Compte rendu des discussions et des décisions

1.1 Mot d’ouverture (Crystal Warner and Gail Johnson)

Crystal Warner et Gail Johnson souhaitent la bienvenue aux membres et aux invités de la réunion.

Sebastian Rodrigues demande que le point sur la diversité et l’équité en matière d’emploi soit devancé à l’ordre du jour. Ce point est donc devancé au point 3.1.

Gail Johnson mentionne qu’elle voudrait discuter d’un point après l’approbation du procès-verbal de la dernière réunion.

1.2 Approbation du procès-verbal de la réunion du 22 janvier 2018 (Crystal Warner)

Le procès-verbal a été approuvé, sous réserve de corriger le titre de M. McDonald, qui doit se lire « agent ».

1.3 État des mesures qu’il reste à prendre depuis la réunion du 22 janvier 2018 (Crystal Warner)

Crystal Warner indique qu’il ne reste à prendre que deux (2) des neuf (9) mesures découlant de la dernière réunion.

L’une de ces mesures concerne le nombre de griefs relatifs à la classification et au contenu de la description de travail, et la possibilité de former un comité pouvant se pencher sur la question. Annick Langlois s’était engagée à étudier cette option. Bien que cette dernière ait quitté le Ministère, les responsables fonctionnels de la DGSRH continuent d’étudier les différentes options et en tiendront informés les membres du CCPSRH.

L’autre mesure qu’il reste à prendre concerne l’examen des demandes de congés (SH, article 17.16) qui avaient été refusées. Guy Cyr a récemment demandé à Dean Corda d’en discuter avec lui. Crystal Warner demande s’il serait possible d’obtenir une mise à jour. Stan Buday précise qu’il était question d’un congé en vertu de la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée de l’Institut, et non d’un examen de congé. Il se dit très déçu de la décision ayant été prise de refuser cette demande, et voudrait que cela soit consigné au procès verbal.

Changements proposés pour deux (2) des quatre (4) réunions du CCPSRH (Gail Johnson)

Gail Johnson propose que deux (2) des quatre (4) réunions annuelles du CCPSRH portent sur un secteur d’activités. Il s’agit d’un forum important, mais le CCPSRH ne réunit pas toujours les bonnes personnes à la table lorsqu’il est question d’enjeux liés aux RH propres à un secteur d’activités. Le fait de réserver deux (2) des réunions aux enjeux propres à un secteur d’activités permettrait de s’assurer d’y inviter les sous-ministres adjoints (SMA), puisque plusieurs des points à l’ordre du jour les concerneront.

Cliff Groen précise le contexte en expliquant que cette proposition est née à la suite de différentes réunions avec Stan Buday pour discuter des prestations d’invalidité du RPC. Il souligne que l’ordre du jour de la présente réunion en est un exemple, alors que nous abordons les travaux et le rendement liés à l’AE, au RPC et à la SV; tout cela ayant fait partie de la discussion avec Stan Buday à laquelle ont aussi participé les SMA régionaux. Ces sujets sont propres aux secteurs d’activités, mais ils ont aussi une portée nationale

Jim McDonald dit ne pas être d’accord avec cette proposition. Selon lui, la présence de plus nombreux SMA ne serait pas appropriée, et nous ne voudrions pas entraver la consultation. Il suggère plutôt que les membres se préparent adéquatement aux réunions, ou que l’on crée un comité indépendant. Il souligne l’aspect peu pratique de la structure de gouvernance d’EDSC, alors que le pouvoir réside à l’échelle régionale plutôt qu’à l’échelle nationale.

Fabienne Jean-François indique qu’il s’agit avant tout d’une question de gouvernance. C’est EDSC qui a choisi d’adopter ce modèle de gouvernance qui confère les pouvoirs aux SMA régionaux. À titre de vice-présidents nationaux, ils sont autorisés à exercer des pressions à tous les échelons (locaux, directeurs généraux, sous-ministres adjoints, et le CCPSRH). Elle affirme qu’il faudrait évaluer l’efficacité du présent comité, et que les deux (2) heures de réunion sont insuffisantes. Elle indique que la présence de SMA à cette table ne serait pas utile, et demande si leurs forums se sont avérés efficaces.

