Classification et conception organisationnelle Bulletin – T1 & T2
Activités pour la période allant du 1er avril au 30 septembre 2020
Nouvelles employées
Nous souhaitons la bienvenue aux nouveaux employées de l’équipe de la classification.
- Alexis Perrier :
- PE-05, Gestionnaire, Centre d’expertise, depuis 1er avril 2020
- Matthew Lafleur :
- PE-01, Conseiller en RH, depuis 1er avril 2020
- Joselle Thivierge :
- AS-02, Agente services RH, depuis 30 août 2020
- Laurence Boivin :
- PE-02, Conseillère en RH depuis 8 septembre 2020
- Mélanie L’écuyer-Bédard :
- AS-02, Agente service RH, depuis 14 septembre 2020
Félicitations à Cynthia Brisebois qui a eu une belle petite fille, Romy le 3 août 2020, elle est maintenant en congé de maternité et sera de retour l’été prochain.
Promotion
- Véronic Gauvreau :
- AS-02, Agente de projets, depuis le 27 juillet 2020
- Samantha Moniz-Andrade :
- AS-02, Agente service RH, depuis le 3 août 2020
- Valerie Klassen :
- PE-04, Conseillère principale RH, Centre d’expertise, depuis le 6 avril 2020
Statistiques
- Demandes du portail reçues :
- 2303
- Demandes du portail traitées :
- 2087
- Nombre d’actions achevées dans PeopleSoft :
- 13967
Du nouveau en classification
Depuis le 1er avril, le Centre d’expertise en conception organisationnelle et classification (CECOC)comprend maintenant tous les postes EX et Non-EX ainsi que la classification ministérielle. Ceci augmente grandement la capacité de traiter les demandes EX et devrait réduire les délais connexes.
Rôles et responsabilités d’un gestionnaire en matière de classification: le cours en ligne P930 sur l’organisation et la classification est obligatoire pour tous les gestionnaires ayant la délégation financière.
Les organigrammes ministériels ont été produits en septembre et partager sur les sites SharePoint respectifs des clients afin de permettre à ces derniers d’y avoir accès. L’équipe du CECOC travaille présentement de concert avec l’équipe de PeopleSoft et de la DGITT afin de développer un outil permettant l’extraction des organigrammes par les clients, nous sommes en phase test.
Depuis novembre 2018, nous avons réduit le nombre de codes d’emploi (descriptions d’emploi) qui est passé de 1934 à 1099, ce qui représente une diminution de 46 %.
Le nettoyage des codes de service (Dept ID) continus. Nous avons fait plusieurs directions générales (DGSRH, DGTGIS, Ser. Juridique, DGVI, DGOP, DGAPRI, Programme du travail, DGIIT, Sec. Ministérielle, DGAPF, DGCE et Apprentissage). Tout se déroule très bien, la prochaine direction générale sera DGSC et DGSRDC en octobre.
La revue de la description d’emploi Coordonnateur en RH (AS-02) a fait partie d’un projet pilote pour la revue des descriptions d’emplois en vue de la conversion. Nous avons mis sur place un plan de travail afin d’évaluer toutes les étapes qui sont demandées pour une revue comme celle-ci. La revue des descriptions d’emploi a recommencé en août avec les séries de gestion de projets; Service Canada et le CMOES ont développé une ébauche et la consultation du côté de la gestion et employés est terminée mais celle-ci se continue du côté ESDC afin de voir la possibilité d’avoir des descriptions d’emploi normalisées ministérielles.
Les SMA recevront une mise à jour de leur tableau de bord de conversion en octobre et ils recevront une mise à jour tous les trimestres. Pour la prochaine année, la classification produira également des tableaux de bord de conversion par direction (niveau de DG). Prendre note qu’en temps COVID, nous avons mis en attente la production de ceux-ci vu le nombre élevé de créations de postes. Une stratégie afin de réduire le nombre accru de postes vacants sera établie.
L’équipe administrative travaille avec le Bureau du dirigeant principal en Ressources humaines (BDPRH) au Secrétariat du Conseil du Trésor (ainsi que l’équipe de système d'information sur les postes et la classification (SIPC) afin de partager nos descriptions d’emplois normalisées avec les autres ministères. Toutes nos descriptions d’emploi qui sont à jour sont maintenant disponibles sur le site afin de les partager avec la communauté de classification. Ceci est également appliqué par les autres ministères.
