Processus de gestion des postes vacants

Contexte

Selon la Directive sur la classification du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les organismes doivent gérer leurs postes vacants au moyen d’examens réguliers et maintenir le nombre de postes vacants au minimum en tout temps.

Grâce à une gestion diligente des postes, les gestionnaires obtiendront un portrait plus précis de leur structure organisationnelle, ce qui permettra une gestion plus efficace des ressources.

L’abolition des postes vacants contribue à maintenir :

le passif de l’enveloppe ministérielle des traitements et salaires (ETS) ;
les organigrammes à jour et exacts ;
l’intégrité du programme de classification en s’assurant que les postes reflètent l’affectation des ressources propres à chaque organisme ;
l’intégrité des données du Système d’information sur les postes et la classification (SIPC) du Ministère, lequel est utilisé à des fins diverses, notamment pour des études sur la relativité de la classification, des rapports et des analyses interministérielles de type « tableau de bord » du SCT et du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH).

Dans ce contexte, un processus ministériel est nécessaire afin de documenter les cycles de vie des postes. Les postes restés longtemps vacants qui ne sont plus requis feront l’objet d’un examen et d’un suivi et ils seront abolis.

Exigences

Les postes seront créés et maintenus seulement s’ils reflètent les besoins opérationnels actuels et s’ils sont requis à des fins de dotation.
Le nombre de postes vacants doit être maintenu à un minimum en tout temps. Idéalement, les postes vacants ne devraient pas représenter plus de 10 à 15 % de l’effectif total de l’organisme. Ceci comprend les réserves de postes vacants maintenues aux fins des programmes de perfectionnement ou pour répondre aux besoins ponctuels, comme le recrutement saisonnier.
Les postes restés vacants au moins deux ans doivent faire l’objet d’un examen afin de déterminer s’ils sont toujours pertinents.
Les postes restés vacants pendant au moins trois ans seront systématiquement abolis.

Remarque : Lorsque des postes vacants sont abolis, la structure organisationnelle est révisée par Centre d’expertise de conception organisationnelle et de classification (CECOC) afin d’en évaluer les répercussions sur les postes subalternes et de supervision.

Processus

Postes indéterminés vacants depuis longtemps

En dehors du présent processus, un gestionnaire peut demander l’abolition d’un poste vacant dont il est responsable en tout temps.

Poste vacant depuis au moins deux ans

Si un poste indéterminé est vacant depuis au moins deux ans, mais moins de cinq ans, il fera l’objet d’une révision pour qu’on détermine la pertinence. Le conseiller en conception organisationnelle et classification affecté au portefeuille au sein du CECOC communiquera avec le gestionnaire responsable afin de vérifier si le poste est toujours requis. Si tel est le cas, aucune mesure ne sera prise. Si le gestionnaire précise que le poste n’est plus requis, alors ce dernier sera aboli.

Poste vacant depuis au moins trois ans

Afin d’éviter une accumulation injustifiée de postes vacants et d’assurer l’intégrité des données, les postes vacants pour lesquels aucune activité de dotation n’a été enregistrée dans PeopleSoft depuis au moins trois ans seront systématiquement abolis.

Tous les six mois, l’équipe des Stratégies ministérielles relatives à l’effectif remettra au CECOC une liste des postes vacants dont elle propose l’abolition. Le CECOC remettra aux sous-ministres adjoints un rapport sur les postes vacants au sein de leur organisme dont l’abolition est envisagée.

Parallèlement, une communication sera envoyée aux responsables de la direction générale, soit les gestionnaires des postes et leur conseiller en dotation, ainsi qu’à tout autre représentant déterminé, qui précise les détails liés aux postes dont l’abolition est proposée. L’information comprendra : le numéro, le titre, le groupe et le niveau du poste, ainsi que la date prévue de l’abolition.

Les gestionnaires de la direction générale devront répondre au CECOC dans un délai de quatre semaines pour confirmer si les postes figurant sur la liste de postes vacants de la communication peuvent ou non être abolis. Si un des postes listés est requis à des fins de dotation, une confirmation de l’activité de dotation prévue doit être fournie. Au terme de ce délai, si aucune communication de la part de la direction générale n’a été reçue, le CECOC abolira les postes vacants.

