Étapes à suivre pour soumettre un congé payé pour les affaires de l’Alliance (AFPC- PA, TC, EB, SV)

  1. Le Bureau National de l’Alliance ou de l’élément (SEIC ou SEN) fournit une lettre électronique au membre autorisant sa participation à une activité syndicale pour laquelle un congé payé doit être demandé en vertu d’une des clauses suivantes : 14.02, 14.09, 14.10, 14.12 ou 14.13.

    La lettre d’autorisation syndicale doit contenir : 

    • les coordonnées complètes et l’information de facturation du Bureau national ou de l’élément de l’Alliance,
    • certaines lettres indiqueront un code d’identification du syndicat aux fins de la facturation.

  2. L’employé-e saisit la demande de congé au système maSGE (PeopleSoft) à l’aide du code Autre payé – syndicat coût recouvrement (641) et soumet la copie électronique de la lettre d’autorisation syndicale à son gestionnaire délégué.

    Attention

    Ne pas utiliser le code Autre payé-syndicat (640), mais bien le code Autre payé – syndicat coût recouvrement (641)

    Dans la boîte commentaires, l’employé-e indique : 

    • l’activité syndicale pour laquelle le congé est demandé,
    • la clause applicable de la convention collective, soit 14.02, 14.09, 14.10, 14.12 ou 14.13,
    • s’il y en a un, le code d’identification syndical fourni par l’Alliance sur la lettre d’autorisation syndicale.

  3. Le gestionnaire délégué, par souci d’exactitude et d’admissibilité, examine la demande de congé et la lettre d’autorisation syndicale en vérifiant : 

    • qu’il/elle détient le niveau de délégation requis pour approuver ce congé conformément au Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines,
    • que l’activité est conforme aux paramètres de la convention collective (certain de ces paragraphes demeurent assujettis à des exigences opérationnelles).

    Important

    Tel que stipulé dans les conventions collectives (PA, TC, EB, SV) Article 2, « congé » (leave) désigne l’absence autorisée du travail d’un employé-e pendant ses heures de travail normales ou régulières.

    Il est donc important de vérifier que les dates et le nombre d’heures du congé correspondent à la lettre d’autorisation syndicale, mais aussi aux heures de travail de l’employé-e.

    Vérifier aussi que le code Autre payé – syndicat coût recouvrement (641) est utilisé lors de la saisie du congé dans le système PeopleSoft.

  4. Le gestionnaire délégué approuve ou refuse le congé dans le système de congés.

    Si le congé est approuvé, le gestionnaire fait parvenir la lettre d’autorisation syndicale aux Relations de travail via le Centre de service des ressources humaines en utilisant le « Formulaire demande de renseignements généraux en RH ». Choisir la catégorie « Congés » et la sous-catégorie « Affaires syndicales ».

    Attention

    La lettre doit être envoyée en même temps que l’approbation du congé.

    Important

    Employé-e en détachement : Lorsqu’un employé-e est en détachement avec EDSC, le formulaire GC-178 doit être utilisé. Les mêmes informations incluses dans la boîte de commentaires du système maSGE (voir item 2) doivent être indiquées dans le formulaire. Une fois le tout complété et approuvé, le gestionnaire fait parvenir la lettre d’autorisation syndicale ainsi que le formulaire GC-178 aux Relations de travail via le Centre de service des ressources humaines. L’employé-e devra faire saisir sa demande de congé par son ministère d’attache.

    Autres situations : Dans les autres cas où l’employé-e ne peut saisir sa demande de congé dans le système, par exemple un transfert de dossier d’emploi d’un autre ministère qui n’est pas encore complété, le formulaire GC-178 doit être utilisé. Les mêmes informations incluses dans la boîte de commentaires du système maSGE (voir item 2) doivent être indiquées dans le formulaire. Une fois le tout complété et approuvé, le gestionnaire fait parvenir la lettre d’autorisation syndicale ainsi que le formulaire GC-178 aux Relations de travail via le Centre de service des ressources humaines. L’employé-e devra saisir sa demande de congé dans le système maSGE lorsqu’il aura l’accès.

Note : En vertu des conventions collectives précitées, « le congé payé récupérable pour activités syndicales est accordé pour des périodes pouvant totaliser jusqu’à trois mois consécutifs par année ». Ce qui signifie qu’au-delà de cette période, les autres congés demandés seront sans solde.

Si vous avez des questions ou avez besoin de l’avis des Relations de travail, veuillez soumettre une demande de services au Centre de service des ressources humaines.