Liste de vérification servant à constituer un dossier

La direction doit disposer d’un dossier confidentiel exhaustif et bien documenté. Dans les documents versés au dossier, il faut :

Inclure un document de travail décrivant le rendement tout au long de la période de stage;

Consigner des faits objectifs concernant le rendement ou le comportement réel à mesure qu’ils se produisent plutôt que de se fier à sa mémoire (en incluant les dates, les heures, les parties concernées et autres faits pertinents);

Ne consigner que les comportements liés au travail;

Consigner des observations directes plutôt que des renseignements fondés sur des ouï-dire;

Exposer des comportements précis plutôt que de présenter des évaluations ou de décrire la personnalité de l’employé;

Consigner les comportements positifs et négatifs;

Pour tous les employés, fournir des renseignements aussi détaillés et utiliser la même présentation;

Noter les discussions tenues avec l’employé durant la période de stage;

Ètre précis – présenter des faits et non des opinions;

Ètre cohérent;

Ètre conforme aux mesures prises;

Ne pas condamner un employé en raison d’un seul geste indésirable;

Noter les initiatives prises pour améliorer le rendement ou le comportement;

Noter les options analysées lorsque le rendement ou le comportement ne s’améliore pas.

Chaque dossier confidentiel doit être suffisamment étoffé pour qu’un tiers puisse conclure qu’il existait réellement un motif lié à l’emploi justifiant le renvoi de l’employé en période de stage. Seuls les aspects liés au rendement ou au comportement de l’employé qui ont grandement contribué ou nui à l’effort de travail sont pertinents.