Processus d'utilisation des descriptions d’emploi normalisées et uniques

Contexte

Selon la Directive sur la classification du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les organismes doivent s’assurer que des descriptions d’emploi normalisées sont élaborées et mises en oeuvre dans la mesure du possible et que les descriptions d’emploi uniques sont utilisées à titre exceptionnel.

Aux termes de la Politique sur la classification, la définition de description d’emploi normalisée est la suivante :

Un document qui décrit les fonctions assignées à un emploi classifié dans un groupe et à un niveau spécifiques et qui se retrouve couramment dans plusieurs unités de travail, régions ou organismes.

Dans ce contexte, il faut un processus ministériel pour documenter l’utilisation des descriptions d’emploi normalisées et le recours envisagé à des descriptions d’emploi uniques.

Application

Le présent processus s’applique à toutes les descriptions d’emploi utilisé pour les postes existants au sein d’Emploi et Développement social Canada (EDSC).

Il est destiné aux conseillers en conception organisationnelle et classification du Centre d’expertise de conception organisationnelle et de classification (CECOC), qui donnent des conseils et des orientations aux gestionnaires concernant l’utilisation et la mise en oeuvre des descriptions d’emploi, et aux gestionnaires auxquels il incombe de s’assurer que les descriptions d’emploi dans leur secteur de responsabilité correspondent aux fonctions assignées à leurs employés et exercées par ces derniers.

Exigences

  1. Les organismes doivent s’assurer de ce qui suit :
    • Les descriptions d’emploi normalisées sont mises en oeuvre dans la mesure du possible et appliquées de façon appropriée, y compris dans le cadre et l’environnement organisationnels prévus.
    • Des descriptions d’emploi normalisées sont élaborées et mises en oeuvre dans la mesure du possible pour des postes exclusifs à l’organisme.
    • Les descriptions d’emploi uniques sont utilisées à titre exceptionnel.
    • Les descriptions d’emploi sont révisées dans un délai raisonnable (de préférence dans un cycle de cinq ans), ou dès que possible, lorsque des modifications importantes sont apportées aux fonctions ou que de nouvelles fonctions sont assignées.
  2. Une description d’emploi normalisée sera utilisée lorsque tous les critères suivants seront remplis :
    • elle peut être appliquée dans le cadre organisationnel prévu (y compris le mandat, les liens hiérarchiques superviseurs-subordonnés et tout guide d’application approprié d’une série de descriptions d’emploi);
    • elle peut être appliquée à plus d’un poste, et ceux-ci sont tous classifiés dans le même groupe occupationnel ou sous-groupe (le cas échéant) et au même niveau;
    • toute fonction non expressément précisée dans la description d’emploi choisie n’est pas de nature suffisamment importante pour changer le pointage, le groupe occupationnel, le sous-groupe (le cas échéant) ou le niveau.
  3. Une description d’emploi unique sera utilisée dans les circonstances exceptionnelles suivantes :
    • le cadre organisationnel du poste ne concorde avec aucune des descriptions d’emploi normalisées disponibles et diffère suffisamment pour exiger une description d’emploi différente;
    • la nature des fonctions du poste n’est décrite dans aucune description d’emploi normalisée disponible (y compris les descriptions d’emploi interministérielles) au sein d’EDSC, ou la nature de toute fonction non expressément expliquée dans la description d’emploi normalisée disponible est suffisamment importante pour changer le pointage, le groupe professionnel, le sous-groupe (le cas échéant) ou le niveau;
    • elle ne peut être appliquée à des postes dans plus d’une unité de travail, d’une région ou d’un organisme.
  4. Tous les postes utilisant la même description d’emploi ormalisée sont liés à un code d’emploi commun.

