Comité de consultation patronale-syndicale sur les ressources humaines (CCPSRH) compte rendu des Discussions et des décisions

Mot d’ouverture

Discussion

Gail Johnson et Crystal Warner prononcent un mot d’ouverture et souhaitent la bienvenue à tous les membres, lesquels se présentent ensuite.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

Approbation du procès-verbal de la réunion du 10 avril 2018

Discussion

Le compte rendu des discussions et des décisions de la réunion du 10 avril 2018 est approuvé.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

État des mesures de suivi en suspens de la réunion du 10 avril 2018

Discussion

Gail Johnson indique que six mesures de suivi ont été déterminées lors de la réunion du 10 avril 2018. Aucun autre commentaire n’est formulé et les six mesures de suivi sont considérées comme ayant été complétées.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

Initiative de développement des compétences en gestion de projet

Discussion

Bertrand Lalonde et Julie Simard présentent un exposé sur l’initiative de développement des compétences en gestion de projet. La présentation donne un aperçu du projet, y compris le cadre proposé, les échéanciers, les résultats et les avantages.

Claude Archambault veut savoir qui est responsable de la supervision de ces projets. Il mentionne que ces initiatives sont bien réalisées dans la région de la capitale nationale, mais que souvent les régions en entendent très peu parler.

Bertrand Lalonde répond qu’au départ, on tâche de mettre en œuvre les grands projets dans la région de l’administration centrale, puis dans l’ensemble du Ministère.

Julie Simard explique que cette initiative n’est pas liée à un groupe professionnel particulier pour le moment. Elle précise également que cette initiative concerne les promotions; elle sera utilisée pour le perfectionnement des gestionnaires de projets.

Sebastian Rodrigues fait référence au cadre proposé et au parcours d’apprentissage mentionné dans l’exposé et il veut savoir si l’on a envisagé ou mis en place des mesures pour les personnes ayant des troubles d’apprentissage.

Julie Simard confirme qu’aucune mesure n’a été mise en place pour le moment, mais elle le remercie et lui assure que ce point sera étudié et pris en compte.

Linda Koo veut savoir quels sont les grands projets, quelles sont les parties de l’organisation concernées, de quelle façon les employés seront informés et de quelle façon ils pourront manifester leur intérêt.

Bertrand Lalonde explique que le projet en est aux toutes premières étapes. Il précise qu’en ce qui concerne les grands projets, il faisait référence à ceux qui sont présentés au Conseil d’investissement et des grands projets. Il s’agit de tous les projets qui sont liés au plan d’investissement et qui sont communiqués au Conseil du Trésor. Il confirme également qu’un plan de communication ainsi qu’un plan de gestion du changement seront mis en place pour informer les employés. Certaines communications initiales ont déjà été transmises au sein du Ministère. Bertrand Lalonde dit participer à la réunion du CCPSRH pour obtenir des commentaires et du soutien de la part des syndicats concernant les outils qui sont en cours d’élaboration.

Linda Koo demande que les syndicats reçoivent les communications qui seront transmises.

Gail Johnson réaffirme que ce projet n’en est qu’au stade embryonnaire et que les consultations ne font que commencer.

Marie-Flore Baptiste explique que c’est le début d’une conversation. Il s’agit de la consultation initiale auprès des syndicats afin de commencer les essais pilotes. Elle assure aux membres que des mises à jour seront fournies régulièrement de différentes façons et que des commentaires seront sollicités sur des sujets comme la communication et la formation.

Fabienne Jean-François indique qu’il s’agit d’une belle initiative et propose qu’à l’avenir, une liste de tous les projets soit préparée à l’intention des employés. Cette façon de faire favoriserait la collaboration entre les employés qui travaillent ou envisagent de travailler sur des projets semblables dans différentes régions.

Mesure

Julie Simard et Bertrand Lalonde fourniront aux syndicats les documents suivants aux fins de commentaires :

• la description des compétences;
• le cadre de l’initiative de développement des compétences en gestion de projet;
• la matrice de compétences.