Stan Buday informe le comité qu’ils ont une table au sein de la DGIIT, que c’est ce que recherche l’IPFPC, et que cela s’inscrit dans le processus de recours au niveau supérieur.

Cliff Groen explique que la direction a, par le passé, été informée à plusieurs reprises de l’absence d’un forum uniquement réservé aux enjeux de secteurs d’activités. On entend souvent parler de certaines disparités entre les régions. Étant donné la taille de notre ministère et les différences entre les régions, certains syndicats ont fait la demande d’un forum continu – comme celui avec Stan Buday – touchant l’ensemble des régions et des secteurs d’activités.

Fabienne Jean-François indique que le comité s’occupe des enjeux liés aux RH, et pas seulement des secteurs d’activité et du budget. Les employés sont notre principale préoccupation. Elle demande ce que seraient les mesures provisoires si les membres devaient s’entendre sur la tenue de deux (2) réunions par année, séparées par un plus grand laps de temps. Fabienne Jean-François indique qu’il faut y inviter les personnes appropriées.

Jim McDonald convient que les questions ne doivent pas être remises à plus tard, et que les membres méritent que les mesures soient prises en temps opportun. Il observe que la durée d’une réunion devrait dépendre de l’ordre du jour. S’il nous faut trois (3) heures pour aborder tous les points, il faut prendre le temps nécessaire. Il indique aussi ne pas souhaiter que trop de gens soient invités aux réunions du comité, mais qu’il devrait y avoir un juste équilibre entre les membres des syndicats et de la direction. Il réitère que l’employeur a fait le choix de sa propre structure, et ne devrait pas imposer un changement des membres du comité. Il faut savoir réunir les bonnes personnes à la table en fonction des points abordés. Par exemple, si un enjeu concerne Toronto, il faut s’assurer que Mary Ann Triggs participe à la réunion.

1. Sebastian Rodrigues avait demandé à ce que le point sur la diversité et l’équité en matière d’emploi soit devancé à l’ordre du jour et devienne un point permanent.

2.1 Suivi des travaux et du rendement liés à la RPC et à la SV, qui diffère d’une région à l’autre (Crystal Warner)

Crystal Warner mentionne que l’information relative aux quatre (4) prochains points a été fournie à l’employeur. Elle indique qu’ils ont approché leurs membres pour sonder leurs préoccupations, et ces derniers ont mentionné des inégalités touchant les évaluations du rendement. Par exemple, tout le monde ne rapporte pas le temps exempté de la même façon, ce qui fausse les cotes de rendement. Les membres ont aussi fait part de rapports incompatibles, apparaissant dans la région de l’Ouest, d’éléments qui ne sont pas compilés dans le système, et du fait de travailler très fort sans que cela soit reconnu. Elle mentionne que les membres de la RPC et de la SV souhaiteraient une meilleure harmonisation à l’échelle nationale et une plus grande uniformité en matière de formation et d’étalonnage. Elle demande aux membres du comité une rétroaction et des réponses au sujet de l’étalonnage.

Cliff Groen convient d’effectuer un suivi avec Crystal Warner afin de mieux comprendre les questions des syndicats et de pouvoir leur fournir une réponse après avoir examiné l’information qu’ils ont fournie.

Dominic Gonthier confirme qu’ils ont élaboré la formation et que cette formation devrait être uniforme à l’échelle du pays puisque les régions travaillent de concert avec leurs homologues à l’échelle nationale.

Fabienne Jean-François indique qu’il y a toujours des différences entre les régions, et donne l’exemple du programme de la Sécurité de la vieillesse.

Cliff Groen mentionne que plusieurs mises à jour ont été fournies depuis les 18 derniers mois, y compris lors de la dernière réunion du Comité national de consultation patronale-syndicale (CNCPS), en octobre 2017. Il réitère vouloir aborder les préoccupations des membres, et dit qu’il pourra, dès la réception du document, entamer les recherches et obtenir plus de renseignements sur ce qui se passe dans les régions.

