Calendrier de conservation et de disposition à EDSC – Projet REBACP

Le projet REBACP est une réponse aux lacunes en matière de conservation et de disposition de l'information à EDSC. Le projet de tenue de dossier (PDTD), fut une première initiative lancée en 2015 et impliquait un niveau de détail et d'analyse tellement méticuleux qu'il était estimé que le projet aurait pris plus de 20 ans à être complété. Ainsi, la Direction générale de l'innovation, de l'information et de la technologie (DGIIT) a modifié son approche afin d'obtenir des résultats mieux adaptés aux besoins de EDSC et surtout, plus rapidement.

Objectifs :

• Déterminer la valeur archivistique de l'information d'EDSC
• Établir les calendriers de conservation pour le ministère en entier

Principes et méthodologie :

• Approche AGILE
• Approche au niveau de l'entreprise (standardisée)
• Calendriers de conservation simplifiés

Autorité en matière d'évaluation archivistique et périodes de conservation :

EDSC a la pleine autorité sur le contenu de nature non-archivistique et a la responsabilité de déterminer les périodes de conservation pour l'entièreté de l'information de son ministère. Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a l'autorité complète au sujet de la détermination de la nature archivistique de l'information et EDSC agit seulement à titre de collaborateur.

Projet débuté en décembre 2020 et terminé au cours de l'été 2021.

Résultats :

• Confirmation que la méthodologie développée dans le cadre du projet fonctionne
• Calendriers de conservation approuvés par tous les programmes actifs du Programme de travail (pour la fonction de la gestion de programme)
• Formulation de leçons apprises pour les prochaines étapes du projet REBACP

L'information est un atout stratégique au sein du gouvernement et il est important de le gérer efficacement. Le calendrier de conservation est un outil essentiel pour une saine gestion de l'information d'un ministère.

Celui-ci établit la durée de temps pendant laquelle l'information créée ou capturée doit être conservée avant que le ministère en fasse la disposition (destruction ou transfert de l'information à BAC).

Le contenu du calendrier de conservation est basé sur les besoins suivants :

• Opérationnels
• Juridiques / Régulateurs
• Financiers
• Contractuels
• De Confidentialité
• Autres besoins

Le Guide d'évaluation archivistique et de conservation de l'information (GEACI) est le calendrier de conservation créé dans le cadre du projet REBACP afin de simplifier la présentation et la compréhension des périodes de conservation.

Celui-ci permet d'identifier :

• Le statut archivistique de l'information
• Les périodes de conservation liées aux activités du ministère

Le GEACI devrait répondre à environ 80% de vos questions relatives aux périodes de conservation et à la disposition. Cette version contient :

• Fonctions
• Sous-fonctions
• Activités
• Niveau d'autorité du calendrier de conservation
• Statut archivistique
• Périodes de conservation

Si vous désirez plus de détails, le GEACI enrichi est à votre disposition.

Le GEACI enrichi est une version plus détaillée du GEACI qui offre des définitions des fonctions, sous-fonctions et des activités. Il ajoute de l'information en rapport avec l'autorité du calendrier de conservation, ainsi que des détails reliés aux documents de nature archivistique et ce qui doit être transféré à Bibliothèque et archives Canada (BAC). Il présente un calendrier distinct pour chaque grande fonction d'EDSC et un onglet supplémentaire pour les programmes individuels du ministère. Il contient :

• Fonctions
• Sous-fonctions
• Activités
• Niveau d'autorité du calendrier de conservation et la direction générale
• Statut archivistique et identification du contenu archivistique
• Périodes de conservation et déclencheur des périodes de conservation

Suite à la réussite du projet pilote, la prochaine étape sera d'établir un plan d'action afin de poursuivre le projet pour le ministère en entier. Les responsables en gestion de l'information des diverses directions et programmes seront consultés afin d'établir les priorités.

Le projet REBACP devrait être terminé d'ici mars 2023.

Pour toute question, n'hésitez pas à contacter les responsables ou agents en gestion de l'information de votre direction générale ou région.