Depuis avril 2020, la nouvelle Politique sur la gestion des personnes est entrée en vigueur; impact sur la classification non-EX et EX :
- La nouvelle Directive sur la classification mentionne que tout président de comité de classification doit être accrédité. Suite à une discussion avec le BDPRH, une modification sur la directive sera faite afin de permettre aux conseillers en ressources humaines non-accrédités œuvrant dans le CECOC de pouvoir présider des comités de classification.
- Les actions à faible risque pourront être approuvées par des conseillers en ressources humaines, non-accrédité œuvrant dans le CECOC.
- Les consultants accrédités peuvent dorénavant être délégués par le sous-ministre du ministère, ce qui aidera beaucoup en temps de conversion puisque toutes les descriptions doivent être évaluées en comité.
En préparation pour les conversions de classification, le BDPRH a publié un nouveau Guide de rédaction des descriptions d’emploi (DE). Vous remarquerez que le nouveau Guide est un outil complet, en ce qu’il traite beaucoup de matière reliée à la rédaction des descriptions d’emploi dans un nouveau format. En fait, le Guide décrit clairement :
- Les liens avec les autres disciplines en RH;
- Les rôles et responsabilités des gestionnaires, des conseillers en organisation et classification et ceux des employés;
- La rédaction et l’utilisation des descriptions d’emploi normalisées;
- Comment remplir le gabarit de description d’emploi;
- Les dates d’entrée en vigueur;
- La gestion des descriptions d’emploi (maintien à jour);
- Un aperçu de l’élaboration des descriptions d’emploi normalisées;
- Des conseils de rédaction.
C’est un outil pratique pour les gestionnaires et une bonne source d’information pour les employés que vous trouverez sur le iService !
Suivi des postes vacants!
Un examen semestriel des postes vacants depuis plus de deux ans aura lieu en octobre. Selon la directive sur la classification du SCT, les organismes doivent gérer leurs postes vacants par l’entremise d’examens réguliers afin de maintenir le nombre de postes vacants au minimum en tout temps (soit de 10 à 15 %). La gestion des postes vacants est aussi un exercice qui nous aidera à l’égard des différentes conversions à venir (PA-IT-CT).
Rappel : les postes vacants ne seront pas convertis.
| Direction Générale | Occupé | Vacant | % Vacant | Total |
|---|---|---|---|---|
| DGDPF | 1046 | 300 | 22% | 1346 |
| DGAIGRE | 48 | 25 | 34% | 73 |
| Sec. ministériel | 163 | 78 | 32% | 241 |
| Cabinet du SM d’EDSC | 26 | 19 | 42% | 45 |
| DGSRH | 1298 | 569 | 30% | 1867 |
| DGIIT | 2341 | 820 | 26% | 3161 |
| DGSRDS | 510 | 208 | 29% | 718 |
| Apprentissage | 413 | 125 | 23% | 538 |
| Serv. juridiques | 75 | 43 | 37% | 115 |
| DGAPRI | 236 | 95 | 29% | 331 |
| DGCE | 655 | 375 | 36% | 1030 |
| DGPSS | 574 | 260 | 31% | 834 |
| Commissionnaire – empl. | 4 | 1 | 20% | 5 |
| Commissionnaire – Travail | 3 | 1 | 25% | 4 |
| Direction Générale | Occupé | Vacant | % Vacant | Total |
|---|---|---|---|---|
| DGCODP | 636 | 176 | 22% | 812 |
| DGPRDAI | 155 | 83 | 35% | 238 |
| SGGIE | 29 | 15 | 34% | 44 |
| SM – Travail | 5 | 4 | 44% | 9 |
| Direction Générale | Occupé | Vacant | % Vacant | Total |
|---|---|---|---|---|
| SVP | 1146 | 537 | 32% | 1683 |
| CE | 15 | 15 | 50% | 30 |
| DGSC | 496 | 203 | 29% | 699 |
| DGSI | 431 | 200 | 32% | 631 |
| DGOP | 450 | 184 | 29% | 634 |
| DGTGIS | 110 | 58 | 35% | 168 |
| Région de l’Atlantique | 3239 | 1503 | 32% | 4742 |
| Quebec Region | 4462 | 1978 | 31% | 6440 |
| Région du Québec | 7161 | 2848 | 28% | 10,009 |
| Région de l’Ouest | 6123 | 2511 | 29% | 8634 |
| Transformation Mgmt. | 1 | 1 | 50% | 2 |
| Direction Générale | Occupé | Vacant | % Vacant | Total |
|---|---|---|---|---|
| ASC | 26 | 29 | 53%% | 55 |
| Direction Générale | Occupé | Vacant | % Vacant | Total |
|---|---|---|---|---|
| Tous | 31877 | 13264 | 29.4% | 45141 |
** À noter une augmentation des postes vacants dû aux nombreuses créations de postes pendant la pandémie afin de mieux servir les clients. Aucun examen de postes vacants 2 ans n’a été fait pendant cette période.
