Comité de consultation patronale-syndicale du Programme du travail (CCPSPT)

1. Mot d’ouverture et adoptions

Mot d’ouverture

Les coprésidents, Lori Sterling et Doug Marshall, souhaitent la bienvenue aux participants. Lori Sterling met l’accent sur l’importance du Comité de consultation patronale-syndicale en tant que tribune visant à débattre et régler des questions de portée nationale touchant les relations de travail en milieu de travail.

Adoption de l’ordre du jour

Les membres adoptent l’ordre du jour.

Approbation du procès-verbal de la réunion

Les membres approuvent le procès-verbal de la réunion du 31 octobre 2016. Doug Marshall a proposé des modifications le 20 février 2017. Le secrétariat du CCPSPT confirme qu’elles ont toutes été ajoutées. Doug Marshall suggère de procéder à un dernier examen du procès-verbal.

2. Milieu de travail 2.0

(Earl Hoeg, Stéphane Michaud, Sonia Powell, Donald McAllister, Matthew Zic)

Un aperçu de la mise en œuvre de l’initiative de conception relative au milieu de travail axé sur les activités (MTAA) est présenté par SPAC. On explique que la conception et l’attribution des bureaux reposent sur les activités professionnelles exercées par les travailleurs. Ce type de conception du milieu de travail consiste en une approche normalisée et intégrée visant à offrir un environnement de travail sécuritaire, sain, universel et économique. La conception du MTAA prévoit des locaux de collaboration ainsi que des salles de réunion afin de garantir que le milieu de travail est propice aux tendances actuelles et futures en matière de travail, telles que le travail en collaboration.

Linda Koo du SEN – AFPC exprime des préoccupations concernant l’augmentation du stress professionnel et des demandes de mesures d’adaptation. Elle s’interroge sur le partage des bureaux ainsi que sur la manière dont la direction envisage la propagation des germes en milieu de travail.

Sonia Powell répond qu’on a démontré que le stress professionnel était lié aux mouvements répétitifs et aux postes de travail statiques. Les postes debout-assis représentent une amélioration considérable en ce qui concerne ces inquiétudes. La propreté des postes de travail non attitrés est essentielle afin de limiter les risques de propagation des germes. On encouragera l’adoption de pratiques exemplaires, telles que le lavage des mains, et le respect des politiques sur le rangement des bureaux pour permettre aux services de nettoyer efficacement des surfaces de travail.

Amy Awad de l’ACEP demande avec quelle rapidité cette initiative sera mise en œuvre.

Earl Hoeg répond que les premiers secteurs d’activité visés par la mise en œuvre la norme de conception intégrée du Ministère seront des secteurs ayant besoin de locaux supplémentaires ou ceux qui se sollicitent de leur plein gré à la mise en place de la norme.

Andrew Gibson de l’ACEP demande si des salles multiconfessionnelles, des douches et des locaux permettant de pratiquer des activités physiques ou sportives seront intégrés dans la norme de conception intégrée. Un exemple des limitations actuelles requiert que des individus contribuent des fonds pour faire la location d’un espace de prière à la Place du Centre. M. Gibson a aussi demandé un organigramme qui inclue le lieu de travail des employés EC au Programme du travail.

Earl Hoeg confirme que la mise à disposition de zones de travail de collaboration de petite, moyenne et grande taille rendra possible l’organisation de telles activités.

Michael O’ Donnell du SEN – AFPC fait part de son expérience personnelle en ce qui concerne la mise en œuvre de l’aménagement proposé. Il est déménagé dans un nouvel environnement de travail qui ne respectait pas entièrement les normes du Milieu de travail 2.0. Il demande si cela était dû à un manque de financement pour le déménagement en question. Il souhaite savoir comment la direction compte s’assurer que l’initiative dispose d’un financement suffisant et demande s’il est possible d’établir une liste des secteurs d’activité au sein du Programme du travail pour lesquels une mise en œuvre est prévue au cours du prochain exercice.

Earl Hoeg admet que, dans le passé, les déménagements avaient lieu en fonction du financement et des ressources disponibles. Il reconnaît que le déménagement des employés nécessite de faire appel à des ressources financières importantes. C’est la raison pour laquelle des consultations ont été lancées afin de garantir un financement adéquat et une mise en œuvre pluriannuelle et efficace de l’initiative. Il confirme par ailleurs qu’il ne peut s’engager à l’heure actuelle à communiquer le plan de mise en œuvre de la conception au sein du Programme du travail.

Doug Marshall fait part de certaines de ses préoccupations en la matière. Il fait observer que certains postes de travail axés sur les activités semblent ne pas tenir compte du besoin d’intimité et de calme. Des dispositifs de suppression de bruit pourraient être envisagés dans ce cas.

