Gestion de l’information
Définition
La gestion de l’information (GI) est la discipline qui consiste à gérer l’information que le Ministère recueille, crée et utilise chaque jour dans le cadre de l’exécution des programmes et de la prestation des services internes et destinés au public, y compris les renseignements personnels.
Ce que les employés doivent savoir
La GI a une incidence sur notre travail quotidien. L’application et la tenue à jour de bonnes pratiques en matière de GI permettent :
- de stocker et de classifier l’information d’une manière uniforme et appropriée;
- de voir à ce que l’information soit mise à la disposition des bonnes personnes au bon moment, et ce, de façon sécuritaire;
- d’éviter le dédoublement du travail et de l’information;
- d’éviter la perte de temps lorsqu’il s’agit de chercher de l’information;
- de protéger l’intégrité de l’information, et ce, sous toutes ses formes.
Rôles et responsabilités des employés
Selon la Politique sur la gestion de l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor, les employés doivent :
- respecter les politiques, les normes, les procédures, les directives, les lignes directrices et les pratiques exemplaires du gouvernement du Canada et du Ministère en lien avec la GI qui sont établies au sein de ce dernier, et utiliser les outils connexes mis à leur disposition, et ce, de façon à appuyer les activités ministérielles;
- documenter leurs activités et leurs décisions;
- porter les besoins et les questions en lien avec la GI à l’attention de leur gestionnaire et, s’il y a lieu, des spécialistes fonctionnels de la GI;
- traiter les renseignements ministériels de façon à en faciliter l’accès, tout en veillant au respect des exigences en matière de confidentialité et de sécurité.
Mesures concrètes que doivent prendre les employés en ce sens :
- dresser régulièrement l’inventaire de leurs ressources documentaires;
- déterminer quelles sont les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle (RDVO);
- supprimer régulièrement les ressources documentaires éphémères;
- gérer le contenu de leur boîte de courriel ainsi que votre dossier envoyé;
- utiliser des règles d’attribution de noms uniformes qui s’harmonisent avec la structure de classification de leur direction générale (lecteur partagé);
- examiner régulièrement les RDVO pour cerner celles qui ne revêtent pas une valeur durable et les éliminer comme il se doit une fois leur période de conservation terminée;
- conserver les ressources informationnelles (courriels, sommaires, versions provisoires assorties de commentaires) qui appuient toute décision prise en lien avec une RDVO;
- faire part de leurs préoccupations en matière de GI (éléments à l’égard desquels ils estiment qu’il faudrait renforcer la GI) ou de leurs questions à cet égard (p. ex. en ce qui touche le travail, la formation ou la sensibilisation) à leur gestionnaire;
- procéder régulièrement au stockage de RDVO dont ils sont responsables dans un dépôt ministériel (lecteur partagé) afin de voir à ce que l’information soit diffusée dans la mesure la plus vaste possible (sans toutefois omettre d’en restreindre l’accès conformément aux règles de protection des renseignements personnels, là où il y a lieu).
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