Application Web du Centre de Services en Ressources Humaines (CSRH)

Guide de l’utilisateur pour les clients

Version 1.10

Historique des révisions

Quelle est l’utilité du guide?

Ce guide apporte les renseignements nécessaires pour exécuter les fonctions qui vous sont disponibles et ajoute des conseils sur les différentes bonnes pratiques à avoir dans l’utilisation de l’application Web.

Acronymes

Certains acronymes seront utilisés afin d’alléger le texte de ce guide. Reportez-vous à cette section si vous n’êtes pas certains de ce qu’un de ces acronymes représente.

Icônes utilisées dans ce guide d’utilisateurs

Vous rencontrerez 3 types d’icônes lorsque vous parcourrez ce guide. Chacune de ces icônes vous partage de l’information sur un volet différent. Le rôle de chaque icône est décrit dans la colonne droite.

Icone

Icone	Description
	Renseigne le lecteur sur l’envoi et la réception des courriels automatisés générés par l’application.
	Apporte des renseignements au lecteur sur les limitations et réactions de l’application au travers des étapes effectuées.
	Partage des trucs, astuces et conseils visant à simplifier l’utilisation de l’application Web du côté client.

Application Web du CSRH

Client

1.1 Présentation de la page d’accueil

De la page d’accueil, vous pourrez consulter les annonces et vous pourrez initier une demande à partir d’un formulaire vierge.

Figure 1-1: Page d’accueil du CSRH

1.2 Présentation de « Mes demandes »

Une nouvelle version de l’écran « Mes demandes » a été développée et est maintenant accessible pour les clients.

Figure 1-2: Affichage du nouvel écran « Mes demandes ».

1.3 Comment accéder au nouvel écran « Mes demandes »

Figure 1-3: Le lien « ici » mène à la nouvelle page « Mes demandes ».

1.4 Comment mettre le nouvel écran « Mes demandes » par défaut

Figure 1-4: Le bouton radio « Oui » identifiera le nouvel écran « Mes demandes » par défaut

1.5 Comment remettre l’écran original « Mes demandes » par défaut

2.0 Formulaires de demandes

Client

2.1 Aperçu des formulaires de demandes

La soumission d'un formulaire de demande exige que tous les champs obligatoires soient remplis. Ces champs sont marqués par un petit astérisque. L'omission de remplir un champ obligatoire vous empêchera de soumettre le formulaire de demande et vous recevrez un message d'erreur applicable.

Un guide du gestionnaire est aussi inséré dans le coin supérieur droit de tous les formulaires de demandes spécifiques et fournit les détails propres à ce type d’action.

2.2 Utiliser le carnet d’adresses d’un formulaire de demande

• Répétez les étapes 2 à 5 si vous souhaitez ajouter plusieurs contacts à un formulaire de demande.
• Cochez la case Moi afin d’insérer votre nom dans un champ ou cliquez le X rouge si vous désirez y supprimer le nom inséré.
• Les champs du gestionnaire subdélégué et contact alternatif ne peuvent avoir le même utilisateur identifié.

Avez-vous de la difficulté à retrouver le nom d’un employé?

Tapez le début du nom de famille suivi d’un astérisque * afin d’afficher tous les noms de famille débutant par cette partie. Cette fonction est utile pour les noms composés ou comportant une apostrophe.

Qu’est-ce que je fais si le carnet d’adresses ne veut pas ouvrir?Certaines barres d’outils/recherche dans Internet Explorer bloquent la fonctionnalité qui permet d’ouvrir le carnet d’adresses. Comment y remédier? Contactez l'Infoservice national afin de demander qu'un technicien sur place désinstalle la barre d'outils incompatible de votre navigateur et qu'il s'assure au redémarrage de l’ordinateur que le Pop-up Windows est fonctionnel.

Figure 2-1: Carnet d’adresses accessible à partir du formulaire de demande.

Figure 2-2: Entrez le nom de famille puis le prénom, séparés par une virgule et cliquez sur Rechercher.

Figure 2-3: Choisissez un nom et cliquez Ok.

2.3 Ajouter des documents à un formulaire de demande

La soumission d'une demande et la fonctionnalité permettant de joindre des documents sont désormais effectuées en une seule étape.

Figure 2-4: Section pour joindre des documents

2.4 Finaliser la demande

Un courriel de confirmation est envoyé à l’initiateur de la demande, aux contacts alternatifs et au gestionnaire identifié dans la demande.

2.5 Gabarits et ébauches

Tous les employés qui souhaitent initier une demande ont la possibilité de :

• Sauvegarder comme gabarit – pour une utilisation future multiple. Une fois la demande retrouvée et soumise, les champs identifiés avant l'enregistrement en tant que gabarit reviennent à la même valeur.
• Sauvegarder comme ébauche – pour une utilisation future unique. Vous pouvez récupérer la demande pour la finaliser et une fois celle-ci soumise, l’ébauche disparaît de la section Gabarits et ébauches.

2.5.1 Enregistrer un formulaire de demande en tant que gabarit ou ébauche

Si vous avez des types de demandes courants pour lesquels le lieu de travail est requis mais est absent de notre liste, vous pouvez créer et enregistrer un gabarit avec des informations génériques. Ces champs n'auront à être remplis qu'une seule fois.

Figure 2-5: Tapez un nom pertinent pour votre gabarit ou ébauche.

