Directive sur les services d’impression d’EDSC

1. Date d’entrée en vigueur et examen annuel

La présente directive, approuvée par le Comité de gestion ministériel (CGM) d’EDSC, est entrée en vigueur le 17 octobre 2012, et a été modifiée le 25 novembre, 2019. Elle sera l’objet d’examens annuels par la Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DGIIT).

2. Public cible

Cette directive s’applique à toutes les personnes (y compris les employés, les employés occasionnels et les entrepreneurs), à qui on a accordé l’accès au réseau électronique d’Emploi et Développement social Canada (EDSC). EDSC comprend Service Canada et le Programme du travail, appelés collectivement « le Ministère » ou désignés par l’adjectif « ministériel » ou « ministérielle ».

3. But de la directive

Cette directive définit l'accès et l'utilisation autorisés des dispositifs et des services d'impression, conformément aux exigences ministérielles relatives à la Stratégie fédérale de développement durable et à l'écologisation des opérations gouvernementales, et en appui à l'orientation de la Stratégie nationale de l'approvisionnement de Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) : Équipement de bureau (1^er avril 2012).

4. Exigence de base

4.1 Tous les employés doivent avoir accès à un ou à plusieurs dispositifs d’impression partagés afin d’être en mesure d’exercer leurs fonctions.

4.2 Le ministère approuve l'utilisation principale d'un environnement d'impression en réseau, mais reconnaît que certains employés peuvent avoir des exigences opérationnelles non standard.

4.3 Le ministère encourage l’utilisation de moyens électronique pour créer utiliser et gérer ses informations et cherche donc à réduire sa dépendance à l’impression.

5. Exigences détaillées

5.1 Accès aux dispositifs d'impression

Selon la configuration du bureau, le volume d’impression et les besoins opérationnels, les employés et/ou le public canadien sont autorisés à accéder et à utiliser un ou plusieurs des dispositifs d'impression.

5.2 Emplacement des dispositifs d'impression

L'emplacement exact et le type de dispositifs d’impression auxquels les employés ont accès tiennent compte de la configuration du bâtiment, des besoins opérationnels, du volume d'impression et du nombre d'employés qui accéderont à unetoute imprimante donnée.

5.3 Acquisition de périphériques d'impression

Toutes les demandes doivent être soumises auprès de l’InfoService national. Les demandes seront évaluées par la DGIIT afin de déterminer la conformité à la directive.

5.4 Utilisation appropriée des périphériques d'impression

1. Les dispositifs d'impression sont fournis pour les besoins d'impression ministériels et leur utilisation doit être limitée aux opérations gouvernementales. L'utilisation personnelle des imprimantes n'est pas autorisée.
2. Les employés ne doivent en aucun cas débrancher ou relocaliser les imprimantes ministérielles de leurs emplacements d'origine.
3. L'utilisation de dispositifs d'impression hors site n'est pas autorisée, sauf avec autorisation spéciale de la direction.
4. Impression protégée (impression à l’aide d’un NIP) : les instructions sur la façon d'utiliser la fonctionnalité « Impression protégée » sont disponibles sur iService.
5. N/B versus couleur : Les documents devraient être imprimés en noir et blanc, sauf si la couleur est spécifiquement requise.
6. Les procédures et les formulaires sont disponibles par l’entremise du site des Services d’impression sur iService.

5.5 Maintenance et entretien des dispositifs d'impression

1. La maintenance et l’entretien des équipements fournis par le fournisseur MPS (Xerox) doivent être effectués par le fournisseur (Xerox) et les appels de service doivent être effectués par le portail de services Xerox [en anglais seulement], à l’exception de l’unité remplaçable par le client qui relève de la responsabilité d’EDSC.
2. Les niveaux de service Xerox attendus sont disponibles sur le site des Services d’impression sur iService.
3. Les appels de service relatifs à la maintenance et à l’entretien des dispositifs d’impression achetés doivent être adressés directement au fabricant ou au fournisseur de services où l’équipement a été acheté.

6. Sécurité et confidentialité

1. Seuls les dispositifs d'impression autorisés par le ministère peuvent être connectés au réseau ministériel.
2. Tous les dispositifs d'impression doivent être configurés et conformes aux politiques de sécurité de la technologie de l’information (TI) ministérielles.
3. Les appareils d'impression doivent être utilisés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à toutes les lignes directrices sur la protection des renseignements personnels établies par le Conseil du Trésor.

7. Pouvoirs du Ministère

Aux fins de la présente directive, les autorités ministérielles responsables sont la Direction générale de l'innovation, de l'information et de la technologie (DGIIT) et la Direction générale de l’agent principal des finances (DGAPF). Les questions concernant l'application de la présente directive doivent être adressées à NA.DGIIT BSI / PSO IITB.NA (EDSC / EDSC).

8. Références

• Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale (2002)

Annexe 1 – Définitions