2.2 Recours aux heures supplémentaires pour le traitement de l’assurance-emploi (AE) (Crystal Warner)

Crystal Warner souligne le recours très fréquent aux heures supplémentaires, et se demande pourquoi on ne recrute pas davantage de personnel. Elle note que les nombreuses heures supplémentaires ont des répercussions sur le moral des membres en général, voire sur leur santé. Elle souligne la portée nationale de ce manque de personnel chronique.

Cliff Groen confirme que 10 % des coûts salariaux sont liés aux heures supplémentaires et que le volume des demandes d’assurance-emploi est cyclique. Il confirme également que la direction est au courant du problème et étudie la question.

Gail Johnson mentionne qu’ils se penchent sur des stratégies de RH afin d’améliorer le maintien de l’effectif.

Eddy Bourque demande si la direction pourrait envisager de développer des centres à l’extérieur des grandes villes.

Cliff Groen indique que les centres de traitement dans les grandes villes ne sont pas nécessairement la chose idéale, étant donné la concurrence accrue avec d’autres ministères et les taux de roulement plus élevés. Cette option n’est pas envisagée activement pour l’instant, mais pourrait être étudiée à l’avenir.

2.3 Sous-effectif dans les Centres Service Canada (CSC) (Crystal Warner)

Crystal Warner souligne que le manque de personnel a des répercussions sur les employés. Certains employés vivent du stress, d’autres viennent travailler quand ils sont malades pour ne pas se sentir coupable de manquer une journée, et des pressions sont exercées sur le personnel relativement à de plus nombreux déplacements pour couvrir d’autres bureaux. Il devient difficile de maintenir un équilibre travail-vie privée. Elle demande quel serait le niveau de dotation approprié, et s’il faut remettre en question la formule actuelle.

Evelyne Power explique que les ressources affectées aux CSC doivent répondre aux exigences minimales en matière d’effectif, et ce, selon les critères de santé et sécurité ainsi que le volume de la clientèle. Pour assurer le service à la clientèle, tous les CSC doivent donc respecter un seuil minimal d’effectif, et on s’attend de la direction à ce qu’elle applique la convention collective pour garantir que chaque employé puisse prendre ses congés dans l’ensemble du secteur de service. Cela requiert de la vigilance et une planification rigoureuse, et, si certains secteurs sont confrontés à des enjeux chroniques, nous sommes tout à fait disposés à en faire le suivi. En ce qui concerne les déplacements, les CSC sont gérés par regroupements, certains points de service pouvant prêter main-forte à d’autres points de service pour servir la clientèle et permettre au personnel de prendre des congés, suivre une formation, etc.

Eddy Bourque mentionne que, pour des raisons de santé et sécurité, chaque CSC doit compter au minimum deux (2) employés.

Evelyne Power confirme qu’il doit toujours et en tout temps y avoir au moins deux (2) employés. Le Modèle de détermination des ressources précisait un nombre de 2,5 employés par bureau, selon l’emplacement et le volume de la clientèle.

Fabienne Jean-François indique que c’est un enjeu dont il est question dans toutes les régions. Elle s’informe au sujet du modèle de détermination des ressources et demande s’il est possible de le consulter. Elle voudrait consulter l’information relative à ce ratio, ainsi que toutes les données connexes. Elle aimerait savoir pourquoi certains bureaux ont plus de ressources que d’autres. Selon elle, le fait de ne pas rendre ce modèle accessible engendre des frictions et donne l’impression qu’il y a des choses à cacher. Elle mentionne que si le sous-effectif découle d’une contrainte budgétaire, les syndicats pourraient intégrer la question à leurs efforts de lobbying. À l’heure actuelle, ils ont plutôt l’impression de ne pas savoir de quoi il en retourne exactement. Plusieurs employés prennent des congés de maladie. Elle souligne qu’elle parle de ce problème depuis 2010.

Evelyne Power rappelle que les volumes diffèrent d’une région à l’autre. Elle affirme bien connaître les rouages de la prestation de services à l’échelle régionale ou locale, et pourrait organiser une revue détaillée avec les représentants syndicaux.

