Outil de suivi pour la disposition (OSD)

Objectifs de l'outil de suivi pour la disposition

  • Fait un suivi de l'élimination des ressources documentaires (RD) au sein d'EDSC.
  • Appuie EDSC en signalant les éliminations ministérielles planifiées et complétées comme demandé par le Conseil du Trésor.
  • Conforme au CRG (cadre de responsabilisation de gestion).
  • Centralise l'élimination de l'information et permets à tous les employés d'EDSC d'accéder à l'inventaire.

Le système automatisé officiel utilisé pour capturer la disposition des ressources d'information électroniques et physiques. Visiter le glossaire Directive sur la tenue de documents pour plus de renseignements.

Comment ça fonctionne

Complétez la disposition en trois simples étapes :

Préparez la soumission

Préparez l'inventaire des RD ; la méthodologie varie dépendamment du format. Créez une nouvelle demande dans l'outil, attachez l'inventaire et envoyez pour approbation.

Recevez l'approbation exécutive

Lorsque l'exécutif reçoit la demande, ils devront répondre à quatre question attestant qu'ils sont dans un poste exécutif, que l'information est libre d'avis de préservation ou de demande d'accès à l'information, que l'information est précise et que la disposition peut procéder, ainsi que prendre la responsabilité sur l'action de disposition.

Disposez

Lorsque l'exécutif a autorisé l'action de disposition, la personne qui a soumis la demande recevra un courriel leur avisant de l'approbation. Une fois que le courriel est reçu, la personne qui a soumis la demande peut procéder à disposer de l'information identifié dans l'inventaire de RD. Lorsque la disposition est complétée, la personne qui a soumis la demande doit retourner à la demande pour insérez la date de disposition. Seulement lorsque ceci sera fait que la demande sera vu comme étant complété.

Utilisation de l'outil de suivi pour la disposition

Sur le site Outil de suivi pour la disposition, naviguez à la page d'accueil de votre direction générale/région en sélectionnant votre Direction générale ou votre région dans le menu de gauche. Consultez le « Guide pour l'OSD » sur le côté gauche de la page si vous avez de la difficulté.

Formation OSD

La nouvelle version de l'outil a été créé de façon intuitive pour les usagers. Si vous avez des difficultés, la première étape est de consulter le guide. Si vous avez encore du trouble avec certaines sections spécifiques, transmettez votre demande au compte de messagerie Entreprise GI: gestioninformation-informationmanagement@hrsdc-rhdcc.gc.ca et identifiez ce qui vous cause de la difficulté (ex : FileScan, processus d'approbation).