Bienvenue dans Office 2016

Commencez par trouver Microsoft Office 2016 dans votre menu Démarrer de Windows :

1. Cliquez sur Tous les programmes.
2. Sélectionnez Microsoft Office 2016 pour voir tous les logiciels auxquels vous avez accès.

Sélectionnez une ou deux options, soit le logiciel que vous utilisez le plus souvent, et prenez le temps de vous familiariser avec sa nouvelle apparence – voyez aussi quels sont les aspects qui sont restés les mêmes.

• Il se peut que certains logiciels connexes ne soient pas installés immédiatement (p. ex. Access 2016, Entrust, InfoPath 2013) Attendez 48 heures avant de communiquer avec l'InfoService national au sujet d'une fonction manquante. N'oubliez pas qu'il est important de redémarrer (et non d'arrêter) votre ordinateur à la fin de chaque journée de travail pour que votre ordinateur reçoive ces logiciels et autres mises à jour.
• Si un élément important semble être manquant, ou si l'apparence du logiciel a beaucoup changé, c'est probablement parce que vous aviez modifié un élément personnalisable dans Office 2010, et vous devrez le modifier encore une fois dans Office 2016. Consultez la section « Personnalisation » (page 8), qui présente les éléments les plus probables et qui explique comment les modifier comme vous le souhaitez.
• Microsoft Lync a été remplacé par Skype Entreprise. Certaines icônes et options ont une apparence légèrement différente, mais le principe est le même : la messagerie instantanée est offerte à tous, et si vous utilisiez auparavant les fonctions de partage du bureau et de vidéoconférence, vous aurez toujours accès à ces fonctions.
• Microsoft OneNote !Ce logiciel est maintenant offert avec les autres logiciels d'Office 2016 dans votre menu Démarrer. Si vous ne connaissez pas déjà ce logiciel, notre guide Bienvenue à OneNote, vous le présentera étape par étape pour que vous puissiez apprendre à l'utiliser dans le cadre de votre travail.
• Les fichiers d'anciens formats Office : comme mesure de sécurité, certains de vos anciens fichiers pourraient s'ouvrir en mode protégé, ou s'ils sont très anciens, il pourrait être impossible de les ouvrir. Si vous devez accéder à un fichier sauvegardé dans ces anciens formats, vous devriez soumettre une demande en ligne à l'InfoService national afin d'obtenir leur aide. Remarque: les feuilles de calcul Excel qui incorporent des tableaux croisés dynamiques doivent premièrement être mises à niveau avant de pouvoir être ouvertes dans Excel 2016.
• Modèles ministériels : Ces modèles sont offerts dans Office 2016 pour Word, Excel et PowerPoint, comme auparavant, toutefois il se pourrait que vous ne les voyiez pas immédiatement. Sélectionnez le menu Fichier et choisissez Nouveau dans le menu de gauche afin de trouver les six dossiers de modèles. À la première ouverture de ces dossiers, ils peuvent sembler vides. Dans la section supérieure, sélectionnez le mot Accueil pour retourner à la liste de dossiers. Ouvrez ce dossier à nouveau et vous devriez trouver votre modèle.
• Utilisation de plus d'un ordinateur ? Dans ce cas, vous pourriez découvrir que certains paramètres de préférence d'Office 2016 ne seront pas transférés d'un ordinateur à un autre. Vous devriez ajuster les mêmes paramètres sur chaque ordinateur que vous utilisez.
• Les notifications du Portail de gestion des groupes pour approuver ou pour refuser des demandes ne fonctionnent pas en ce moment dans Outlook 2016, mais le travail pour rectifier la situation est en cours. Entretemps, vous devrez visiter le Portail de gestion des groupes pour répondre à ces demandes.
• SharePoint Designer : si vous utilisez ce logiciel, veuillez noter que vous ne pourrez plus le lancer à partir d'un site SharePoint après avoir reçu Office 2016. Pour repérer et pour ouvrir le concepteur : ouvrez le menu Démarrer de Windows, sélectionnez Tous les programmes et dans le dossier SharePoint, choisissez Microsoft SharePoint Designer. Une fois que vous avez ouvert le programme : sélectionnez le menu Fichier, puis du côté gauche, choisissez Sites et dans la section Ouvrir le site SharePoint, utilisez l'icône Ouvrir le site pour sélectionner et pour ouvrir votre site.