Jim McDonald rappelle aux membres que les employés des services de passeport sont représentés par SEN. Il indique avoir discuté à plusieurs reprises du problème en question avec le Ministère et souhaite rappeler à tout le monde que la convention collective a été négociée de bonne foi. L’employeur doit respecter ses obligations en matière de dotation en personnel des bureaux afin d’assurer aux employés de pouvoir prendre leurs congés. Les questions de santé mentale – comme l’a mentionné Fabienne Jean-François – ont été abordées dans plusieurs réunions, et les causes n’ont toujours pas été réglées. Il demande enfin des précisions sur ce que sont les attentes raisonnables par rapport au travail que peut effectuer un employé dans une journée.

2.4 Comment aborder la santé mentale en milieu de travail (Crystal Warner)

Crystal Warner se préoccupe du fait que les gestionnaires n’obtiennent pas la formation ou les ressources nécessaires pour aborder les questions de mieux-être et de santé mentale. Les vice-présidents nationaux ont signalé l’aspect délicat des dossiers liés à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, et n’ont pas l’impression que la formation et les ressources se rendent jusqu’aux chefs d’équipe qui sont le plus près des enjeux. Elle donne en exemple le cas des demandes de télétravail, car ces demandes doivent être approuvées par un SMA. Elle demande de quels outils dispose la direction pour aider à traiter les dossiers liés aux mieux être en milieu de travail et à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Penny Lavigne confirme que nous avions mis en place un cadre en matière de santé mentale assorti d’un plan d’action échelonné sur trois (3) ans qui arrivera à terme en mai 2018. Elle confirme aussi qu’une formation est effectivement offerte, mais que les statistiques ne précisent pas à qui elle a été offerte. Elle mentionne que des agents de négociation font partie du comité qui discute du plan d’action pour les trois (3) prochaines années. Là où l’ancien plan d’action misait sur la sensibilisation, le nouveau plan d’action se concentrera sur les manières organisationnelles ou systémiques d’aborder les enjeux précis. Elle reconnaît que pour les cas de santé mentale ou de déficiences invisibles, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation est parfois complexe et qu’on s’efforce de fournir plus d’outils aux gestionnaires, les conseillers en RH n’étant toutefois pas des experts en la matière. Par exemple, dans le cadre d’un projet pilote qui est en cours, les gestionnaires ont accès aux services d’experts cliniques. L’École de la fonction publique du Canada offre également une formation sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, sans oublier la formation offerte à l’interne. À titre d’exemple, elle mentionne aussi que les programmes « pair à pair » et « gestionnaire à gestionnaire » sur la santé mentale en milieu de travail seront lancés ce printemps. De nouveaux services de soutien sont actuellement mis en place et permettront de suivre et d’évaluer les résultats. Elle indique avoir aussi parlé aux SMA des enjeux touchants l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Elle invite les membres à lui présenter d’autres suggestions quant à ce qui pourrait être fait dans la prochaine année.

Rose Touhey observe que si la santé mentale est vraiment importante, elle devrait trouver une place dans les budgets qui seront établis. Les employés devraient être en mesure de quitter leur poste pour d’autres affectations de travail, et ne pas être contraints de rester en raison d’un manque de personnel.

Penny Lavigne indique qu’ils ont demandé, lors d’une réunion du Comité national de consultation patronale-syndicale (CNCPS), les noms de représentants syndicaux pour le comité de mise en œuvre en matière de santé mentale, dont Lyne Cartier et Sara Filbee sont les coprésidentes. Elle rappelle aussi que le Programme d’aide aux employés (PAE) est là pour aider les employés. De plus, plusieurs discussions ont eu lieu dans les régions sur différents sujets comme la résilience, les soins personnels et un ensemble de produits d’apprentissage.

Rose Touhey observe que si la santé mentale est vraiment importante, elle devrait trouver une place dans les budgets qui seront établis. Les employés devraient être en mesure de quitter leur poste pour d’autres affectations de travail, et ne pas être contraints de rester en raison d’un manque de personnel.

