye (p.ex. les lettres d’offre, contrats, formulaires de congé, etc.) :

Selon la pratique courante, le gestionnaire désigné au titre de l’article 34 peut imprimer, signer, numériser et télécharger des documents faisant autorité par l’entremise du Centre de services en ressources humaines (CSRH) pour demander une intervention de paye. On accepte aussi les photos des documents signés.
Si le gestionnaire désigné au titre de l’article 34 ne peut pas imprimer et numériser les documents faisant autorité (procédure qui permet d’avoir une signature physique), un document PDF signé électroniquement avec la fonctionnalité « Entrust » sera accepté. Tous les fichiers signés électroniquement doivent être téléchargés sur le CSRH, conformément à la pratique courante.
Si aucune des options mentionnées ci-dessus n’est possible, l’approbation du gestionnaire désigné au titre de l’article 34 sera acceptée au moyen d’un courriel signé numériquement. Le courriel d’approbation doit renfermer tous les documents et formulaires de paye requis pour le traitement de la demande. Les courriels signés numériquement et les documents justificatifs doivent être envoyés à NA-HRSC-CSRH-GD (MSG, 31 Ko).

Veuillez prendre note qu’il n’y a pas de changements aux processus d’approbation de la fonction libre-service de Phénix pour ce qui est de la rémunération pour les heures supplémentaires, des congés non payés de cinq jours consécutifs ou moins, de la remise des feuilles de temps par les employés et des employés participant à un programme de réadaptation approuvé.

Continuité et priorisation des services au sein de la Direction des services de rémunération d’EDSC

La Direction des services de rémunération a déterminé les services essentiels prioritaires afin de continuer à offrir une rémunération stable aux employés d’EDSC.

Priorité 1 : Maintenir la sécurité du revenu

Activer la rémunération pour les nouveaux employés;
Maintenir la rémunération dans le cadre des prolongations d’emploi;
Réactiver la rémunération des employés qui retournent au travail après une période de congé non payé;
En partenariat avec la Direction générale du dirigeant principal des finances, le règlement des situations où un employé a été sous-rémunéré ou ne l’a pas été, dans le but d’offrir une avance de salaire d'urgence (ASU) ou un paiement prioritaire de salaire (PPS). Il est important de souligner que les critères d’admissibilité au PPS ont été révisés les rendant plus accessibles aux employés confrontés à des problèmes de paye.

Priorité 2 : Réduire le risque de trop-payé et faciliter l’acheminement des plaintes de paies les plus critiques

Cesser la rémunération des employés qui partent en congé non payé d’une durée de cinq jours consécutifs ou plus, afin de diminuer le risque de trop-payé et de garantir que ces employés aient accès aux documents requis pour les demandes d’autres prestations ou assurances;
Cesser la rémunération des employés qui quittent le Ministère, afin de diminuer le risque de trop-payé et de garantir que ces employés aient accès aux documents requis pour demander d’autres prestations ou pour recevoir leur pension;
Supporter les employés et les gestionnaires lorsqu’il s’agit d’acheminer aux échelons supérieurs les problèmes de paye les plus critiques.

Priorité 3 : Traiter les mouvements de paye conformément au mandat de la Direction

Continuer à veiller à ce que les mouvements de paye sous la responsabilité d’EDSC soient effectués rapidement afin de stabiliser davantage la rémunération.
Traiter les changements d’emploi et de rémunération, tels que les postes intérimaires, les promotions et les transferts.

Services non essentiels

Les services non essentiels liés à la rémunération se poursuivront de façon à ne pas interférer avec l’accès au réseau des employés d’EDSC qui exécutent des fonctions essentielles. En raison de l’accès et des ressources disponibles limités, les services non essentiels suivants sont affectés touchés :

La communication mensuelle sur le bulletin de la paye sera limitée à fournir des renseignements essentiels sur la rémunération.
Le projet de reclassification des postes de commis de prestation des programmes et des services (CPPS) est suspendu.
Les rapports mensuels sur le respect des délais d’action de dotation ne seront pas transmis au CGP. Le respect des délais continuera d'être vérifié. Les gestionnaires sont encouragés à compléter en temps les documents relatifs à la paye afin de minimiser la probabilité de problèmes de paye pour les employés.

Continuité des services de SPAC, le fournisseur de services de paye pour le gouvernement du Canada

Les services d’administration de la paye ont été jugés essentiels à SPAC, et aucune réduction dans la prestation de services de paye n’a été annoncée. Les employés travaillent à leur domicile autant que possible et ont un accès prioritaire au réseau privé virtuel.

En conclusion, je suis fière de la façon dont notre Ministère contribue à la prestation des services essentiels pour les Canadiens en ces temps difficiles et incertains. Les membres de mon équipe et moi-même sommes très fiers du travail réalisé pour appuyer tous les employés d’EDSC, et nous vous remercions de votre collaboration inébranlable.

Darlène de Gravina
Sous-ministre adjointe
Direction générale des services de ressources humaines