Nous arrivons maintenant à la partie intéressante : les nouvelles fonctions et caractéristiques d’Office 2016! La plupart des améliorations apportées dans Office 2016 sont subtiles, et vous découvrirez les améliorations mineures au fil du temps. Voici quelques-uns des progrès importants qui, selon nous, valent la peine d’être soulignés.

• Fonctions générales d'Office 2016

  Une fonction d'aide améliorée : Dites-nous ce que vous voulez faire

  Dans la plupart des logiciels d’Office 2016, la dernière option du ruban s’appelle Dites-nous ce que vous voulez faire. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir une description de l’aide que vous recherchez, comme dans une fonction d’aide habituelle. Toutefois, maintenant, au lieu de vous donner des instructions, le logiciel vous présentera immédiatement les options appropriées, comme si vous aviez sélectionné cette commande dans l’un des autres menus.

    Fonctions d'Outlook

  Joindre des fichiers aux courriels

  Outlook peut maintenant se souvenir de tous les fichiers que vous avez récemment ouverts sur votre ordinateur. Lorsque vous rédigez un courriel et sélectionnez Joindre un fichier (menu Message dans le ruban, groupe Inclure), Outlook affiche une liste des fichiers que vous avez récemment ouverts, au cas où vous voudriez joindre l'un de ces fichiers. Vous pouvez aussi cliquer sur Parcourir ce PC si vous devez choisir un autre fichier.

  Voir un aperçu des pièces jointes

  Lorsque vous ouvrez une pièce jointe, seul un menu limité apparaîtra en haut de celle-ci, et lorsque vous faites défiler le document, les pages se déplaceront latéralement plutôt que de haut en bas pour vous rappeler qu'il s'agit d'un aperçu protégé du contenu du fichier. Pour ouvrir la pièce jointe normalement, dans la barre de message jaune au haut de l'écran, vous devez cliquer sur le bouton Activer la modification (et n'oubliez pas que vous devez ouvrir seulement des pièces jointes venant d'expéditeurs de confiance!).

  Nouvelle réunion Skype

  Lorsque vous consultez votre calendrier Outlook, à l'onglet Accueil du ruban, vous pouvez sélectionner l'option Nouvelle réunion Skype lorsque vous organisez un événement auquel tous doivent participer par l'intermédiaire de Skype. Un hyperlien automatisé sera incorporé au message pour que tous les participants puissent vous rejoindre facilement au moment de la réunion.

  Lier OneNote à un événement de calendrier

  Lorsque vous sélectionnez un élément de calendrier dans Outlook, le menu du ruban est remplacé par Rendez-vous ou Série de réunions, et vous pouvez alors voir l'option Notes de réunion. Sélectionnez cette option pour ouvrir Microsoft OneNote. Il s'agit d'une méthode facile pour associer votre travail dans OneNote à un événement en particulier de votre calendrier.

    Fonctions de Word

  Modifier un document PDF

  Vous pouvez maintenant ouvrir et modifier un fichier PDF au moyen de Word, à condition que son créateur original ne l'ait pas protégé contre la modification. Pour ouvrir un fichier PDF, sélectionnez-le de la même manière qu'un document Word. Un message apparaîtra pour vous dire que « Word va maintenant convertir votre PDF en document Word modifiable » et que l'apparence du document pourrait être différente si celui-ci contient beaucoup d'images.

  Nouvelles fonctions de révision

  En plus d'insérer vos propres commentaires, vous pouvez également répondre au commentaire d'une autre personne. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Répondre au commentaire pour exprimer une opinion ou décrire toutes mesures que vous avez prises.

  Onglets « Création » et « Disposition » dans le ruban

  Si vous êtes très observateurs, vous avez peut-être remarqué que l'une des modifications des menus les plus importantes a été apportée dans Word. Les options qui se trouvaient auparavant dans un onglet combiné Mise en page sont maintenant divisées en deux nouveaux onglets appelés Création et Disposition.

    Fonctions de Skype

  Nouvelles émoticônes

  Skype reproduit en grande partie les fonctions de Microsoft Lync, mais ajoute également des éléments amusants, comme de nouvelles émoticônes animées pour vous aider à mieux vous exprimer et à personnaliser vos messages instantanés.

  Sauvegardez vos conversations par messagerie instantanée

  Vous ne trouverez aucune option de menu pour sauvegarder votre conversation par messagerie instantanée comme c'était le cas dans Lync, toutefois il est toujours possible de le faire en utilisant le raccourci clavier CTRL + S. Votre conversation sera sauvegardée dans le dossier Historique des conversations dans Outlook (ou si vous ne le trouvez pas à cet endroit, consultez le dossier Courrier indésirable).