Directive sur le télétravail

Discussion

Guy Cyr rappelle aux membres qu’au cours d’une réunion précédente du CCPSRH, il y a eu une brève discussion sur la possibilité d’examiner la directive sur le télétravail, laquelle date de deux ans. Au cours de cette réunion, il a informé le comité que la première étape consistait à déterminer la portée de l’examen. Il confirme que depuis ce temps, des conversations ont eu lieu avec la direction et qu’en fonction de celles-ci, il a été déterminé que la directive devrait être examinée afin de refléter la réalité de 2018, étant donné qu’il y a eu plusieurs changements technologiques depuis sa dernière mise à jour. Comme première étape, Guy Cyr demande que les membres examinent les documents et lui envoient leurs commentaires par courriel. Comme deuxième étape, il organisera une réunion avec la direction et les représentants syndicaux du CCPSRH afin d’obtenir leurs commentaires.

Guy Cyr confirme qu’il vise à ce que l’examen soit achevé et approuvé par la haute direction au cours du présent exercice financier.

Il confirme qu’il serait idéal que les commentaires des syndicats soient fournis avant la fin du mois de septembre.

Claude Archambault mentionne qu’il participe au comité sur l’initiative de réinitialisation des politiques avec le Conseil du Trésor et explique que le sujet du télétravail fait partie d’une revue plus vaste. Il indique qu’un changement de culture sera nécessaire. Il mentionne qu’actuellement, les ententes de télétravail sont généralement approuvées pour des raisons d’accommodement.

Dany Richard indique qu’il est heureux que cet examen soit effectué. L’un des défis qu’il a constatés au sein d’EDSC est que le télétravail est souvent perçu comme un privilège ou une récompense. Il convient également qu’un changement culturel est requis.

Mesures

Les membres des syndicats examineront la directive sur le télétravail et enverront leurs commentaires par courriel à Guy Cyr avant la fin du mois de septembre 2018.

Mise à jour sur le Plan d’action sur la diversité et l’équité en matière d’emploi (point permanent)

Discussion

Rawan El-Komos présente un résumé des données du quatrième trimestre qui ont été fournies dans le matériel de rencontre pour cet item. Elle souligne les principaux domaines présentant des lacunes et les domaines où des améliorations ont été observées. Elle mentionne qu’EDSC présente des données de fin d’exercice positives en raison de l’approche plus ciblée et réfléchie à l’égard du recrutement. Elle informe les membres qu’ils travaillent avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et les Services juridiques afin de lancer une campagne éclair ciblée sur l’auto identification à l’automne. Elle confirme que les documents de communication seront transmis une fois qu’ils seront prêts. Rawan El-Komos mentionne également qu’ils travaillent sur des fiches de renseignements à l’intention de la communauté des ressources humaines (RH) et des gestionnaires afin de les aider avec le recrutement ciblé. Elle confirme également qu’ils travaillent sur le rapport de fin d’exercice, lequel sera transmis au comité lorsqu’il sera achevé. Elle est heureuse de mentionner que la dernière réunion du comité directeur s’est très bien déroulée et elle remercie les coprésidents pour leur engagement. Le comité continue de travailler sur diverses initiatives et la prochaine réunion est prévue en septembre 2018.

Sebastian Rodrigues fait référence à l’écart négatif constant concernant les Autochtones et indique qu’il trouve encourageant le fait qu’il y ait maintenant une légère amélioration. Cela dit, il propose qu’un plan d’action soit mis en place pour réduire davantage cet écart.

Rawan El-Komos réaffirme que la priorité cette année sera la stratégie de recrutement en fonction des leçons apprises ainsi que les stratégies de maintien en poste.

Claude Archambault se dit très heureux des statistiques d’EDSC concernant les postes EX. Il mentionne ensuite qu’il aimerait obtenir de plus amples renseignements et d’autres données concernant les régions. Il souligne également la nécessité d’examiner les systèmes. Il donne comme exemple les énoncés des critères de mérite et la surveillance des possibilités d’affectations intérimaires.

Claire Caloren est fière d’informer les membres que la région du Québec est parvenue à une entente avec d’autres ministères en vue de participer au défilé de la fierté gaie qui aura lieu le 19 août 2018.

Fabienne Jean-François veut savoir si une stratégie est en place pour s’assurer que toutes les régions sont informées des diverses initiatives sur la diversité et l’équité en matière d’emploi.