Fabienne Jean-François indique être heureuse d’apprendre que le prochain plan d’action serait abordé d’un point de vue organisationnel. Elle note qu’il est plus intéressant pour un employé souffrant de stress de se faire aider par son employeur que de se faire dire de boire plus d’eau ou de marcher. Elle observe aussi que la constante rotation des chefs d’équipe n’aide pas la situation, et que le fait de toujours avoir à fournir des statistiques engendre du stress. La santé mentale devrait avoir une place dans le budget. Elle dit avoir été mise au courant de ces renseignements en tant que représentante, mais pas en tant qu’employée. Elle souligne le manque de communication du comité de santé mentale, qui n’a publié aucun rapport. Jusqu’ici, elle n’a toujours pas observé le moindre changement organisationnel. On ne fait pas, ou très peu, la promotion de ces enjeux sur le terrain.

Jim McDonald se dit heureux d’apprendre que le Ministère fait appel à des experts cliniques, mais rappelle que les gestionnaires doivent aussi bien écouter l’avis des experts. Il mentionne que ces pronostics sont souvent remis en question. Au lieu de soutenir un employé qui en a besoin, le Ministère préfère lui présenter des options. Selon lui, au lieu d’envoyer aux employés des lettres d’options, il faudrait leur donner du temps. En effet, les gestionnaires présentent souvent ces options trop rapidement aux employés pour résoudre le problème dans les 24 mois... Il mentionne ne pas avoir souvenir d’une réunion du CNCPS où les membres auraient été invités à se joindre au comité de santé mentale, et demande s’il pourrait s’y joindre maintenant.

Penny Lavigne l’informe que les membres du CNCPS ont nommé leurs représentants il y a déjà environ deux ans. Cependant, si le SEN souhaite que l’un de ses membres se joigne au comité, il sera le bienvenu.

Gail Johnson reconnaît qu’il reste du travail à faire et qu’il s’agit d’un processus continu. Nous essayons de mettre en œuvre différentes choses et nous continuerons à y travailler, sachant que ce qui fonctionne pour les uns ne fonctionne pas nécessairement pour les autres. Il nous faudra trouver différentes façons d’aborder les différents enjeux. Nous travaillerons en collaboration pour y arriver.

Luc Pomerleau demande s’il est possible de savoir en quoi consiste la formation offerte aux gestionnaires concernant l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Il demande aussi si une liste des personnes ayant suivi cette formation est disponible, puisque leurs représentants s’occupent d’éduquer les gestionnaires par rapport à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, et il mentionne que le télétravail était refusé aux personnes dont les documents de travail étaient protégés

2. Cliff Groen convient d’effectuer un suivi avec Crystal Warner afin de mieux comprendre les questions des syndicats et pouvoir leur fournir une réponse après avoir examiné l’information qu’ils ont fournie.

Une mesure de suivi a depuis été effectuée. Une réunion a eu lieu le 4 juin 2018 avec le Syndicat des employées et employés nationaux (SEN) et le Syndicat de l’emploi et de l’immigration du Canada (SEIC).

3. Luc Pomerleau demande que Penny Lavigne partage avec le syndicat le matériel de formation à l’intention des gestionnaires.

3.5 Mise à jour sur le Plan d’action sur la diversité et l’équité en matière d’emploi (Rawan El-Komos)

Comme convenu dans le mot d’ouverture, ce point a été devancé au point 3.1.

Rawan El-Komos n’a pas de nouvelles statistiques à partager, mais mentionne qu’ils travaillent actuellement sur les données du T4, lesquelles devraient être disponibles dans quelques semaines et seront communiquées aux membres de ce comité.

Rawan El-Komos informe le comité de l’identité des nouveaux champions de la diversité. Les nouveaux cochampions de la diversité sont Gary Robertson et Marie-Flore Baptiste. Les nouveaux champions des perspectives autochtones sont Sylvie Bérubé et Peter Simeoni. Elle indique que, pour la toute première fois, ils ont nommé des champions des réseaux d’employés, dont le rôle est d’appuyer et de défendre les différents réseaux. Brenda Baxter est la championne du Réseau de la fierté et du Réseau des minorités visibles, alors que Jacqueline Zuk est la championne du Réseau des employés handicapés.