Complétée

3. Priorités du Programme du travail (Lori Sterling)

Le programme politique de l’exercice à venir est chargé compte tenu du nouveau mandat ministériel qui met fortement l’accent sur le Programme du travail.

Les priorités du Programme du travail pour l’exercice 2017-2018, y compris les engagements énoncés dans la nouvelle lettre de mandat du ministre, sont les suivantes :

• La promotion d’emplois de bonne qualité
• La proposition d’initiatives visant à garantir des milieux de travail exempts de harcèlement et de violences sexuelles
• La mise en œuvre de politiques équitables en matière de rémunération
• La proposition de modifications à apporter au Code canadien du travail afin d’officialiser les demandes relatives aux modalités de travail flexible et aux nouveautés en matière de congé.
• L’élaboration d’options visant à appuyer l’équité salariale au travail
• La réduction du nombre de stages non rémunérés disponibles
• Le soutien de l’adoption en temps opportun de la version modifiée du projet de loi C-4
• Le renforcement continu de la prestation de services destinés aux travailleurs et aux employeurs canadiens

L’amélioration des conditions de travail en favorisant le respect des normes internationales du travail et des normes fédérales de réglementation

Le Programme du travail continuera d’appuyer ses employés en leur offrant un milieu de travail sécuritaire et respectueux. Les initiatives visant à promouvoir le bien-être et mettant l’accent sur la santé mentale, la diversité et la mobilisation garderont toute leur importance.

Le recrutement, le perfectionnement professionnel et le maintien en poste des meilleurs talents constituent une priorité du Programme du travail. Tout comme les efforts soutenus visant à proposer des processus d’embauche plus rapides afin de garantir une affectation stratégique des ressources.

Le Programme du travail continuera à encourager l’innovation. La direction est disposée à encourager la gestion des risques pour ce qui est de la mise au point de nouveaux processus qui pourraient simplifier les services actuels et parvenir à accorder plus d’autonomie aux employés en ce qui concerne l’atteinte des objectifs du Programme du travail.

4. Le point sur le système de paye Phénix (Jennifer Hamilton)

Les problèmes liés au système Phénix subsistent et il s’agit d’une période difficile pour les employés.

Les employés sont invités à continuer d’utiliser le processus d’acheminement des problèmes de paye d’EDSC et le formulaire de rétroaction de Phénix afin d’exposer les problèmes auxquels ils sont confrontés en matière de paye.

La période de déclaration des revenus approchant, les employés peuvent accéder à l’état de leurs gains (feuillet T4) par l’intermédiaire de l’application Web de la rémunération (AWR). Le feuillet RL-1 n’est pas encore publié. Un communiqué Intersection du Ministère informera prochainement les employés lorsque le feuillet sera accessible.

L’équipe du bureau de liaison en rémunération d’EDSC collabore étroitement avec le Bureau satellite du Centre des services de paye de SPAC à Winnipeg afin d’établir un ordre de priorités pour les interventions de paye en cours ayant trait à des employés partant ou revenant de congés autorisés.

Les employés aux prises à des difficultés financières en raison de problèmes liés à la paye sont invités à présenter des demandes d’avance de salaire urgente (ASU) et de paiements prioritaires. Ils peuvent également se renseigner sur le processus de remboursement des frais engagés sur leurs propres fonds, le cas échéant.

Lori Sterling invite les représentants syndicaux à faire intervenir la direction aussi rapidement que possible lorsqu’ils sont saisis de problèmes.

Michael O’Donnell du SEN – AFPC demande si les avances de salaire urgente s’appliquent à d’autres situations telles que les indemnités de disponibilité. Il confirme qu’il connaît plusieurs cas d’employés qui sont confrontés à des retards dans le versement de ces indemnités. Il indique que le versement non réglé de ce type d’indemnités peut avoir une incidence sur le degré de collaboration des employés et leur propension à accepter de s’acquitter de ces fonctions.

Jennifer Hamilton confirme que des paiements prioritaires pourraient être envisagés dans ces cas.

Lori Sterling ajoute qu’elle a été informée que les arriérés en matière de paiement étaient en cours de traitement et que plusieurs demandes en souffrance avaient été réglées. Elle reconnaît que la situation actuelle n’est pas acceptable, mais que l’employeur était prêt à fournir tout l’appui qu’il est en mesure d’apporter aux employés rencontrant des problèmes en matière de paye.

