Aide-mémoire pour la prise de décision

Logistique

Assurez-vous que la lettre est datée et signée, et d’en avoir fait deux copies;

Assurez-vous que la salle ne se trouve pas au même étage où travaillent les collègues (il serait préférable de choisir un autre étage ou immeuble);

Assurez-vous que la rencontre a lieu à la fin de la journée (si possible) pour que l’employé puisse retourner chez lui.

Rencontre

Souhaitez la bienvenue à tous les participants;

Rappelez aux participants que la rencontre fait suite à celle tenue le [date];

Précisez que tous les renseignements fournis à la rencontre et tous les facteurs pertinents ont été pris en considération et que vous avez décidé d’adopter [la mesure disciplinaire ou l’action administrative suivante : [préciser];

Remettez les deux copies de la lettre à l’employé et au représentant syndical (s’il est présent) afin qu’ils les examinent;

Donnez à l’employé quelques minutes pour lire la lettre;

Demandez à l’employé de signer les deux copies de la lettre; il devra garder une copie et vous remettre l’autre copie [une signature ne signifie pas pour autant que l’employé accepte la mesure ou l’action imposée, mais qu’il a pris connaissance du contenu de la lettre];

Si le représentant syndical désire obtenir une copie de la lettre, il peut demander à l’employé d’en faire une copie;

À la fin de la rencontre, les responsables des relations de travail exigeront une copie de la lettre signée;

Vous pouvez informer l’employé que comme la journée est presque terminée, il peut quitter, et qu’il sera rémunéré pour le reste de ses heures normales de travail, s’il se sent stressé ou s’il en fait la demande.

** Veuillez prendre note que la liste ci-dessus ne prétend pas être exhaustive **