Rawan El-Komos confirme que la stratégie actuelle sera examinée afin de s’assurer que les renseignements sont transmis globalement et concrètement.

Sebastian Rodrigues revient sur le sujet du plan de recrutement et demande si l’approche de gestion des talents pourrait être examinée étant donné qu’elle semble être souvent utilisée et qu’il en découle des nominations pour une période indéterminée.

Gail Johnson confirme que l’approche de gestion des talents est en cours d’examen. D’autres détails suivront à ce sujet.

Mesures

Rawan El-Komos (Todd Burke) examinera la stratégie de communication actuelle afin de s’assurer que les renseignements sont transmis globalement et concrètement à tous, y compris les régions.

Le point sur RH-à-Paye (Phénix) [point permanent]

Discussion

Jennifer Hamilton présente une mise à jour aux membres concernant RH-à-Paye (Phénix) et les données fournies à l’appui pour ce point. Elle aborde la question de la formation obligatoire à l’intention des gestionnaires et des employés. Elle informe les membres qu’elle et son équipe ont participé à plusieurs réunions avec diverses directions générales au sein d’EDSC ainsi qu’à quelques réunions des comités patronaux-syndicaux afin d’offrir des séances d’information sur le processus de paye et sur le rôle que chaque personne peut jouer pour aider.

Doug Hagar demande s’il y a eu une mise à jour concernant le nombre de conseillers internes à la paye qui ont été engagés à EDSC. Il exprime la frustration des membres du syndicat à l’égard des problèmes de paye et indique que plusieurs employés ne savent pas à qui s’adresser pour régler leurs problèmes. Il mentionne avoir reçu divers commentaires concernant la formation obligatoire sur Phénix. Certains employés ont aimé la formation, mais plusieurs ont été déçus étant donné qu’ils auraient aimé que la formation explique comment calculer leur paye afin d’en vérifier l’exactitude.

Jennifer Hamilton informe les membres qu’EDSC dispose actuellement de 17 conseillers en rémunération, mais que l’on procède à un processus de dotation afin d’accroître ce nombre. Des communications sont régulièrement envoyées par l’intermédiaire d’articles dans Intersection et des bulletins des RH, et elle espère que ceux-ci aideront les employés à mieux savoir à qui s’adresser selon leur problème particulier. Elle confirme que les employés peuvent s’adresser à elle ou à Atul Bhandari s’ils ne savent pas où obtenir de l’aide. En ce qui concerne la formation obligatoire, Jennifer Hamilton indique qu’elle fournit de bons renseignements, mais qu’elle ne répond pas à tout. Stephanie Moore explique qu’il y a une section distincte concernant la rémunération sur l’intranet et que des bulletins spéciaux sur la rémunération seront envoyés au cours des quatre prochaines semaines. À la fin de l’automne, des séances de formation seront également lancées à l’intention des employés pour les aider à comprendre les relevés de paye des Applications Web de la rémunération et de Phénix.

Claude Archambault mentionne qu’une autre situation problématique concerne les employés qui n’ont pas encore été transférés de leur ancien ministère et qui attendent toujours le règlement de problèmes liés à la paye. On dit souvent à ces employés de poser leurs questions à leur ministère d’attache. Il demande si EDSC dispose d’une équipe mixte et si nos conseillers en rémunération ont une plus grande marge de manœuvre pour amorcer des changements, comme c’est le cas pour d’autres ministères.

Gail Johnson mentionne qu’EDSC devrait obtenir une équipe mixte de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) en septembre 2018.

Dany Richard incite à la prudence concernant le fait de fournir aux employés des renseignements sur la façon de calculer leur paye étant donné que cela pourrait susciter davantage de questions. En ce qui concerne la formation obligatoire, il réaffirme que SPAC a mentionné que les ministères doivent s’assurer que la saisie de données est effectuée avec exactitude. Dany Richard demande pourquoi le nombre d’employés et de gestionnaires ayant suivi la formation obligatoire n’est pas plus près du 100 %.

Jennifer Hamilton répond que la différence de 15 % est partiellement attribuable au fort taux de roulement au sein d’EDSC.

