Dix conseils utiles en vue de l’examen de mi-exercice

• 1. Donnez la priorité à l’examen de mi-exercice

  Les gestionnaires doivent donner aux employés un avis d’au moins une semaine au moment de fixer la date des discussions de mi-exercice et prévoir suffisamment de temps pour la discussion (1 heure). N’oubliez pas : réservez un lieu de réunion privé pour tenir votre discussion et éviter ainsi les interruptions.

• 2. Assurez-vous que vos attentes sont explicites et communiquez-les souvent

  Il n’y a rien de plus frustrant pour un employé que de se concentrer, tout au long d’un cycle d’examen, à l’atteinte d’objectifs, qui finalement ne présentent aucun intérêt. Assurez-vous que vous et votre employé êtes sur la même longueur d’onde quant aux comportements, aux activités et aux compétences que l’on attend de lui.

• 3. La préparation est essentielle au succès

  3. Les employés doivent rassembler tous les documents ayant trait à leur rendement et être prêts à présenter une auto-évaluation de leurs réalisations à leur gestionnaire. Les gestionnaires doivent être prêts à donner de la rétroaction. Plus particulièrement, s’ils prévoient donner de la rétroaction sur des aspects du rendement qui doivent être améliorés, il serait opportun qu’ils préparent à l’avance ce qu’ils diront.

• 4. Les examens du rendement constituent un exercice mutuel

  Les évaluations du rendement ne sont pas que la responsabilité du gestionnaire. Encouragez les employés à profiter au maximum du processus d’examen de mi-exercice en sollicitant de la rétroaction continue et en s’habituant à en recevoir. Proposez une auto-évaluation. Rappelez-leur qu’ils peuvent vous demander de préciser votre rétroaction et suggérez-leur de préparer à l’avance une liste de questions qu’ils pourront vous poser.

• 5. Réduisez l’effet de surprise

  Rien au cours d’un examen officiel ne devrait surprendre vos employés. Ils doivent à tout le moins connaître les critères précis en fonction desquels vous mesurerez leur rendement. Le fait d’avoir communiqué clairement à l’employé quels sont ses objectifs de rendement, que ce soit au cours d’un examen officiel antérieur ou au cours d’une réunion informelle, réduit le facteur « surprise » et augmente la possibilité que l’examen soit perçu comme étant équitable. De plus, les employés n’auront pas le sentiment que le travail ardu qu’ils exécutent ne sert à rien et ils auront une meilleure idée des sujets que vous aborderez. Pensez à fournir le tout par écrit avant la réunion.

• 6. N’oubliez pas le modèle « sandwich » de la rétroaction

  Le fait de mettre l’accent sur les forces de l’employé au cours des examens officiels a la plus grande incidence potentielle sur son rendement. Les gestionnaires doivent commencer par souligner les points forts, puis aborder la question des occasions de perfectionnement. Ils termineront par la suite la rétroaction sur une note positive en faisant un sommaire de la conversation dans lequel ils incluront les forces en matière de rendement.

• 7. Toutes les conversations efficaces ont comme base la capacité d’écouter

  Les gestionnaires doivent donner aux employés quelques minutes pour qu’ils réfléchissent à la rétroaction et leur demander s’ils ont des questions ou s’ils veulent présenter leurs idées. Les employés doivent être préparés à recevoir de la rétroaction et éviter d’être sur la défensive. L’écoute constitue la pierre angulaire pour établir un rapport de confiance au cours d’une conversation et se faire comprendre.

• 8. Dirigez vos employés tout au long de l’examen

  Commencez par recueillir des exemples de rendement vérifiables. Concentrez vous sur des exemples fréquents plutôt que sur des exemples uniques. En basant vos discussions sur des exemples concrets de comportement efficace ou inefficace, il y a moins de chance que la discussion s’oriente sur la personnalité de l’employé, ce qui en fait pourrait nuire à son rendement.

• 9. Une rétroaction constructive est toujours assortie de suggestions en vue d’améliorer le rendement

  Les bons employés accueillent favorablement la rétroaction comme une source de motivation. Fournir aux employés des suggestions concrètes les aidera à se concentrer sur les aspects qu’ils doivent perfectionner et à cibler des occasions d’apprentissage pertinentes.

• 10. Les bons gestionnaires parlent tous les jours de rendement et, en temps opportun, donnent aux membres du personnel de la rétroaction qui leur sera utile

  Compte tenu du calendrier du processus d’examen (les examens officiels ont lieu deux fois par an), il devient nécessaire de donner de la rétroaction informelle. Aucun gestionnaire ne peut se permettre d’attendre six mois pour renforcer les points forts en matière de rendement ou corriger les lacunes à cet égard. En donnant de la rétroaction informelle à vos employés tout au long de l’année, ceux-ci ne seront pas surpris durant leur examen officiel et, globalement, cela contribuera à améliorer l’utilité du processus d’examen.

Matériel adapté du « CEB, Corporate Leadership Council ». Pour obtenir de plus amples renseignements sur la gestion du rendement à Emploi et Développement social Canada, veuillez consulter notre page iService.