Organiser votre information

Les normes communes relatives à l'organisation et au stockage de l'information permettent d'obtenir les résultats suivants :

• Réduire le temps passé à essayer de trouver l'information, à vérifier son exactitude et sa pertinence ou à déterminer les incohérences.
• Réduit les dédoublements et le volume.
• Améliore la collaboration.
• Améliore l'utilité et l'accessibilité de l'information dans l'ensemble du ministère – cessons de réinventer la roue!

Suivez les lignes directrices ci-dessous afin d'organiser de façon appropriée les documents et les courriels à valeur opérationnelle que vous recueillez, créez et recevez dans le cadre de vos activités opérationnelles :

1. Enregistrez vos documents dans un emplacement central (p. ex. SharePoint) qui est utilisé par votre équipe.
2. Adoptez le principe d'ouverture par conception garantissant la protection des documents privés et confidentiels.
3. Établissez une structure de dossier qui est claire et facile à suivre et qui reflète vos fonctions et vos activités professionnelles. Discutez avec le responsable de la GI ou le agent en GI de votre direction générale ou région de la mise en œuvre d'une structure de classification de fichiers pour vous aider à organiser vos ressources documentaires de manière cohérente.
4. Indiquez clairement le nom de vos documents et de vos courriels afin d'en faciliter la recherche, l'accès et l'utilisation :
   • Soyez clair, cohérent et descriptif
   • Insérez la date
   • De quel type de document s'agit-il? (p. ex. note d'information, rapport, présentation)
   • Quel en est le sujet? (sujet du document)
   • Qui est le public cible? (p. ex. comités, organisations)