Sebastian Rodrigues se demande s’il est possible que le 15 % des employés n’ayant pas suivi la formation aient des troubles d’apprentissage.

Jennifer Hamilton confirme qu’on étudiera la question du 15 % afin de vérifier si des employés nécessitent des mesures d’adaptation spéciales.

Eddy Bourque s’informe au sujet des problèmes de saisie de données et veut savoir si EDSC a confirmé les raisons de ces problèmes, particulièrement si ceux-ci sont causés par SPAC ou EDSC.

Jennifer Hamilton confirme qu’elle ne dispose pas de renseignements précis concernant la source exacte des problèmes. Gail Johnson rappelle aux membres que les employés peuvent toujours s’adresser à la Direction de la rémunération pour obtenir du soutien. Celle-ci se concentrera sur les problèmes qu’elle peut aider à régler et les points sur lesquels elle peut avoir une incidence.

Fabienne Jean-François indique qu’on devrait mettre davantage l’accent sur les ressources humaines. Elle mentionne que le fort taux de roulement au sein du Ministère ainsi que les mesures de dotation qui en découlent sont l’une des raisons de certains de ces problèmes de paye. Elle mentionne que l’intranet n’offre pas tous les renseignements dont les employés ont besoin et qu’il n’indique pas à qui s’adresser pour obtenir de l’aide ni les recours dont disposent les employés.

Stephanie Moore réaffirme qu’il y a une page entière sur l’intranet concernant les sujets liés à la rémunération qui fournit des renseignements et des liens directs aux employés.

Crystal Warner mentionne que dans certains cas, les employés n’ont pas de temps pendant les heures de travail à consacrer à leurs problèmes de paye et indique que les gestionnaires doivent être informés afin d’accorder du temps aux employés pour qu’ils puissent tenter de résoudre leurs problèmes. Crystal Warner exprime également qu’elle aimerait que les services de paye soient décentralisés et souhaitent que même si les problèmes de Phénix sont réglés, les conseillers en rémunération demeurent au sein du Ministère.

Linda Koo demande que les coordonnées relatives aux demandes de renseignements généraux soient transmises aux membres des syndicats.

Mesures

Jennifer Hamilton convient de transmettre les coordonnées relatives aux demandes de renseignements généraux aux membres des syndicats.

Le point sur l’harmonisation des passeports (point permanent)

Discussion

Evelyne Power présente des mises à jour de plusieurs réunions qui ont eu lieu entre la Direction générale de service aux citoyens (DGSC) et les composantes syndicales depuis la réunion du CCPSRH du 10 avril 2018. Ces mises à jour sont les suivantes :

• 4 juin 2018 – Réunion conjointe de Service Canada, du SEN et du SEIC : D’autres services sont ajoutés dans les Centres Service Canada (CSC), comme l’examen des services de passeport supplémentaires (pièces jointes ou renseignements supplémentaires concernant les demandes en traitement, passeports trouvés, passeports de titulaires décédés, demandes de remplacement anticipé) et l’on prévoit d’offrir des services biométriques dans 57 CSC au début de 2019.
• Modèle de détermination des ressources en personne : À la suite de la réunion du CCPSRH (avril 2018), une démonstration étape par étape du modèle de détermination des ressources de la DGSC a été présentée.
• Le 18 juin 2018, réunion de Service Canada et du SEN : Un examen site par site de l’analyse des risques concernant les ressources humaines par rapport au volume de passeports a été présenté au SEN. À la suite de la réunion, la DGSC s’affaire à rédiger les principes nationaux relatifs à la sélection des employés pour d’autres possibilités d’emploi afin d’assurer une approche uniforme à l’échelle nationale. Une trousse de communication comportant des messages uniformes est également en cours d’élaboration et fera l’objet de discussions avec le SEN le 25 juillet. Le SEN a demandé des renseignements sur les prévisions du volume de passeports à l’échelle nationale et l’affectation budgétaire, lesquels ont été fournis.
• 17 juillet 2018, réunion de Service Canada et du SEN : Suivi de la mise en œuvre du Modèle structurel de gestion du service : il s’agissait de la dernière réunion concernant la description de travail de l’agent des passeports. Les discussions portent maintenant sur les descriptions de travail du chef d’équipe de niveau PM-03 et de l’expertise opérationnelle.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

Heures supplémentaires à l’assurance-emploi

Discussion

Fabienne Jean-François ouvre la discussion en mentionnant que les possibilités d’heures supplémentaires pour les employés de niveau PM-02 dans les bureaux de l’assurance-emploi ne sont pas les mêmes dans toutes les régions. Elle précise qu’il s’agit d’un problème à l’échelle nationale et non pas seulement dans la région du Québec.

