Foire aux questions (FAQ) à propos de l’application de la gestion du rendement de la fonction publique (GRFP)

Situation : « Ne figure pas dans le système de paye »

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Questions et réponses

  • Des employés ont essayé d’ouvrir une session dans l’Application de la gestion du rendement (Application GRFP) pour avoir accès à leur ER mais n’ont pas réussi à le faire. Quel message ont-ils reçu?

    Ils ont reçu le message suivant : « Message d’erreur TAPAUTH1002: CIDP (ou numéro du SIGRH si vous êtes membres de la GRC) - Nous ne trouvons pas votre nom dans notre répertoire. Si vous êtes joint à la fonction publique récemment – cela peut demander jusqu’à deux mois avant que nous recevions des données concernant les nouveaux employés du Système régional de paye. Tous les mois, vers la troisième semaine de chaque mois, nous recevons des données du Système régional de paye et de la GRC. Veuillez essayer de nouveau d’ouvrir une session vers la fin du mois prochain ».

  • Qui est touché par cette situation?

    Les employés qui font partie des catégories suivantes sont touchés (mais sans se limiter à ces situations) : les employés qui sont partis en congé ou qui sont revenus d’un congé (congé sans solde, congé avec étalement de revenus, congé de maternité ou parental, les employés nommés pour une période déterminée dont les données sur le titulaire comprennent des renseignements sur la cessation d’emploi ou des changements quant à leur statut d’employés).

  • Lorsque les gestionnaires essayent d’ouvrir les ententes de rendement de ces employés, que voient-ile dans l’arbre hiérarchique de l’Application GRFP?

    Les gestionnaires voient « ne figure pas dans le système de paye» à côté du nom de leurs employés touchés par cette situation.

  • Quel est le problème?

    L’application GRFP a toujours reçu des téléchargements (mises à jour de données) du Système régional de paye (SRP). Depuis le lancement de Phénix en février 2016, les mises à jour de données du SRP ont cessé. En mars 2016, nous avons reçu une mise à jour de données qui comprenait des renseignements datant jusqu’à la mi-février 2016.

    Cela signifie que depuis la mi-février 2016, tout employé dont les données sur le titulaire ont été changées ne fait pas partie de l’annuaire « Active Directory » du système de GRFP ou du SCREL parce que les mises à jour de données n’ont pas été reçues.

    L’annuaire « Active Directory » est la base de données composée d’employés qui reçoivent un salaire de la fonction publique fédérale. Les employés qui sont en congé sans solde, ou en congé de maternité ou parental, etc. ne font pas partie de cet annuaire « Active Directory » parce qu’ils reçoivent leur salaire d’une autre source (assurance emploi, assurance invalidité, etc.).

  • Y-a-t-il eu une mise à jour depuis le mois de mars 2016?

    Les mises à jour prévues aux données transmises par Phénix (avril – août) ont été effectuées le 4 octobre 2016.

    D’autres mises à jour doivent être effectuées pour le mois de septembre, mais les TI ont noté que les lacunes relatives à la qualité des données sont importantes, ce qui pourrait entraîner d’autres retards.

    Le SCT continuera de nous transmettre toute information au fur et à mesure qu’elle sera reçue.

    Il est important de prendre note que, même si cette mise à jour règlera les problèmes de nombreux employés par rapport à l’application de la GRFP, des problèmes pourraient persister pour certains employés. Il s’agit d’une situation continue à laquelle le SCT tente de trouver des solutions grâce à un retour aux mises à jour mensuelles, lorsque tous les autres problèmes liés à la paye auront été réglés.

    Le SCT prévoit recommencer à effectuer les mises à jour mensuelles régulières dans un avenir rapproché. Ils tiendront les ministères informés sur la situation des mises à jour sur les données sur le titulaire.

  • Est-ce possible d’obtenir une liste d’employés qui « ne figurent pas dans le système de paye »?

    L’objectif premier de l’équipe de soutien de l’Application GRFP consiste à fournir une assistance relative au fonctionnement quotidien des systèmes. Par conséquent, les questions portant sur les listes d’employés touchés sont considérées comme étant de faible priorité pour l’instant.

    Cependant, les gestionnaires et les administrateurs de l’Application GRFP peuvent suivre ces étapes pour savoir quels employés « ne figurent pas dans le système de paye ».

    • Ouvrir une session dans l’Application GRFP.
    • Accéder à l’arbre hiérarchique du gestionnaire pour afficher ses subordonnées.
    • Ceux qui sont touchés par cette situation afficheront « ne figure pas dans le système de paye » à côté de leur noms.

    L’administrateur de l’Application GRFP de la direction générale ou région peut avoir accès à tout l’arbre hiérarchique de l’organisation, en commençant par le sous-ministre adjoint (SMA).

    L’administrateur doit cliquer sur tous les gestionnaires, superviseurs et chefs d’équipe pour afficher le nom de leurs subordonnés.
    Les employés touchés par cette situation afficheront « ne figure pas dans le système de paye » à côté de leur noms.

  • Comment les gestionnaires doivent-ils procéder pour l’examen de mi-exercice pour les employés qui « ne figurent pas dans le système de paye »?

    Selon la Directive du SCT sur la gestion du rendement, les gestionnaires et les employés doivent se rencontrer et discuter du rendement à la mi-exercice.