Comme il a été mentionné à la dernière réunion, ils ont modifié la nomenclature, de sorte que « diversité et équité en matière d’emploi » est devenu « diversité et inclusion ». Bien que ce changement semble mineur, cette tournure invite à élargir les horizons sur le plan culturel. Ils travaillent actuellement avec le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) pour définir clairement les paramètres relatifs à la manière de partager les données et les renseignements d’auto-identification en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ils travaillent aussi ensemble pour sonder encore davantage nos statistiques. Par exemple, ils reçoivent actuellement des données agrégées sur les peuples autochtones, mais une ventilation des données se rapportant aux Premières Nations, aux Inuits et aux Métis serait fort utile pour établir des stratégies réalistes et pertinentes. Elle indique que la même chose est vraie pour les employés membres d’une minorité visible.

Rawan El-Komos rappelle le budget qu’ils avaient adopté l’an dernier pour soutenir les réseaux d’employés, et la même chose est faite cette année. Ainsi, un budget de 250 000 $ est réservé aux réseaux d’employés, ce qui est dans son budget. Elle indique que les progrès et les travaux se poursuivent avec les collectivités et les organismes nationaux autochtones, et qu’ils continuent à participer à des événements ciblés et des salons de l’emploi dans le cadre du dossier sur le recrutement, le maintien et l’avancement professionnel des Autochtones.

Elle rappelle également au comité qu’ils ont mis sur pied un groupe de travail réunissant la Direction générale des services de ressources humaines, la Direction des affaires autochtones, le Cercle des employés autochtones (CEA) et la Direction générale des affaires publiques et des relations avec les intervenants afin de formuler la vision et le mandat concernant la réconciliation avec les peuples autochtones. Ils élargissent actuellement le groupe de travail de façon à y inclure des directions générales et des régions pour s’assurer d’élaborer un plan de travail ministériel se voulant le reflet de tous les travaux importants qui sont effectués à l’échelle du Ministère. Elle confirme que la réunion de lancement est prévue le 17 avril 2018.

Des travaux sont aussi en cours pour l’élaboration d’un protocole de travail avec les aînés pour nous assurer de mobiliser les aînés de façon uniforme, dans le respect des diverses cultures et traditions autochtones. Elle fournit aux membres une mise à jour au sujet des employés handicapés. Ils se préparent au Salon Innovation, qui aura lieu en mai, durant la semaine de l’accessibilité. Ils se préparent aussi à envoyer une lettre d’appel au sujet du programme Opportunité d’emploi d’été pour l’accessibilité des jeunes étudiants. De plus, ils travaillent actuellement sur une présentation à la haute direction afin de faciliter, dans le cadre du programme LiveWorkPlay, le placement de quatre (4) ou six (6) personnes ayant une déficience intellectuelle. Il s’agirait d’un projet pilote d’une durée de six (6) à douze (12) mois.

Elle fournit au comité une mise à jour au sujet du Programme de travail, qui comprend maintenant un Réseau des minorités visibles, et indique que cela sera élargi à l’ensemble du Ministère; la date visée pour le lancement étant en juin. Ce lancement comprendrait une discussion informelle. Elle mentionne aussi que Gary Robertson et Marie-Flore Baptiste ont commencé à assumer leur rôle de champion en février, soit le Mois de l’histoire des Noirs, et qu’un événement organisé pour l’occasion, le 28 février, avait connu un franc succès et attiré plusieurs personnes

Elle fournit aux membres des renseignements sur le Réseau de la fierté. Elle indique qu’ils voulaient travailler sur un site Web intégré offrant un soutien aux employés transgenres et à leurs gestionnaires. Le Réseau n’ayant pas été en mesure de faire avancer ce projet, une ressource a été affectée à l’équipe pour jouer un rôle plus actif de leadership dans ce dossier. Le Réseau continue de former des ambassadeurs pour appuyer l’initiative Espace positif. À ce jour, plus de 400 ambassadeurs ont déjà été formés, et la formation se poursuivra au cours de la prochaine année.

Sebastian Rodrigues répète qu’il souhaite que le plan d’action sur la diversité et l’inclusion devienne un point permanent à l’ordre du jour et qu’on lui accorde assez de temps pour engager un dialogue. Il exprime ses préoccupations par rapport au partage des renseignements personnels, et trouve que les données sont suffisantes pour être partagées. Il soulève l’importance d’assurer une surveillance et un suivi continus pour nous assurer de continuer à nous améliorer. Il mentionne aussi la nécessité d’appuyer activement le Réseau de la fierté de même que tous les autres réseaux, qui n’ont pas la capacité de tout faire seuls.