Claire Caloren répond aux questions en assurant aux membres que cela s’applique à tous les secteurs d’activité et non pas seulement à l’assurance-emploi. Elle explique que chaque unité opérationnelle est chargée de déterminer la façon dont elle atteint ses objectifs tout en respectant son budget. Certaines unités peuvent accorder la priorité aux heures supplémentaires tandis que d’autres privilégieront la dotation. Elle rappelle aux membres que les besoins opérationnels changent régulièrement et confirme qu’il n’y a pas de budget national.

Mesures

La direction a proposé d'autres discussions avec les syndicats à ce sujet.

Examen de la classification du Secrétariat du Conseil du Trésor – Conversion pour le groupe PA

Discussion

Linda Koo ouvre la discussion en demandant une mise à jour sur ce point.

Gaveen Cadotte explique que le Conseil du Trésor se penche sur un examen à l’échelle du système de la structure du groupe Services des programmes et de l’administration (PA) comme cela a été fait pour la classification du groupe CS. Elle indique que la norme du groupe n’a pas encore été approuvée par le Conseil du Trésor, mais qu’elle le sera peut-être à l’automne. Elle informe les membres que, pendant ce temps, EDSC effectue le travail initial consistant à élaborer un plan provisoire pour cet examen complexe et demanderont à obtenir éventuellement de la rétroaction sur ce plan provisoire. Cependant, à ce moment-ci, ils attendent toujours de l’information supplémentaire du SCT.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

Obligation de prendre des mesures d’adaptation

Discussion

Crystal Warner aborde le sujet qui semble être le problème principal en ce qui concerne les exécutifs nationaux, c’est-à-dire l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Elle indique que certaines régions sont vivement préoccupées, et que depuis 2016, les plaintes informelles ont augmenté de plus de 50 %. Elle fait référence au Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et mentionne qu’il a révélé que plusieurs employés n’ont pas l’impression que des mesures d’adaptation ont été prises pour eux. Elle veut savoir quelle formation a été offerte et s’il existe des comités sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation dans les régions. Elle mentionne que ce point pourrait être approfondi en dehors de la présente réunion.

Danièle Besner convient qu’une réunion devrait être organisée et que tous les membres du CCPSRH seront invités.

Linda Koo mentionne qu’en ce qui concerne certains employés, on accuse un retard de plusieurs mois, et que dans certains cas, les employés se blessent à nouveau. Elle fait écho aux préoccupations de Crystal Warner et aimerait que les gestionnaires de tous les niveaux reçoivent une formation sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Mesures

Danièle Besner planifiera une réunion afin d’approfondir ce point et s’assurera que tous les membres du CCPSRH sont invités.

Plaintes en matière de dotation

Discussion

Crystal Warner entame la discussion en soulevant un problème précis concernant le processus lié aux plaintes en matière de dotation et la façon dont il est appliqué dans certains domaines de Service Canada. Elle indique que dans d’autres ministères, on a découvert que les plaintes se règlent souvent plus rapidement lorsqu’elles sont traitées à l’aide de discussions facilitées en personne plutôt qu’au moyen d’un processus sur papier au cours de l’échange de renseignements. Elle encourage EDSC à revenir à l’approche des discussions facilitées.

Rawan El-Komos précise que l’étape de la discussion informelle est très différente de l’étape de l’échange de renseignements. Elle confirme qu’on encourage les gestionnaires à explorer diverses options qui dépendent souvent de la nature et de la complexité de la plainte. Elle assure aux membres qu’elle présentera ce commentaire à son équipe et encourage les membres des syndicats à communiquer avec les membres de son équipe s’ils croient qu’une discussion en personne est requise étant donné que ceux-ci pourront aider à faciliter la rencontre.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

Toilettes unisexes

Discussion

Sebastian Rodrigues explique que les personnes trans qui en sont aux premières étapes de leur transition souffrent parfois de détresse et de problèmes physiques et mentaux lorsque vient le temps d’utiliser des toilettes en fonction du sexe.