    Fonctions d'Excel

  Recommandations de graphiques

  Sélectionnez la partie de votre feuille de calcul à partir de laquelle vous voulez générer un graphique. Ensuite, dans l'onglet Insertion dans le groupe Graphiques, sélectionnez Graphiques recommandés. Excel vous proposera le meilleur type de graphique pour les données que vous avez sélectionnées.

    Fonctions de PowerPoint

  Nouveaux types de graphiques

  Dans l'onglet Insertion du ruban, lorsque vous sélectionnez Graphique dans le groupe Illustrations, vous verrez qu'il y a de nouvelles options de types de graphiques, notamment Compartimentage, Rayons de soleil, Zone et valeur et Cascade.

Outlook 2016 ne se souviendra pas de vos préférences personnelles depuis la dernière version, ainsi, vous pourriez remarquer que certains éléments ont un aspect différent. Vous pouvez modifier presque tous les paramètres d'affichage pour donner au logiciel l'apparence à laquelle vous êtes habitué. N'hésitez pas à faire quelques expérimentations pour trouver de nouvelles préférences qui vous conviendront encore mieux.

Voici certains paramètres que vous pourriez vouloir rétablir ou modifier.

• Paramètres généraux d'Office 2016

  Code de couleurs

  Microsoft a mis en place un code de couleurs riche dans cette version d'Office (Outlook est bleu pâle, Word est bleu foncé, Excel est vert, etc.). Si le code de couleurs vous distrait, vous pouvez le désactiver :

  1. Vous trouverez cette option dans le menu Fichier de la plupart des logiciels de Microsoft Office. Dans Outlook, par exemple, sélectionnez le menu Fichier et cliquez sur Options dans le menu de gauche.
  2. Dans la fenêtre Options Outlook, sélectionnez Général dans le menu de gauche (si cette option n'est pas déjà sélectionnée).
  3. Dans la section Personnaliser votre suite de programmes Microsoft Office, sélectionnez l'option voulue dans le menu déroulant Thème Office (En couleur, Gris foncé ou Blanc). Ensuite, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer votre changement.

  Remarque : Malheureusement, il n'y a pas d'option permettant de réassigner des couleurs à chaque logiciel.

  Barre d'outils Accès rapide

  Il s'agit de la ligne d'icônes qui apparaît dans le coin supérieur gauche de tous les produits Office. Word, par exemple, offre des icônes d'accès rapide pour les commandes Enregistrer, Annuler et Répéter. Vous pouvez ajouter des icônes pour toute autre commande que vous utilisez fréquemment :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant se trouvant à côté des icônes d'accès rapide. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner toute option de la liste pour ajouter ou retirer les icônes.
  2. Pour voir une plus longue liste d'options :
     1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant se trouvant à côté des icônes d'accès rapide et sélectionnez Autres commandes.
     2. Dans la fenêtre Options, vous verrez Barre d'outils Accès rapide sélectionné du côté gauche. Vous verrez deux sections du côté droit : une qui présente les choix de commandes et une autre qui présente les commandes qui se trouvent actuellement dans votre barre d'outils Accès rapide. Utilisez les boutons se trouvant entre ces sections pour Ajouter ou Supprimer les commandes que vous sélectionnez.

  Remarque : Les nouvelles commandes que vous ajoutez apparaîtront seulement dans la barre d'outils Accès rapide du logiciel en cours d'utilisation. Vous devrez répéter ces étapes pour tout autre logiciel Office où vous voulez que cette commande apparaisse.

• Paramètres d'Outlook

  Paramètres d'affichage du courriel et du calendrier

  Vous pouvez modifier grandement l'affichage de vos courriels et de votre calendrier dans Outlook en sélectionnant différents paramètres d'affichage, en activant et en désactivant certains volets, etc. Voici deux exemples :

  Volet de lecture

  Le Volet de lecture affiche un aperçu du courriel ou de l'élément de calendrier actuellement sélectionné. Vous pouvez activer ou désactiver ce volet en vous rendant à l'onglet Affichage du ruban et en sélectionnant Volet de lecture dans le groupe Disposition.