De la part de l’équipe de la classification, ça va bien aller !
Conversion IT
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCTC) a pris la décision de repousser la conversion IT à 2021 dû à la situation de la Covid-19. La nouvelle date suivra lorsque le BDPRH aura terminé la validation auprès des ministères.
Des consultations syndicales ont eu lieu sur la prochaine conversion et une approche de consultation proposée a été acceptée.
SCTC organisera d’autres sessions Webex pour les gens de classification sur les conversions. Les comités de classification ont repris leur envol afin d`évaluer les descriptions normalisées du BDPRH. Pour les descriptions déjà évaluées (Infrastructure/opérations, architecture d’entreprise et services de soutien au secteur d’activité), nous avons fait l’entrée de données dans l’outil de conversion du SIPC. Nous sommes le premier ministère à y avoir ajouté nos descriptions.
Voici une petite mise à sur la conversion IT :
Le groupe professionnel Systèmes d’ordinateurs (CS) deviendra un nouveau groupe professionnel appelé Technologie de l’information (IT). La conversion du groupe TI touchera 6% postes d’EDSC. On compte 2653 postes de CS.
Le CECOC travaille présentement avec la gestion sur la revue de tous les postes CS :
Produits DPI : 95% de postes sont maintenant mis à jour avec les suites standardisées interministérielles du SCT. Plusieurs projets en cours sont entamés afin de mettre à jour les postes CS à l’extérieur de la DGIIT et de développer des DEN pour les fonctions manquantes des suites DPI. Les DEN seront partagées avec la communauté ainsi que plusieurs ministères afin de les rendre interministérielles.
- Unique : Regarder les descriptions d’emploi actuelles et les mettre en correspondance avec les DENIs appropriées (champ de travail, niveau, modèle organisationnel). Si aucune ne s’applique, revoir et mettre à jour la description d’emploi unique, ce qui nécessitera l’autorisation du directeur du CECOC.
- DENI : Confirmer le champ de travail et le niveau. Si cela ne correspond pas, appliquer la DENI appropriée (champ de travail, niveau, modèle organisationnel)
- Des informations sur l’ensemble de produits du DPI sont disponibles sur le site GCpedia
La conversion IT est une opportunité de maximiser les avantages de la série DPI !
Conversion PA
Mises à jour en vue de la conversion de classification prévue pour le groupe professionnel PA
Projet de révision des DENs ministérielles entamé
Le CECOC a invité la gestion à procéder avec la mise à jour des descriptions d’emploi attribués au groupe PA qui ne sont plus actuelles. Selon la politique du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) au SCT et les principes de conversion adoptés à EDSC, les mises à jour doivent être effectuées à partir de descriptions d’emploi normalisées (DENs) dans la mesure du possible. Les descriptions d’emploi unique seront traitées par exception selon l’approbation du directeur du CECOC.
Produits de communication développés pour les consultations
Afin de réduire la charge de travail de la gestion, le CECOC a commencé à lancer des consultations auprès de la gestion et employés pour favoriser l’utilisation de DENs actuelles ou l’élaboration de nouvelles DENs. À cette fin, le CECOC fourni aux gestionnaires les outils nécessaires pour leur consultation avec les employés, selon les ententes de consultation avec les syndicats concernés.
Initiation de partenariat avec les autres ministères
Dans le but de réduire la charge de travail de l’ensemble de la fonction publique, les ministères sont appelés à partager leurs DENs ministérielles dans le système d’information sur la classification des postes (SIPC+). De plus, les Services partagés Canada (SPC) ont lancé une invitation aux ministères pour coordonner les efforts des ministères afin de réduire le dédoublement du travail (par exemple si un ministère travaille sur une série d’emplois, les autres ministères pourront en bénéficier, au lieu de travailler sur la même série d’emplois).
Pré-évaluation PA des DEN à jour
Le CECOC a lancé l’évaluation des descriptions d’emploi normalisées actuelles avec la nouvelle Norme d’évaluation des emplois du groupe PA. De plus, tous les emplois attribués au groupe PA, qu’ils soient nouveaux ou soumis pour mise à jour, seront évalués avec la norme actuelle applicable ainsi qu’avec la nouvelle Norme PA.
Pour toutes suggestions ou pour proposer des sujets, veuillez communiquer avec nous par l'intermédiaire de notre boîte de réception générique : nc-nwdb-bdtn-gd@hrsdc-rhdcc.gc.ca.