Si les postes vacants à abolir ont des postes subordonnés actifs (occupés), le gestionnaire responsable devra préciser les nouveaux liens hiérarchiques de ces postes avant que ne soit aboli le poste de supervision vacant. Si aucun superviseur remplaçant n’est déterminé, les postes subordonnés « orphelins » relèveront du superviseur du poste vacant à abolir.

Postes dotés pour une période déterminée

Si un poste déterminé est expiré et que le poste est vacant, il sera traité comme s’il avait été vacant pendant trois ans. En d’autres termes, il fera partie de la liste des postes à abolir fournie aux gestionnaires et il sera traité selon le processus indiqué précédemment.

Mise en oeuvre d’un modèle structurel

Lors de la mise en oeuvre d’un nouveau modèle structurel au sein d’une organisation, les postes vacants qui ne répondent pas aux critères listés dans la section des exceptions du présent document seront abolis, quelle que soit la période de temps au cours de laquelle ils ont été vacants. Les postes vacants pour lesquels des activités de dotations pour une période indéterminée sont en cours seront intégrés au nouveau modèle structurel. La liste des postes à abolir sera dressée par le CECOC et confirmée par le sous-ministre adjoint de chaque direction générale/région ou par tout autre représentant déterminé.

Tous les autres postes restants seront gelés et feront l’objet d’un suivi parallèlement à la liste de postes vacants. Si un poste gelé devient vacant, il sera incorporé à la liste des postes à abolir, peu importe la période de temps au cours de laquelle il est demeuré vacant. Si un poste qui doit être aboli remplit une des conditions énoncées à la section des exceptions ci-dessous, il sera traité selon le processus présenté ci-après.

Les postes vacants qui remplissent les conditions décrites à la section des exceptions ne seront pas abolis :

Advenant qu’un poste vacant à abolir satisfait un des critères d’exception listés ci-dessous, il sera gelé jusqu’à ce que la condition n’existe plus (soit l’exclusion) ou jusqu’à l’obtention de l’approbation requise.

Exceptions

Le présent processus s’applique à tous les postes à l’exception :

des postes de direction (EX);
des postes exclus;
des postes désignés comme essentiels;
des postes faisant l’objet d’une activité de dotation.

Rôles et responsabilités

Centre d’expertise de conception organisationnelle et de classification (CECOC)

Tenir à jour et publier une liste de postes vacants à abolir et la communiquer aux collaborateurs appropriés afin que des mesures soient prises.
Réviser la liste de postes vacants à abolir afin vérifier s’ils constituent ou non des griefs de classification actifs.
Surveille et reporte les statistiques et les tendances des postes vacants à l’intérieur du ministère.
Fournir des informations requises pour les outils de supervision et l’établissement de rapports, au besoin.
Communiquer avec les gestionnaires de la direction générale et d’autres intervenants relativement au délai pour abolir les postes vacants.
Abolir les postes vacants, au besoin.

Gestionnaire

Demander l’abolition des postes vacants qui ne sont plus requis.
Réviser la liste des postes vacants fournie par le CECOC à leur organisme.
Aviser de toute activité de dotation en cours ou prévue pour des postes apparaissant sur la liste des postes vacants.
Confirmer les postes vacants apparaissant sur la liste fournie par le CECOC qui ne sont plus requis et qui peuvent être abolis.

Surveillance

Le pourcentage de postes vacants au sein du Ministère fait l’objet d’un rapport annuel à titre d’indicateur de rendement dans le Tableau de bord de la classification produit par le BDPRH. La révision et l’abolition des postes vacants peuvent également faire partie d’activités de surveillance continues entreprises par le Ministère ou le SCT.

Références

Directive sur la classification, annexe B – Contrôle des postes vacants du Secrétariat du Conseil du Trésor

Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines d’Emploi et Développement social Canada

Demandes de renseignements

Directeur du Centre d’expertise de conception organisationnelle et de classification (CECOC)
Direction générale des services de ressources humaines