Lignes directrices pour établir la portée des processus de sélection aux fins de maintien en poste au sein de RHDCC

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Définition

L’article 21 du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) stipule que lorsque les services d’un ou de plusieurs fonctionnaires d’un secteur de l’administration ne sont plus nécessaires, l’administrateur général évalue le mérite des fonctionnaires qui occupent des postes semblables ou exercent des fonctions semblables des mêmes groupe et niveau professionnels dans ce secteur et désigne, en fonction du mérite, lesquels seront conservés de même que ceux qui feront l’objet d’un réaménagement des effectifs.

Contexte

Vu le grand nombre de postes et de descriptions de travail génériques au sein de l’organisation, des lignes directrices ont été élaborées pour veiller à ce qu’une approche cohérente pour établir la portée des processus de sélection aux fins de maintien en poste soit adoptée et appliquée efficacement.
Les processus de sélection aux fins de maintien en poste doivent être terminés dans un délai de 90 jours pour accélérer la mise en œuvre des propositions afin de réaliser les économies fixées.

Approche ministérielle pour établir la portée des processus de sélection des employés aux fins de maintien en poste

La description de travail ne doit pas être le seul facteur utilisé pour déterminer si des « fonctions similaires » sont exercées. Compte tenu de la vaste utilisation des descriptions de travail génériques qui décrivent les fonctions attribuées à de nombreux postes semblables ou identiques des mêmes groupe et niveau professionnels, on devra prendre en considération les fonctions réelles exercées actuellement dans le cadre des postes touchés par une initiative de transformation donnée pour déterminer quels employés devraient être inclus dans un processus de maintien en poste.
Tous les titulaires nommés pour une période indéterminée des postes touchés doivent être inclus dans les processus de sélection aux fins de maintien en poste, y compris ceux en affectation ou en détachement à l’extérieur de l’organisation.
Lorsqu’il s’agit de déterminer le secteur « touché » de l’organisation, il faut tenir compte des limites organisationnelles et géographiques à l’intérieur desquelles les employés exerçant des fonctions similaires seront maintenus en poste ou mis en disponibilité :
- Le secteur touché pourrait être au niveau local, régional ou national.
- Le secteur touché pourrait être une section, une division ou une direction.
- Dans de rares cas, le secteur touché sera l’ensemble d’une direction générale ou d’une région.
La portée des processus de sélection aux fins de maintien en poste devrait être établie de manière à créer le moins de perturbations possible pour les employés et l’organisation dans son ensemble et à soumettre le moins de personnes possible au réaménagement des effectifs.
Il reviendra à la direction d’expliquer et de justifier la décision d’inclure ou non certains groupes d’employés dans un processus donné de sélection aux fins de maintien en poste.

Processus global – Processus de sélection aux fins de maintien en poste

Les gestionnaires sont chargés de définir l’état final de leurs organisations et les qualifications requises pour répondre à leurs besoins actuels et futurs.
- Déterminer si les mêmes fonctions (ou des nouvelles) doivent être exercées à l’avenir.
- Déterminer si les mêmes qualifications (ou des nouvelles) sont requises pour accomplir les travaux, actuels et futurs, de l’organisation.
Confirmer les postes visés (c’est-à-dire les postes qui seront touchés et qui feront l’objet d’une évaluation dans le cadre du processus de sélection aux fins de maintien en poste).
Confirmer la stratégie d’évaluation (c.-à-d. l’énoncé des critères de mérite et les outils d’évaluation).
Avant d’amorcer les processus de sélection aux fins de maintien en poste, informer officiellement les employés par écrit de leur statut d’employé touché.
Évaluation et sélection des employés – Dans tous les cas, évaluer les employés sélectionnés aux fins de maintien en poste ainsi que confirmer qu’ils possèdent chaque qualification essentielle de l’énoncé des critères de mérite et qu’ils satisfont à tous les autres critères de mérite établis et utilisés (c.‑à‑d. qualifications constituant un atout, exigences opérationnelles et besoins organisationnels) afin de choisir la bonne personne pour le poste.
- Dans les cas où les fonctions et les qualifications demeurent inchangées, la majorité des qualifications de l’énoncé des critères de mérite peuvent être évaluées selon la méthode satisfait/ne satisfait pas. Les critères de sélection de l’énoncé des critères de mérite devraient être évalués de manière à ce qu’ils permettent de comparer les candidats pour déterminer quels employés seront maintenus en poste.
- Toutes les qualifications nécessaires pour exécuter le travail à l’avenir qui sont ajoutées par la direction doivent faire l’objet d’une évaluation exhaustive pour s’assurer que les employés satisfont aux critères de mérite.
Confirmer les employés maintenus en poste et aviser les employés qui ne seront pas maintenus en poste en raison d’un réaménagement des effectifs (c.‑à‑d. les employés excédentaires avec GOER ou les employés optant).
Les employés qui ne sont pas maintenus en poste et qui seront assujettis au réaménagement des effectifs (c.‑à‑d. les employés excédentaires et les employés optant) ont le droit de déposer une plainte au TDFP; il reviendra à la direction d’expliquer et de justifier ses décisions.

Principaux facteurs de réussite

Effectuer rapidement les processus de sélection est avantageux tant pour l’organisation que pour les employés (c.‑à‑d. qu’il faut prévoir une productivité plus faible durant un processus de sélection aux fins de maintien en poste); la durée maximale prévue pour les processus de sélection est de 90 jours.
Maintenir une communication ouverte et constante avec les employés au sujet des conséquences des processus de sélection aux fins de maintien en poste (c.‑à‑d. offrir une GOER ou un statut d’employé optant aux personnes qui ne seront pas maintenues en poste).
Informer à l’avance les agents négociateurs et leur envoyer tous les renseignements pertinents sur le processus de sélection pour qu’ils puissent offrir une représentation syndicale éclairée.
Établir des liens clairs entre les stratégies d’évaluation et les critères de mérite et documenter les processus pour qu’on puisse expliquer la justification du choix de la bonne personne et les décisions de sélection aux agents négociateurs et aux employés qui ne seront pas maintenus en poste.