Benson Gorber répond en mentionnant que la Direction générale du dirigeant principal des finances (biens immobiliers) travaille activement avec SPAC et le Réseau de la fierté à EDSC depuis mars 2017 afin d’évaluer les possibilités de promouvoir l’utilisation des toilettes unisexes dans les locaux d’EDSC. La majorité des toilettes qui desservent les espaces de bureaux d’EDSC sont situées à l’extérieur des locaux d’EDSC et sont détenues par SPAC ou des propriétaires privés et ne sont pas sous le contrôle d’EDSC. Le Code national du bâtiment précise le nombre et le type de toilettes qui doivent être fournies, mais ne stipule pas que ces toilettes doivent être séparées. L’article 9.12 du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail (partie II du Code canadien du travail) précise que les toilettes doivent être séparées en fonction du sexe. « Dans la mesure du possible, des lieux d’aisances doivent être aménagés pour les employés et, sous réserve de l’article 9.13, lorsque des personnes des deux sexes travaillent dans le même lieu de travail, des toilettes séparées doivent être aménagées. »

Benson Gorber termine avec une description de la situation actuelle :

• La Norme d’aménagement intérieur d’EDSC propose deux solutions pour aborder les toilettes unisexes en fonction des conditions du site.

1. Une toilette unisexe supplémentaire accessible à tous en plus des toilettes séparées en fonction du sexe.

2. Uniquement des toilettes unisexes autonomes dans l’ensemble du site.

• La signalisation dans la Norme d’aménagement intérieur pour les toilettes unisexes montre une toilette sans aucune référence au sexe. Cette solution règlerait le problème de définition du sexe dans une optique binaire et mettrait plutôt l’accent sur la fonction de la pièce.
• Les sites existants d’EDSC ayant des toilettes universelles distinctes au sein des locaux d’EDSC seront examinés afin de déterminer s’il est possible de les modifier en des toilettes unisexes accessibles à tous.
• La région de l’Atlantique dispose d’une toilette unisexe au centre de gestion de Dartmouth et le panneau montre les deux sexes.
• La région de la capitale nationale envisage d’offrir des toilettes unisexes accessibles à tous dans le cadre d’un réaménagement mineur des toilettes existantes à la Portage II.
• La région de l’Ontario a des toilettes unisexes accessibles à tous sur chacun des trois étages de son nouveau site situé sur Renzo Drive.
• La région du Québec et la région de l’Ouest et des territoires en sont à l’étape de la planification des projets.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

Ententes sur les services essentiels

Discussion

Linda Koo demande que ce point soit un point permanent à l’ordre du jour étant donné que les négociations commenceront à l’automne avec le Conseil du Trésor.

Mesures

Crystal Warner et Gail Johnson discuteront de la demande visant à ce que ce point soit un point permanent.

Tour de table et mot de la fin

Discussion

Stan Buday fait référence à la discussion de la dernière réunion du CCPSRH sur les sujets liés aux secteurs d’activité. Il confirme son accord à ce que ces sujets fassent l’objet de rencontres hors ligne, mais il devra peut-être présenter certains sujets à la présente réunion à l’échelle nationale aux fins de résolution.

Danièle Besner informe Stan Buday qu’elle discute actuellement avec la direction afin de trouver le meilleur endroit pour discuter des problèmes liés aux secteurs d’activité et qu’elle le tiendra au courant.

Eddy Bourque demande que davantage de temps soit prévu à l’ordre du jour pour le point lié à Phénix étant donné qu’il s’agit d’un problème important.

Gail est d’accord avec cette demande.

Les coprésidents remercient les membres et souhaitent un bon été à tous.

Mesures

Danièle Besner communiquera avec Stan Buday au sujet du meilleur endroit pour discuter des problèmes liés aux secteurs d’activité.