Glossaire des termes

Un emplacement central est où l’information est entreposée, accessible et entretenue.

La disposition est le processus qui permet aux institutions fédérales de disposer des documents qui sont sans valeur opérationnelle, soit en permettant leur destruction (cette décision est laissée à la discrétion des institutions), soit en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada, soit en consentant à leur aliénation du contrôle de l'administration fédérale. Ces décisions sont fondées sur des évaluations effectuées par des archivistes.

Source : Gestion de l'information et disposition des documents du gouvernement

L'autorisation de disposer est l'instrument qui permet aux institutions fédérales de disposer de documents qui n'ont plus aucune utilité opérationnelle, en autorisant leur destruction (à la discrétion des institutions), en demandant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada, ou en convenant de l'aliénation du contrôle que le gouvernement du Canada exerce sur eux.

Source : Directive sur la tenue de documents

L'outil de suivi pour l'élimination permet d'appuyer le suivi du processus d'élimination des ressources documentaires au sein des différents secteurs de programme d'Emploi et Développement social Canada. Le but principal de l'outil de suivi pour l'élimination est de fournir un inventaire complet et à jour des ressources documentaires à valeur opérationnelle et des documents d'archives qui ont été éliminés. L'outil offre également la possibilité de recueillir des données statistiques à l'intention du dirigeant principal de l'information afin d'assurer l'exactitude des rapports produits sur les progrès du Ministère relatifs au Cadre de responsabilisation de gestion et destinés au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Source : Outil de suivi pour l'élimination

Un système de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD) est un système automatisé utilisé pour la gestion, la protection et la conservation des ressources documentaires, et ce, de leur création à leur élimination. Ce type de solution permet aux employés d'accéder aux ressources documentaires, de les utiliser et de les éliminer d'une manière systématique et vérifiable, en fonction d'un mécanisme de gestion, afin de garantir la responsabilisation et la transparence en matière d'exécution de programmes et de prestation de services.

Un document électronique est une ressource documentaire enregistrée sur un ordinateur qui est produite ou reçue dans le cadre du lancement, de la réalisation ou de l'achèvement d'une activité d'une organisation ou d'une personne.

Les exemples de documents électroniques comprennent notamment les messages courriel, les documents en traitement de texte, les feuilles de calcul électroniques, les images numériques et les bases de données.

Document vital pour le maintien ou le rétablissement des fonctions critiques de l'institution.

Source : Politique sur la gestion de l'information

Les outils d'évaluation génériques (OEG) fournissent aux institutions du gouvernement du Canada un point de départ pour satisfaire à deux exigences clés de la Directive sur la tenue de documents (2009) du Secrétariat du Conseil du Trésor, à savoir la désignation des ressources documentaires à valeur opérationnelle et l'établissement des spécifications relatives à la conservation.

Source : Outils d'évaluation génériques

Les structures des éléments d'information d'une organisation, leurs interdépendances, ainsi que les principes et les lignes directrices régissant leur conception et leur évolution au fil du temps. L'architecture d'information permet de partager, de réutiliser, de recouper horizontalement et d'analyser l'information.

Source : Politique sur la gestion de l'information

Discipline qui oriente et appuie une gestion efficace et efficiente de l'information et des données au sein d'un organisme, depuis l'étape de la planification et de l'élaboration des systèmes jusqu'à celle de l'élimination de l'information ou de sa conservation à long terme.

Source : Politique sur la gestion de l'information

Ensemble de règles de configuration de base pour toutes les mises en œuvre du système de gestion électronique des documents et des dossiers et de GCdocs du gouvernement du Canada. Configuration par défaut de toutes les instances de GCdocs mises en œuvre par l'intermédiaire du Bureau de gestion des projets d'entreprise (Travaux publics et Services gouvernementaux Canada). Met en application la Norme pour les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD) : « Veiller à ce que des solutions de GEDD communes, et cohérentes et rentables soient mises en œuvre pour répondre aux exigences en matière de tenue de documents ».

Site : Base commune de gestion de l'information (BCGI) à l'appui de la mise en œuvre du SGEDD (GCpédia)

Employé qui assume des rôles et des responsabilités exigeant des connaissances, des compétences et des aptitudes propres à une fonction de gestion de l'information comme celles liées à la gestion des dossiers et des documents, aux services de bibliothèques, à l'archivage, à la gestion des données, à la gestion du contenu, aux renseignements d'affaires et à l'aide à la décision, à l'accès à l'information, à la protection de l'information et à la confidentialité des renseignements.

Le spécialiste fonctionnel en gestion de l'information soutient les objectifs et les programmes ministériels en ayant recours à la planification, aux outils et aux services qui fournissent une information précise, fiable, à jour et complète aux personnes pertinentes, dans un format adéquat et en temps opportun.

Source : Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information

Tout document, publié ou non, sans égard à l'origine des communications, au format de l'information, au mode de production ou au support d'enregistrement. Les ressources documentaires englobent :

• les documents textuels (notes de service, rapports, factures, contrats, etc.);
• les documents électroniques (courriels, bases de données, Internet, intranet, données, etc.);
• les nouveaux supports de communication (messages instantanés, wikis, blogues, balados, etc.);
• les publications (rapports, livres et revues) les films, les enregistrements sonores, les photographies, l'art documentaire, les graphiques, les cartes et les artéfacts.

Source : Directive sur la tenue de documents

La Directive sur la tenue de documents définit une ressource documentaire à valeur opérationnelle comme des documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu'ils permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation.