Processus

  • Lorsque les gestionnaires ont besoin d’une description d’emploi pour un nouveau poste ou d’une révision et d’une mise à jour/reclassification d’un poste existant, ils doivent d’abord envisager la possibilité d’utiliser l’une des descriptions d’emploi normalisées d’EDSC ou une description d’emploi interministérielle normalisée.
  • Les gestionnaires consulteront les conseillers en conception organisationnelle et classification accrédités, au besoin, pour obtenir des conseils sur les descriptions d’emploi normalisées disponibles et leur applicabilité dans leur cadre organisationnel et relativement à la nature des fonctions du ou des postes envisagés.
  • es gestionnaires utiliseront les descriptions d’emploi normalisées existantes pour tout nouveau poste ou pour la révision et la mise à jour/reclassification d’un ou de postes existants si les critères d’utilisation des descriptions d’emploi normalisées sont remplis relativement aux fonctions et au cadre organisationnel.
  • Si les critères d’utilisation d’une description d’emploi normalisée ne sont pas remplis, il incombe aux gestionnaires d’élaborer une description d’emploi unique pour leur unité particulière. La description d’emploi ne sera appliquée qu’au poste au sein de l’unité particulière du gestionnaire et ne pourra pas être reproduite ailleurs au Ministère. La description d’emploi sera soumise au CECOC à des fins d’évaluation de l’emploi et de mise en oeuvre.
  • Si une description d’emploi unique existante peut s’appliquer dans le futur à un poste d’une ou d’autres unités au sein du Ministère, la direction devra consulter les différents gestionnaires ministériels qui requièrent l’emploi et élaborer une description d’emploi normalisée qui pourra être utilisée à l’échelle du Ministère pour les fonctions envisagées en s’assurant que le cadre organisationnel est le même pour l’utilisation de la description d’emploi au sein du Ministère. Il est recommandé de consulter un conseiller en conception organisationnelle et classification afin d’obtenir des conseils et une orientation sur le processus de mise en oeuvre.

Exclusions

Le présent processus s’applique à tous les postes classifiés au sein du Ministère à l’exception :

  • des postes qui font partie d’un élément structurel modélisé de l’organisme, auquel cas, l’utilisation/l’élaboration de descriptions d’emploi uniques requiert un complément de justification et doit être approuvée pour être envisagée.

Rôles et responsabilités

Centre d’expertise de conception organisationnelle et de classification (CECOC)

  • Donner des conseils et des orientations aux gestionnaires sur l’utilisation des descriptions d’emploi normalisées et uniques.
  • S’assurer que les gestionnaires ont accès à toutes les descriptions d’emploi normalisées disponibles qui peuvent être utilisées au sein de leur organisme.
  • Donner des conseils et des orientations aux gestionnaires relativement à l’élaboration et à la mise en oeuvre des descriptions d’emploi normalisées, ainsi que souligner les possibilités d’accroître le nombre de descriptions d’emploi normalisées au sein de l’organisme.
  • Évaluer les emplois et mettre en oeuvre les nouvelles descriptions d’emploi normalisées ou uniques ou les mises à jour de descriptions d’emploi élaborées par les gestionnaires conformément au Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines d’EDSC.

Gestionnaire

  • Élaborer des descriptions d’emploi normalisées qui peuvent être utilisées dans les directions générales/les régions/les secteurs d’activité (horizontalement) au sein du Ministère.
  • Élaborer des descriptions d’emploi normalisées qui peuvent être utilisées dans les directions générales/les régions/les secteurs d’activité (verticalement) au sein du Ministère.
  • Élaborer des descriptions d’emploi uniques à titre exceptionnel, seulement lorsque les descriptions d’emploi normalisées ne s’appliquent pas.
  • Chercher à obtenir des conseils et des orientations du CECOC relativement aux possibilités d’utiliser et d’élaborer des descriptions d’emploi normalisées au sein du Ministère.
  • Contribuer à l’élaboration de descriptions et de paramètres de domaines d’emploi fonctionnels en se servant d’un modèle structurel, le cas échéant.

Références

Politique sur la classification, 6.1.2.5, 6.1.2.6 et annexe du Secrétariat du Conseil du Trésor

Directive sur la classification, annexe H – Descriptions d’emploi du Secrétariat du Conseil du Trésor

Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines d’Emploi et Développement social Canada

Demandes de renseignement

Directeur du Centre d’expertise de conception organisationnelle et de classification (CECOC) Direction générale des services de ressources humaines