    Les gestionnaires peuvent avoir accès aux ententes de rendement de leurs employés qui « ne figurent pas dans le système de paye » et imprimer une copie aux fins de la discussion.

    Les gestionnaires peuvent consigner des commentaires dans l’ER de l’Application GRFP, assigner une cote de rendement (« en voie de répondre aux attentes » ou « les résultats en matière de rendement indiquent que l’employé a besoin de s’améliorer ») et signer l’entente.

    À l’avenir, lorsque les employés pourront avoir accès à leur ER via l’Application GRFP, ils seront en mesure d’y consigner leurs commentaires et de le signer. La version de la mi-exercice de l’ER affichera « terminé » et celle de la fin d’exercice affichera « en cours ».

  • Si les gestionnaires « ne figurent pas dans le système de paye » que devraient-ils faire?

    Selon la Directive du SCT sur la gestion du rendement, les gestionnaires et les employés doivent se rencontrer et discuter du rendement à la mi-exercice.

    Malheureusement, les gestionnaires qui « ne figurent pas dans le système de paye » sont incapables d’ouvrir une session dans l’Application GRFP et par conséquent, sont incapables d’accéder ni à leur propre ER ni à celles de leurs subordonnés.
    Deux options sont offertes pour permettre aux gestionnaires de compléter l’examen de mi-exercice.

    1ère option :

    Le gestionnaire devrait :

    • Demander à leurs employés d’ouvrir leur entente de rendement et de l’imprimer (s’ils « ne figurent pas dans le système de paye » pour la discussion de l’examen de mi-exercice.
    • Discuter avec eux.
    • Consigner leurs commentaires dans un document MS Word.
    • Demander aux employés de faire de même.
    • Lorsque la situation reviendra à la normale, les gestionnaires pourront faire un copier-coller de leurs commentaires dans l’Application GRFP, assigner une cote (« en voie de répondre aux attentes » ou « les résultats en matière de rendement indiquent que l’employé a besoin de s’améliorer ») et ensuite signer l’ER.
    • Demander à leurs employés de consigner leurs commentaires dans l’Application GRFP et de signer l’ER. À ce point-ci, la version de la mi-exercice de l’ER affichera « terminé » et celle de la fin d’exercice affichera « en cours ».
    • Note: Si on choisit cette option, l’achèvement de ces ER ne comptera pas dans le calcul du taux d’achèvement de la mi-exercice. Cependant, si la 2e option est choisie (voir ci-dessous), l’achèvement des ER sera comptabilisé dans le calcul du taux d’achèvement de mi-exercice.

    2ème option :

    Le gestionnaire devrait :

    • Demander à leurs employés d’ouvrir leur entente de rendement et de l’imprimer (s’ils « ne figurent pas dans le système de paye » pour la discussion de l’examen de mi-exercice.
    • Discuter avec eux.
    • Consigner leurs commentaires dans un document MS Word.
    • Demander à un administrateur de l’Application GRFP de retirer leurs employés de « Ma liste d’employés ».
    • Demander à leur superviseur immédiat de les ajouter à leur arbre hiérarchique.
    • S’assurer que les employés acceptent la demande.
    • Demander à leur superviseur immédiat de faire un copier-coller de leurs commentaires dans l’Application GRFP, assigner la cote de rendement (« en voie de répondre aux attentes » ou « les résultats en matière de rendement indiquent que l’employé a besoin de s’améliorer ») et signer l’ER.
    • Demander à leurs employés de consigner leurs commentaires et de signer l’ER. À ce point-ci, la version de la mi-exercice de l’ER affichera « terminé » et celle de la fin d’exercice affichera « en cours ».
    • Lorsque la situation reviendra à la normale, les gestionnaires pourront une fois de plus avoir accès à leur propre ER et à celle de leurs employés. Ils devraient alors demander à leur superviseur immédiat de retirer les employés pour leur permettre de les ajouter. Les gestionnaires doivent s’assurer que les employés acceptent la demande.
    • Note: si les gestionnaires utilisent cette option, l’achèvemenet de ces ER comptera dans les statistiques du taux d’achèvement de la mi-exercice. Ce n’est pas le cas si on choisit la 1ère option.
  • Quel pourrait être l’impact sur le taux d’achèvement de la mi-exercice?

    Le taux d’achèvement de la mi-exercice pourrait baisser en raison de cette situation. Selon le SCT, on pourrait s’attendre à une variance de 2%. Pour notre ministère, cela représente approximativement 450 employés qui pourraient se retrouver dans la situation suivante : « ne figure pas dans le système de paye ».

    EDSC continuera de surveiller de près le taux d’achèvement de la mi-exercice.

    Seulement les ER qui seront signées et complétées via l’Application GRFP seront comptabilisées dans le calcul du taux d’achèvement de la mi-exercice.

    Les ER qui seront complétées en utilisant la version papier ne seront pas comptabilisées dans le calcul du taux d’achèvement de la mi-exercice car ni le SCT ni EDSC n’en tient pas compte dans la production des rapports. Cependant, les gestionnaires et les employés doivent quand même avoir la discussion de mi-exercice car ceci est une exigence de la Directive sur la gestion du rendement.

  • Que fait-on pour rectifier cette situation?

    Les travaux se poursuivent en vue de la validation, de la mise à l’essai et de la mise à jour éventuelle des données. Les mises à jour mensuelles régulières devraient reprendre sous peu.