Source : Directive sur la tenue de documents

Ressources documentaires ayant une importance et une pertinence à long terme pour la société canadienne. Par exemple, documents gouvernementaux qui ont une valeur historique ou archivistique.

« Ressources documentaires de valeur archivistique sont parfois appelées ressources documentaires de valeur continue ».

Directive sur la tenue de documents : Directive sur la tenue de documents

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) réunit les collections, les services et le personnel de deux anciennes institutions, la Bibliothèque nationale du Canada et les Archives nationales du Canada. Tel que libellé dans le Préambule de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de BAC consiste à : préserver le patrimoine documentaire pour les générations présentes et futures; être une source de savoir permanent accessible à tous, et qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada; faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir et être la mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

Site : Bibliothèque et Archives Canada

Une règle d'affectation des noms est un cadre pour la désignation de vos fichiers de manière à décrire ce qu'ils contiennent et leur lien avec d'autres fichiers. Ces éléments pourraient comprendre notamment la date de création, le nom de l'auteur, le nom du projet, le nom d'une section ou d'une sous section du projet, la version du fichier, etc.

Un bureau de première responsabilité (BPR) est une institution fédérale (un ministère, une agence, un conseil, un bureau ou une commission) disposant du pouvoir et de la responsabilité requis pour assurer, au nom du gouvernement du Canada, une fonction spécifique assignée au moyen d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'un mandat.

Source : Disposition des documents gouvernementaux : Foire aux questions (FAQ)

Les documents sur papier sont des documents physiques produits ou reçus dans le cadre du lancement, de la réalisation ou de l'achèvement d'une activité d'une organisation ou d'une personne, p. ex. un document signé, une photo, une microfiche.

Par « publication », on entend tout document de bibliothèque mis à la disposition – quel que soit le média, la forme ou le support utilisé, notamment imprimé, enregistrement ou en ligne – du grand public ou d'un segment particulier du public, par abonnement ou autrement, en de multiples exemplaires ou à plusieurs endroits, à titre gratuit ou contre rémunération.

Source : Politique sur la gestion de l'information

Aux fins de la présente directive, les documents ont trait à de l'information, quel qu'en soit le support ou le format, qui a été créée, reçue et qui est maintenue par une organisation ou une personne, pour des raisons opérationnelles, conformément aux obligations juridiques, ou pour s'acquitter de ces deux dernières responsabilités.

Source : Directive sur la tenue de documents

Les autorisations de disposer de documents (ADD) définissent les modalités relatives à la disposition des documents et ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et fournissent une liste ou une description de certains de ces documents et RDVO qui sont réputés posséder une valeur historique ou archivistique (ils sont maintenant appelés « ressources documentaires à de valeur archiviste [RDVA]) et qui doivent être transférés à Bibliothèque et Archives du Canada à la fin de leur période de conservation.

Cadre de responsabilisation et de gérance dans lequel les ressources documentaires sont créées ou acquises, saisies et gérées comme un actif opérationnel essentiel et une ressource du savoir à l'appui d'un processus décisionnel efficace et de la réalisation de résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.

Source : Directive sur la tenue de documents

Renseignements en double utilisés pour faciliter les activités quotidiennes. Par exemple :

• Articles de journaux et publications créés à l'extérieur du ministère et accessibles sur le réseau intranet.
• Copies de rapports ou de documents créés à l'extérieur d'Emploi et Développement social Canada.

Environnement de conservation des ressources documentaires à valeur opérationnelle. Comprend l'espace de stockage physique ou virtuel et l'infrastructure connexe liée à son maintien. Des règles opérationnelles pour la gestion des ressources documentaires contenues dans un dépôt doivent être établies, et le contrôle exercé doit être suffisant pour que les ressources soient authentiques, fiables, accessibles et utilisables de façon continue.

Source : Directive sur la tenue de documents

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d'évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Les délais de conservation ont été déterminés après un examen approfondi de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, de la Politique sur la gestion de l'information, de la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information et de la Directive sur la tenue de documents.

Source : Bibliothèque et Archives Canada - Gestion de l'information

Qu'est-ce qu'un calendrier de conservation?

L'information est un atout stratégique au sein du gouvernement et il est important de la gérer efficacement. Le calendrier de conservation est un outil important pour une saine gestion de l'information de son ministère.

Celui-ci établit la durée de temps durant laquelle l'information créée ou capturée doit être conservée avant que le ministère en fasse la disposition.

Le contenu du calendrier de conservation est basé sur les besoins suivants :

• Opérationnel
• Juridique / règlementaire
• Financier
• Contractuel
• En matière de confidentialité
• Autres besoins

Les documents éphémères sont les ressources documentaires qui sont nécessaires pendant une période limitée, pour s'occuper des affaires courantes ou rédiger d'autres documents. Ils ne comprennent pas les documents dont les institutions gouvernementales et les ministères ont besoin pour surveiller, soutenir ou documenter l'exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions ou rendre compte des activités du gouvernement.

Exemples et définitions pour les documents éphémères

Les documents éphémères ne sont pas des documents à valeur opérationnelle. Ils peuvent inclure des copies ou des exemplaires de documents conservés dans le dépôt d'une institution gouvernementale, mais ne comprennent pas les documents requis pour surveiller, soutenir ou documenter l'exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions ou rendre compte des activités du gouvernement.

(Source : Autorisation de disposition de documents éphémères # 2016/001, paragraphe A.2)