Rawan El-Komos confirme qu’elle est toujours heureuse de parler devant ce comité, et assure les membres qu’en aucun cas ils ne partageront des renseignements personnels qui ne doivent pas être partagés. Il s’agit surtout de fournir aux gestionnaires le plus d’information possible en vertu des lois, de façon à permettre la prise de mesures concrètes pour combler certaines lacunes systémiques. Ils procéderont aussi, en juin 2018, à une analyse du bilan de l’année, examinant les données d’un point de vue global afin de suggérer des activités et des recommandations appropriées

3.2 Mise à jour sur le système de paye Phénix (Gail Johnson)

Gail Johnson fournit au comité une mise à jour sur le nombre de problèmes liés à la paye des employés au sein du Ministère. En somme, 18 290 employés actifs d’EDSC (ou 73 % des employés) attendent la résolution de leur cas par le Centre des services de paye depuis plus de 30 jours. Cette situation se compare à celle de 72 % (en hausse par rapport à 71 %) de l’ensemble des 137 744 employés dont le cas est traité par le Centre des services de paye. Les ministères qui ne sont pas desservis par le Centre des services de paye rapportent que seulement 19 % des employés (en baisse par rapport à 20 %) attendent la résolution de leur cas depuis plus de 30 jours. Pour EDSC, cela représente une hausse de 239 employés depuis la dernière période de paye; et une hausse de 1 525 employés parmi tous les autres employés desservis par le Centre des services de paye. Les cas signalés continuent d’être le plus souvent liés à des nominations intérimaires, des plus-payés et des cessations d’emploi.

Gail Johnson informe le comité qu’EDSC a embauché 16 conseillers en rémunération, et que les efforts se poursuivent pour en recruter davantage. Ces 16 conseillers s’ajoutent aux 18 agents de liaison de la paye. À ce jour, les conseillers en rémunération d’EDSC se sont vu confier 1 092 cas et en ont résolu 705, soit 65 %. Elle précise que pour résoudre le cas de chaque employé, les conseillers en rémunération se concentrent sur l’ensemble de son dossier de paye afin d’en régler, dans la mesure du possible, tous les problèmes liés à la paye. À ce jour, plus de 6 200 avances de salaire d’urgence et paiements prioritaires ont été versés, pour un total de plus de 8,8 millions de dollars. Elle confirme que la nouvelle formation obligatoire pour les employés et les gestionnaires continuent d’être offerte, et qu’en date du 9 avril 2018, 73 % des employés et 79 % des gestionnaires ont suivi la formation.

Jim McDonald demande s’il y a une personne-ressource avec qui les employés peuvent communiquer en cas de situations exceptionnelles.

Gail Johnson confirme que cette personne-ressource est Tammy Popel, dont les coordonnées sont alors fournies aux membres du comité.

Fabienne Jean-François soulève la question des employés n’ayant pas accès à leurs soldes de congés, et ce jusqu’au 19 avril, alors que la convention collective leur exige de soumettre leurs congés d’ici le 15 avril. Elle demande si on pourrait se pencher sur la question.

Gail Johnson confirme que cela sera fait.

Dany Richard s’informe sur la durée de la formation offerte aux gestionnaires et aux employés, et demande pourquoi ne pas tout simplement s’assurer que tout le monde la suive immédiatement.

Gail Johnson confirme que la formation à l’intention des employés dure approximativement deux (2) heures, et que celle pour les gestionnaires prend environ une (1) heure de plus. Elle mentionne également qu’ils ont envoyé des tableaux de bord, et qu’on a demandé à Marie-Claude Pelletier de mettre en place une stratégie.

Eddy Bourque demande si ces tableaux de bord peuvent être partagés. Il mentionne ensuite les 16 conseillers en rémunération qui sont à Winnipeg et à Montréal, et demande si d’autres emplacements étaient aussi envisagés.