  Barre des tâches

  La barre des tâches apparaît à droite et offre des sommaires pour un maximum de trois types d'information (éléments de calendrier, contacts et tâches). Vous pouvez ajouter ou supprimer chacun de ces sommaires en vous rendant à l'onglet Affichage du ruban et en sélectionnant Barre des tâches dans le groupe Disposition.

  Lancer Outlook en affichage de calendrier

  Lorsqu'Outlook s'ouvre, votre boîte de réception est le premier élément qui s'affiche. Si vous préférez commencer votre journée en voyant vos éléments de calendrier, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Sélectionnez Fichier dans le ruban. Dans le menu de gauche, sélectionnez Options.
  2. Dans la fenêtre Options Outlook, dans le menu de gauche, sélectionnez Options avancées.
  3. Dans la section Démarrage et fermeture d'Outlook, cliquez sur le bouton Parcourir. Sélectionnez le dossier Calendrier. Cliquez sur la suite de boutons OK qui s'affichent pour enregistrer cette modification.

  Modifier le premier jour de la semaine

  Outlook affichera le dimanche ou le lundi comme premier jour de la semaine dans votre calendrier. Si vous préférez l'autre option (ou tout autre jour) :

  1. Sélectionnez Fichier dans le ruban, puis sélectionnez Options dans le menu de gauche.
  2. Dans la fenêtre Options Outlook, sélectionnez Calendrier dans le menu de gauche.
  3. Dans la section Temps de travail, sélectionnez votre préférence dans le menu déroulant Premier jour de la semaine
• Quadrillage dans les listes de courriels

  Le quadrillage peut faciliter la navigation dans vos listes de courriels. Vous pouvez modifier ou supprimer ce quadrillage en suivant les étapes ci-dessous :

  1. Lorsque vous vous trouvez dans un dossier de courriel, cliquez sur l'onglet Affichage dans le ruban et, dans le groupe Affichage actuel, sélectionnez Paramètres d'affichage.
  2. Dans la fenêtre Paramètres d'affichage avancés, cliquez sur le bouton Autres paramètres…
  3. Dans la section Quadrillage et en-têtes de groupes, sélectionnez l'option que vous préférez dans le menu déroulant Style de trait (p. ex. aucun trait, petits points ou plein).

  Paramètres de OneNote

  Volet « Mon bloc-notes » (liste des blocs-notes ouverts)

  Si vous avez déjà utilisé OneNote, vous êtes peut-être habitué à voir le volet « Mon bloc-notes », une liste des blocs-notes ouverts qui facilite la navigation entre ceux-ci, du côté gauche de l'écran. Pour que cette liste demeure visible : sélectionnez le premier onglet en haut à gauche (c.à.d. le nom du bloc-notes actuellement ouvert) pour voir un menu déroulant. Dans le coin supérieur droit de ce menu, vous verrez une icône de punaise. Cliquez sur cette icône pour que le volet « Mon bloc-notes » demeure ouvert.

• Paramètres de Skype

  Conversations par onglets (une conversation par onglet)

  Skype regroupe toutes vos fenêtres de messagerie instantanée ouvertes en un élément dans la barre des tâches. Cela permet de gagner de l'espace, mais peut aussi rendre difficile le suivi de multiples conversations. Pour séparer ces conversations en différents éléments (comme vous en aviez probablement l'habitude avec Lync) :

  1. Dans la fenêtre principale de Skype, cliquez sur l'icône d'Options (engrenage) et sélectionnez Outils, puis Options.
  2. Dans la fenêtre Skype Entreprise – Options, sélectionnez MI dans le menu de gauche.
  3. Décochez la case Activer les conversations par onglets, puis cliquez sur le bouton OK pour que ce changement s'applique.

  Élargir ou abréger la liste des contacts

  Skype peut afficher votre liste de contacts en mode élargi, où vous verrez une image et deux lignes de description pour chaque personne. Vous pouvez abréger votre liste de contacts Outlook pour afficher une seule ligne par personne :

  1. Dans la fenêtre principale de Skype, cliquez sur l'icône d'Options (engrenage) et sélectionnez Outils, puis Options.
  2. Dans la fenêtre Skype Entreprise – Options, sélectionnez Liste des contacts dans le menu de gauche.
  3. Dans la première section, Afficher mes contacts avec, vous pouvez choisir d'afficher vos contacts avec une image et deux lignes de description, ou avec uniquement le nom du contact et une ligne de description. Cliquez sur le bouton OK après avoir fait votre choix.