Conserver, protéger, préserver

Ce que vous devez savoir

• Tous les employés doivent manipuler les renseignements personnels et ministériels conformément aux politiques, aux pratiques et aux procédures applicables.
• Quel que soit son format — imprimé ou électronique — une ressource documentaire à valeur opérationnelle (RDVO) démontre qu’une transaction donnée a ou n’a pas été effectuée. Il s’agit là d’une information essentielle; elle doit être stockée de façon à ce qu’elle soit facile à retrouver :
  • certains renseignements doivent être conservés à long terme afin d’appuyer les besoins opérationnels du Ministère; les renseignements à valeur historique doivent être préservés;
  • adoptez de bonnes pratiques de tenue de documents pour veiller à ce que les dossiers soient complets et exacts;
  • conservez les renseignements personnels ayant été utilisés à des fins administratives pendant au moins deux ans.
• Assurez la sécurité de l’information classifiée et protégée (en formats électronique et imprimé) :
  • utilisez les dépôts appropriés, en fonction de la classification de sécurité de vos fichiers.
• Passez régulièrement en revue la liste des personnes ayant accès aux lecteurs partagés.
• Assurez-vous que l’accès aux lecteurs partagés est contrôlé en fonction de la classification de sécurité de vos fichiers.
• Les disques durs portables sont interdits sur le réseau de EDSC :
  • dans les cas où une exigence opérationnelle donnée ne peut être adéquatement satisfaite qu’à l’aide d’un disque dur portable, un tel dispositif peut, exceptionnellement, être installé. Communiquez avec l’InfoService national pour obtenir de plus amples renseignements.
• Ne connectez jamais un dispositif personnel (p. ex. clé USB, caméra, iPod) au réseau.
• Ne divulguez jamais l’un de vos mots de passe à d’autres utilisateurs.
  • Utilisez les outils de permission et de délégation ou le « Gestionnaire d’absence du bureau » pour gérer vos courriels lorsque vous êtes à l’extérieur.
• Les appareils BlackBerry, les ordinateurs portables, les cartes mémoire, les caméras et les enregistreurs de conversations autorisés pour utilisation par le ministère doivent être conservés dans un endroit sécuritaire et verrouillé.
  • Éteignez votre appareil BlackBerry pendant les conversations de nature délicate.
• Utilisez un mot de passe d’au moins six caractères pour sécuriser votre appareil BlackBerry.

Outils et ressources

• Directive sur les dispositifs de stockage USB et Supports portatifs approuvés
• Guide sur l’utilisation du Web à l’intention des employés
• Afin d’assurer la protection de l’information, ce qui englobe les tâches de préparation, de stockage, de manipulation, de transmission et destruction des renseignements, consultez : 
  • Direction de l’intégrité interne et de la sécurité
  • Gestion de l’information
  • Outil de catégorisation de l’information

Foire aux questions

• Qu’est-ce qu’un disque dur USB portable?

  Un disque dur USB portable (aussi connu sous le nom de « disque dur externe » ou encore de « dispositif ou lecteur d’appoint ») est un disque dur qui est rattaché de l’externe à un ordinateur, soit à l’aide d’un câble USB. Les disques durs USB portables sont principalement utilisés pour augmenter la capacité de stockage d’un ordinateur, pour stocker des données ou pour transférer de grandes quantités de données d’un ordinateur à un autre.

• Pourquoi interdit-on l’utilisation de disques durs externes?

  Il est maintenant interdit d’utiliser des disques durs externes, car ils posent un risque inacceptable en ce qui touche l’information sous la responsabilité du Ministère :

  • ils sont de petite taille et donc très faciles à perdre ou à égarer;
  • il est difficile de protéger les renseignements qui y sont stockés;
  • l’information qui y est stockée doit être accessible au reste du Ministère afin que l’on puisse répondre aux demandes touchant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, ou donner suite aux besoins en lien avec la procédure judiciaire.
• Puis-je stocker mes fichiers sur un CD ou un DVD?

  Non, vous devez stocker vos fichiers sur un lecteur réseau partagé ou sur votre lecteur F: personnel.

• Où puis-je trouver la décision qui concerne la durée de conservation d’une ressource d’information donnée?

  Toute décision en ce sens a été prise en fonction du calendrier de conservation établi.