Gail Johnson confirme que les tableaux de bord pourront être partagés. Elle indique aussi qu’ils étudient les différents endroits où il serait possible de recruter. Ils considèrent d’autres emplacements, et essaient d’embaucher davantage, mais dans un contexte où, en raison des différentes circonstances, tout le monde essaie actuellement de recruter. Elle remarque que le modèle de Miramichi est toujours en place, et qu’il sera nécessaire de travailler sur certaines choses. Ils cherchent à embaucher de nouveaux employés sans expérience qui auraient la capacité d’acquérir les compétences requises. Elle assure les membres du comité que la sous-ministre s’est montrée très claire à ce sujet, et nous a demandé d’en embaucher le plus possible.

3.3 Mise à jour sur l’harmonisation concernant Passeport Canada (Evelyne Power)

Evelyne Power remarque au sujet du modèle structurel de gestion du service que, lors de la dernière réunion du CCPSRH, nous avions dit que des discussions seraient engagées avec le SEN relativement à l’article 18.07. La Direction générale de service aux citoyens (DGSC) a examiné la rétroaction que le SEN avait fournie au sujet de la description de travail du poste PM-01 Agent des passeports. Une réunion de suivi a été organisée par les Relations de travail.

Evelyne Power informe les membres que le DGSC a eu, le 4 avril 2018, une première discussion avec le SEN et le SEIC concernant les éléments liés à l’harmonisation, où des mises à jour ont été fournies concernant le service de fin de semaine, l’aide aux clients handicapés, le financement de la transition en raison des volumes du Programme de passeport, la discussion touchant le protocole de l’interaction en personne avec des clients abusifs, lequel s’appuie sur le protocole en cours d’élaboration pour les centres d’appel.

Au final, le SEN a dit vouloir être inclus au protocole national pour les centres d’appel. En ce qui a trait à la connectivité, Evelyne Power mentionne la migration de GroupWise vers Outlook, alors que tous les essais sont maintenant terminés du côté d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, et l’essai de migration en temps réel est prévu entre le milieu et la fin du mois d’avril.

3.4 Mise à jour sur la politique d’apprentissage d’EDSC (Dominic Gonthier)

Dominic Gonthier renseigne les membres du comité au sujet du prélancement de l’ensemble de politiques, y compris le remboursement des frais de scolarité et les lignes directrices en matière de formation obligatoire. Elle invite les membres à examiner ces documents afin de lui faire part de commentaires et de suggestions. Il est convenu que cela sera fait en dehors de la réunion. L’ensemble de politiques d’apprentissage d’EDSC sera officiellement lancé en juin.

3.5 Mise à jour sur la directive ministérielle sur le télétravail (Guy Cyr)

Guy Cyr indique qu’on examine actuellement la directive sur le télétravail, et qu’une réunion sera organisée avec les représentants syndicaux pour discuter de cette directive et obtenir leur rétroaction. Un courriel qui leur sera envoyé comprendra tous les renseignements utiles pour lancer les discussions.

Fabienne Jean-François demande quel niveau de délégation doit fournir son approbation dans les cas touchant le télétravail lié à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Guy Cyr confirme que cette approbation pourrait être fournie par un directeur de niveau 3 et que cette délégation est bien à jour.

Dany Richard demande s’il y a des statistiques disponibles sur le nombre d’employés ayant actuellement des ententes de télétravail.

Guy Cyr informe Dany Richard qu’il n’y a pas de statistiques disponibles, mais que les gestionnaires doivent maintenant inscrire ces ententes dans PeopleSoft.

Jim McDonald suggère la tenue de réunions de consultation réunissant les gestionnaires et les syndicats à la même table.

Guy Cyr convient que cela pourrait être fait, mais qu’il faudrait d’abord que les Ressources humaines consultent la direction pour en déterminer la portée.

4. Rawan El-Komos fournira les statistiques régionales aux membres du comité.

5. EDSC examinera ce qui pourra être fait à l’avenir concernant les employés qui doivent faire les demandes de congé au moment où les soldes sont gelés au début de l’année financière.

6. Eddy Bourque demande à ce que soit partagé le tableau de bord lié aux taux d’achèvement de la formation sur Phénix.

4.1 Table ronde et mot de la fin (Crystal Warner and Gail Johnson)

Crystal Warner et Gail Johnson remercient les membres et les invités d’avoir participé à la réunion.