5. Évaluation de gestion du rendement (Ann Marie Julien et Lyne Pépin)

Ann Marie Julien, directrice, Stratégie de gestion des personnes à la direction générale des services de ressources humaines (DGSRH) suggère que les membres du Comité consultent la présentation pendant qu’elle souligne les principales modifications apportées à la mise en œuvre de la gestion du rendement pour l’exercice 2016-2017.

Elle confirme par ailleurs que la mise à niveau de l’application de la gestion du rendement de la fonction publique qui était prévue pour le 1er juin 2017 a été reportée à avril 2018.

Ann Marie Julien confirme que les définitions des cotes relatives aux compétences de base ont été modifiées afin de permettre une application plus claire et plus uniforme de celles-ci. Ces nouvelles définitions sont indiquées à la page 9 de la présentation.

Ann Marie Julien précise qu’on peut utiliser la cote « Réussi moins » à deux occasions. La première consiste à démontrer que l’employé ne répond pas à la norme prescrite en raison de son rendement qui nécessite d’être amélioré. On utilise également la cote lorsqu’un employé est nommé à un nouveau poste, est en formation ou occupe un poste intérimaire et ne répond pas totalement à la norme prescrite du poste occupé. Il est cependant possible qu’un employé nouvellement nommé à un poste ou occupant un poste intérimaire réponde aux attentes et obtienne la cote « Réussi moins ». Les cotes de rendement des employés doivent être liées aux résultats obtenus en ce qui concerne les objectifs de travail définis et aux compétences dont l’employé a fait preuve pour le poste.

Linda Koo mentionne qu’elle craint que l’évaluation du rendement ne prenne pas en compte les cas où des employés sont tenus d’occuper des postes substantifs tout en exécutant des tâches liées à un poste intérimaire.

Gary Robertson, sous-ministre adjoint du Programme du travail, répond que de nombreux facteurs doivent être pris en compte lors de l’évaluation du rendement d’une affectation intérimaire. Les comités d’examen permettent de normaliser les évaluations et assurent l’uniformité dans l’application des cotes attribuées par la direction. Des modifications du comité d’examen sont rarement nécessaires.

Lori Sterling ajoute que les comités d’examen estiment que l’évaluation du supérieur immédiat est importante, mais que cela ne doit pas être le seul point de vue à prendre en compte dans le cadre du processus d’évaluation.

Michael O’Donnell mentionne que les employés chevronnés sont responsables de charges de travail plus importantes et de dossiers complexes qui peuvent avoir une incidence sur l’atteinte des objectifs de travail de l’employé. Il mentionne que certains de ces employés sont inquiets des conséquences que cela pourrait avoir sur l’évaluation de leur rendement et n’osent pas porter ce point à l’attention de leur gestionnaire.

Gary Robertson déclare que les résultats de l’évaluation du rendement ne devraient pas être une surprise pour les employés dans la mesure où des rétroactions sur le rendement sont fournies aux employés de manière régulière. Par conséquent, si un employé obtient un « Réussi moins » lors de l’examen de fin d’exercice, cela aurait dû avoir déjà été mentionné à la rencontre de mi- exercice ou à l’occasion de réunions entre le gestionnaire et l’employé, même si aucune cote réelle n’avait été attribuée lors de ces rencontres.

Doug Marshall mentionne que l’on devrait traiter différemment les nouveaux employés et les employés dont le rendement est constamment faible dans la mesure où l’attribution de cette cote pourrait s’avérer démotivante pour les nouveaux employés.

Ann Marie Julien confirme par ailleurs qu’évaluer les employés expérimentés de la même manière que les nouveaux employés pourrait également s’avérer démotivant en ne reconnaissant pas l’écart de rendement. Les employés doivent être notés en fonction des compétences de base dont ils ont fait la démonstration et des résultats obtenus par rapport à leurs objectifs de travail. Ces observations doivent être fondées sur des données factuelles.

6. Tour de table et mot de la fin (tous)

• Michael O’Donnell demande des renseignements supplémentaires au sujet des données relatives aux profils démographiques qui figurent dans le dossier des membres. Il indique que suite aux récents efforts en matière d’affectation des ressources, les données peuvent avoir évolué et qu’il pourrait s’avérer intéressant d’obtenir des précisions supplémentaires sur le statut d’emploi de l’effectif
• Gary Robertson confirme qu’ils peuvent examiner les renseignements demandés et qu’il indiquera ceux qui peuvent être diffusés.
• Lori Sterling confirme que dans l’attente de l’achèvement des processus de dotation, il a été conseillé à la direction de faire appel à des employés occasionnels, ce qui est susceptible d’avoir une incidence sur le nombre de personne dans le milieu de travail, sans pour autant qu’ils soient comptabilisés en tant qu’employés.

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