Diffusion de documents dans les régions désignées bilingues à des fins de langue de travail

Dans les régions désignées bilingues à des fins de langue de travail, la gestion devrait :

1. inciter les employés à rédiger les documents de travail dans la langue officielle de leur choix;
2. intégrer le processus de traduction le plus tôt possible dans la planification de la rédaction des documents.

Les communications écrites au sein des institutions fédérales, ou entre elles, doivent refléter l'égalité de statut des deux langues officielles. C'est en fonction de leur utilisation finale que l'on décidera de les produire dans les deux langues officielles ou dans l'une ou l'autre des langues alternativement.

Lorsque les documents (ébauches incluses) sont diffusés aux fins de consultations ou discussions, ils doivent être dans les deux langues officielles :

• lorsque la diffusion se fait à l'échelle du pays;
• lorsque la diffusion se fait dans les régions bilingues et que les employés consultés appartiennent aux deux groupes linguistiques.

Les documents (ébauches incluses) peuvent être diffusés, à des fins de consultations, dans une seule langue officielle seulement lorsque la diffusion en est limitée, à condition :

• que le principe d'alternance soit respecté, c'est-à-dire que les documents sont produits dans l'une ou l'autre des langues officielles alternativement; et
• qu'il y ait une invitation aux employés à fournir des commentaires dans la langue officielle de leur choix.
  • Il est fortement recommandé que le bureau ou l'auteur responsable de ce document indique clairement sur le document qu'il s'agit d'une diffusion limitée.

  Rappel : Ces documents devront être dans les deux langues officielles s'il y a une possibilité qu'ils soient diffusés à un groupe de plus grande envergure et/ou que la préférence linguistique de ces employés est connue