2.5.2 Accéder à un formulaire de demande enregistré en tant que gabarit ou ébauche

Une fois que vous y avez accédé, vous pouvez enregistrer ce gabarit ou cette ébauche en tant que nouveau gabarit ou ébauche ou vous pouvez soumettre la demande.

2.5.3 Supprimer un formulaire de demande enregistré en tant que gabarit ou ébauche

À titre de bonne pratique, nous invitons les clients à effectuer un nettoyage et à supprimer les gabarits et les ébauches lorsqu'ils ne sont plus utilisés ou lorsqu'ils ont été enregistrés il y a longtemps. De cette manière, vous serez assurés que vous avez toujours la version la plus récente des formulaires de demande.

Figure 2-6: Utiliser le X pour supprimer un gabarit ou une ébauche enregistrée.

3.0 Gestion des demandes

Client

3.1 Afficher les détails d’une demande soumise

3.2 Afficher l’état (statuts) d’une demande

Vous y trouverez le nom des centres d’affaires, du leader et du ou des collaborateurs travaillant sur la demande, ainsi que le statut de chacun de ces centres d’affaires. Plusieurs centres d’affaires pouvant travailler simultanément sur votre demande, il est important de consulter cette section pour obtenir les statuts en temps réel sur votre demande.

Figure 3-1: Le + pour voir les statuts d’une demande.

Figure 3-2: Information sur l’état d’une demande.

3.3 Comprendre le statut d’une demande

3.4 Modifier une demande soumise

Un formulaire de demande peut être modifié à partir du moment où il est soumis jusqu'au moment où le statut passe à « En traitement » ou lorsque les RH utilisent le statut « Retournée au client ». Si vous souhaitez modifier une demande en cours de traitement, vous devez contacter la personne qui traite votre demande par courriel ou par téléphone (voir 3.2 Afficher l’état (statuts) d'une demande).

Un courriel de confirmation sera envoyé au gestionnaire, aux contacts alternatifs, à l’initiateur de la demande, au leader et aux collaborateurs si la demande est assignée.

Figure 3-3: Bouton de mise à jour pour enregistrer les modifications apportées à une demande

3.5 Modifier une demande retournée au client

Dans les cas où une demande est retournée au client pour modification, le client recevra un courrier automatisé avec une justification indiquant les informations à mettre à jour sur le formulaire de demande.

Un courriel de confirmation sera envoyé au gestionnaire, aux contacts alternatifs et à l’initiateur de la demande.

Il est important de sélectionner le bouton d'option Oui lors de la dernière mise à jour d'une demande afin de renvoyer la demande aux RH pour traitement.

Figure 3-4: Fenêtre contextuelle demandant si les modifications sont finalisées.

3.6 Utiliser un formulaire déjà soumis pour présenter une nouvelle demande

Un courriel de confirmation sera envoyé au gestionnaire, aux contacts alternatifs et à l’initiateur de la demande.

Figure 3-5: Les documents figurant sur le formulaire de demande avant de sélectionner le bouton « Soumettre comme nouvelle » ne seront pas transférés avec la nouvelle demande.

3.7 Ajouter des documents à une demande soumise

À tout moment dans le traitement d’une demande, un client peut ajouter des documents au formulaire.

Figure 3-6: Utilisez le bouton « Enregistrer documents » pour télécharger des documents dans la demande.

3.8 Annuler une demande soumise

Une demande peut être annulée tant que son statut n'est pas « résolue », « en attente de signature » ou « document signé ». Contactez le leader de votre demande si vous ne pouvez pas l'annuler afin qu'il vous la retourne pour l'annuler.

Un courriel de confirmation sera envoyé au gestionnaire, aux contacts alternatifs, à l’initiateur de la demande, au leader et aux collaborateurs si la demande était assignée.

Figure 3-7: Champ de note et bouton d'annulation pour retirer une demande.

3.9 En attente de signature - Récupération des documents reçus

Les documents requis qui doivent être complétés, signés et retournés sont envoyés au client de deux manières différentes. Ils sont insérés dans un courriel automatisé et sont également placés dans la demande lorsque le statut devient « En attente de signature ». Voici comment récupérer ces documents:

Devez-vous demander une modification sur un document prêt à être signé?

Si un document nécessite des modifications, il est important de ne pas le télécharger dans la section Document signé. Contactez le leader de votre demande afin qu'il puisse rappeler et renvoyer la demande avec les documents modifiés.

Figure 3-8: Les documents sont récupérés au bas de la demande.

3.10 En attente de signature – Retour des documents requis

S'il existe plusieurs boutons pour télécharger des documents signés, veillez à télécharger un document pour chaque bouton Insérer le document signé.

Figure 3-9: Si plusieurs documents doivent être insérés à l'emplacement du document signé, veillez à télécharger un document pour chaque bouton « Insérer le document signé ».

3.11 Filtrer les demandes soumises

Figure 3-10: Utilisez le filtre « Statut » pour rechercher uniquement les demandes soumises « En attente de signature ».

3.12 Trier les demandes soumises

Figure 3-11: Utilisez le « Nom de l'employé » pour trier les demandes sur la page « Mes demandes ».

3.13 Rechercher une demande par son numéro d'identification

Figure 3-12: Insérez le numéro de demande spécifique pour voir le sommaire de la demande.

3.14 Afficher uniquement les demandes actives

Figure 3-13: Cochez la case pour ne voir que les demandes toujours actives.