Organiser

Ce que vous devez savoir

• Familiarisez-vous avec la structure de classification fondée sur les fonctions de votre direction générale ou région afin de pouvoir classifier et stocker convenablement les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) :
  • les structures de classification fondées sur les fonctions s’appuient sur les fonctions opérationnelles, les sous-fonctions, les activités et les types de contenu de l’organisation en cause;
  • consultez votre gestionnaire ou l’InfoService national si vous ne savez pas où se trouve la structure de classification de votre direction générale;
  • mettez en application la structure de classification de votre direction générale pour l’ensemble des dépôts, des comptes Outlook et des lecteurs afin d’organiser vos RDVO de façon uniforme;
  • gérez les ressources documentaires dans SharePoint de manière à garantir l’uniformité de la classification, à faciliter la désignation des RDVO et à permettre l’obtention des résultats de recherche optimaux;
  • utilisez les dépôts appropriés, en fonction du niveau de classification de sécurité de vos fichiers.
• Des pratiques exemplaires relatives aux courriels ont été élaborées et doivent être suivies; voici certaines de ces pratiques :
  • ne laissez pas les courriels dans votre boîte de réception;
    • organisez vos messages électroniques et supprimez ceux qui ne sont plus utiles tous les jours ou chaque semaine;
    • créez des sous-dossiers, selon vos besoins;
  • organisez et stockez les courriels en utilisant des titres clairs et concis ou des règles d’affectation de noms appropriées, et séparez les courriels ayant une valeur opérationnelle des courriels éphémères en créant des dossiers privés ou personnels.

Pour plus d’informations, visitez la section Gestion de l’information sur iService !