Étapes à suivre pour soumettre un congé payé pour les affaires concernant les relations de travail (IPFPC - CS)

  1. Le Bureau National de l’institut fournit une lettre électronique au membre autorisant sa participation à une activité syndicale pour laquelle un congé payé doit être demandé en vertu d’une des clauses suivantes : 29.01 (2), 29.05, 29.06, 29.08 ou 29.09.

    La lettre d’autorisation syndicale doit contenir : 

    • les coordonnées complètes et l’information de facturation de l’Institut;
    • certaines lettres indiqueront un code d’identification du syndicat aux fins de la facturation.

  2. L’employé-e saisit la demande de congé au système maSGE (PeopleSoft) à l’aide du code Autre payé – syndicat coût recouvrement (641) et soumet la copie électronique de la lettre d’autorisation syndicale à son gestionnaire délégué.

    Attention

    Ne pas utiliser le code Autre payé-syndicat (640), mais bien le code Autre payé – syndicat coût recouvrement (641)

    Dans la boîte commentaires, l’employé-e indique : 

    • l’activité syndicale pour laquelle le congé est demandé,
    • la clause applicable de la convention collective, soit 29.01 (2), 29.05, 29.06, 29.08 ou 29.09,
    • s’il y en a un, le code d’identification syndical fourni par l’Institut sur la lettre d’autorisation syndicale.

  3. Le gestionnaire délégué, par souci d’exactitude et d’admissibilité, examine la demande de congé et la lettre d’autorisation syndicale en vérifiant : 

    • qu’il/elle détient le niveau de délégation requis pour approuver ce congé conformément au Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines,
    • que l’activité est conforme aux paramètres de la convention collective (certain de ces paragraphes demeurent assujettis à des exigences opérationnelles).

    Important

    Tel que stipulé dans la convention collective (CS) Article 2, « congé » (leave) désigne l’autorisation de s’absenter du travail (leave).

    Il est donc important de vérifier que les dates et le nombre d’heures du congé correspondent à la lettre d’autorisation syndicale, mais aussi aux heures de travail de l’employé-e.

    Vérifier aussi que le code Autre payé – syndicat coût recouvrement (641) est utilisé lors de la saisie du congé dans le système PeopleSoft.

  4. Le gestionnaire délégué approuve ou refuse le congé dans le système de congés.

    Si le congé est approuvé, le gestionnaire fait parvenir la lettre d’autorisation syndicale aux Relations de travail via le Centre de service des ressources humaines en utilisant le « Formulaire demande de renseignements généraux en RH ». Choisir la catégorie « Congés » et la sous-catégorie « Affaires syndicales ».

    Attention

    La lettre doit être envoyée en même temps que l’approbation du congé.

    Important

    Employé-e en détachement : Lorsqu’un employé-e est en détachement avec EDSC, le formulaire GC-178 doit être utilisé. Les mêmes informations incluses dans la boîte de commentaires du système maSGE (voir item 2) doivent être indiquées dans le formulaire. Une fois le tout complété et approuvé, le gestionnaire fait parvenir la lettre d’autorisation syndicale ainsi que le formulaire GC-178 aux Relations de travail via le Centre de service des ressources humaines. L’employé-e devra faire saisir sa demande de congé par son ministère d’attache.

    Autres situations : Dans les autres cas où l’employé-e ne peut saisir sa demande de congé dans le système, par exemple un transfert de dossier d’emploi d’un autre ministère qui n’est pas encore complété, le formulaire GC-178 doit être utilisé. Les mêmes informations incluses dans la boîte de commentaires du système maSGE (voir item 2) doivent être indiquées dans le formulaire. Une fois le tout complété et approuvé, le gestionnaire fait parvenir la lettre d’autorisation syndicale ainsi que le formulaire GC-178 aux Relations de travail via le Centre de service des ressources humaines. L’employé-e devra saisir sa demande de congé dans le système maSGE lorsqu’il aura l’accès.

Nouveau : Demande de congé de plus de trois (3) mois

En vertu de la convention collective signée entre l’IPFPC et le Secrétariat du Conseil du Trésor le 26 février 2021 :

  • Le congé payé récupérable pour activités syndicales sera payé durant une période maximale cumulative totale de trois (3) mois par exercice financier.
  • Un congé payé en sus de la période maximale cumulative totale de trois (3) mois par exercice financier peut être accordé en vertu des paragraphes et alinéa ci-dessus dans des circonstances raisonnablement limitées. En aucun cas un congé payé en vertu des paragraphes et alinéa susmentionnée ne sera accordé pour une seule période consécutive de plus de trois (3) mois, ou pour des périodes cumulatives de plus de six (6) mois à l’intérieur d’une période de douze (12) mois.
  • Procédure pour demander le congé de plus de trois (3) mois
    • Si un congé payé en sus de trois (3) mois est approuvé, le formulaire GC-178 doit être utilisé et les mêmes informations incluses dans la boîte de commentaires du système maSGE (voir item 2) doivent être indiquées dans le formulaire. Une fois le tout complété et approuvé, le gestionnaire fait parvenir la lettre d’autorisation syndicale ainsi que le formulaire GC-178 aux Relations de travail via le Centre de service des ressources humaines tel que stipulé à l’item 4 ci-haut.
  • Si l’employé se voit refuser un congé payé prolongé au-delà des trois (3) mois cumulatifs ou d’une seule période consécutive de trois (3) mois au cours d’un seul et même exercice financier et que son congé pour affaires syndicales est autrement approuvé conformément aux paragraphes pertinents de l’article 29, il bénéficie alors d’un congé sans solde pour affaires syndicales.

Si vous avez des questions ou avez besoin de l’avis des Relations de travail, veuillez soumettre une demande de services au Centre de service des ressources humaines.