Conseils pour l’obtention de notes médicales

Dans le cadre de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, l’employé doit parfois fournir des documents médicaux pour que son gestionnaire puisse déterminer ses besoins et prendre des mesures d’adaptation efficaces. Si les limitations fonctionnelles de l’employé sont évidentes ou si l’employé est à l’aise de divulguer certains détails concernant ses limitations, il n’est peut-être pas nécessaire d’obtenir de documents médicaux. Dans le cas contraire, il faudra possiblement obtenir des renseignements auprès du fournisseur de soin qui pourra expliquer adéquatement les limites de l’employé et sa capacité de s’acquitter de ses tâches.

Les renseignements médicaux à l’appui dépendent de la demande de l’employé. Les gestionnaires devraient limiter leur demande d’information et tenter de comprendre la nature des limitations fonctionnelles et leurs liens avec les fonctions et l’environnement de travail afin d’évaluer les besoins et de mettre en place une mesure d’adaptation qui convient à l’employé.

Conseils

  • La demande de renseignements médicaux pour le processus de mesures d’adaptation suppose de trouver un juste équilibre entre la capacité de l’employeur de gérer le lieu de travail et le droit de l’employé à sa vie privée. Lorsqu’ils demandent des renseignements médicaux, les gestionnaires doivent utiliser les moyens les moins intrusifs et respecter le droit à la vie privée de l’employé.
  • Si des éclaircissements supplémentaires sont nécessaires, les gestionnaires doivent envisager des mesures d’adaptation temporaires dans l’attente de renseignements complémentaires.
  • Les employés sont tenus de prendre en charge le coût de la première note médicale. Si celle-ci ne contient pas suffisamment de renseignements sur les limitations ou capacités fonctionnelles, le coût de l’obtention d’une deuxième note sera aussi à la charge de l’employé. Pour éviter des coûts supplémentaires, les employés devraient discuter avec leur gestionnaire dès le départ des renseignements nécessaires.
  • Dans le cas où l’employé soumet des renseignements médicaux adéquats qui font état de ses limitations fonctionnelles et le gestionnaire a besoin de renseignements ou d’éclaircissements supplémentaires, c’est à ce dernier qu’il incombe de prendre en charge les frais. Si l’on a besoin d’une mise à jour ou d’une évaluation approfondie de l’état ou de l’incapacité de l’employé, le gestionnaire devra également couvrir les dépenses liées à cette évaluation.
  • Si l’employé hésite à fournir des renseignements médicaux, le gestionnaire devrait s’assurer que l’employé comprend clairement pourquoi ces renseignements sont requis, en soulignant qu’ils sont nécessaires pour assurer l’efficacité de la mesure d’adaptation, qu’aucun diagnostic ne sera divulgué et que les renseignements resteront confidentiels et seront conservés en toute sécurité.

Les renseignements médicaux devraient généralement préciser ce qui suit :

  • l’Employé a une limitation fonctionnelle qui nécessite une mesure d’adaptation;
  • les limitations ou les besoins liés à la limitation fonctionnelle;
  • si la personne peut remplir les fonctions ou exigences essentielles du poste, avec ou sans mesure d’adaptation et;
  • si les besoins en matière d’adaptation sont temporaires ou permanents.

Si vous avez besoin d’une aide supplémentaire, veuillez consulter le Centre de service des ressources humaines.