Guide d’examen du CGPI pour passer à la phase Gérer les tranches – Tranches 2 et plus

Objectif de l’examen

L’examen vise à déterminer si le programme proposé doit toujours être appuyé par le Conseil des grands projets et des investissements (CGPI) et poursuivre le troisième processus du Cadre de gestion de programme d’EDSC, à savoir la gestion des tranches – Tranches 2 et plus (voir schéma ci-joint).

Considération du CGPI

Les membres du CGPI doivent prendre en considération et vérifier les points suivants :

• Y a-t-il une surveillance adéquate des facteurs externes et des changements internes qui pourraient entraîner une modification de la politique ou de la stratégie?
• Est-il démontré que les dirigeants agissent régulièrement dans le programme?
• La gestion des coûts est-elle effectuée activement en collaboration avec le conseiller en gestion financière (CGF)?
• Effectue-t-on suffisamment d’examens prospectifs aux jalons clés du programme pour évaluer la probabilité de réalisation des avantages?
• Dispose-t-on de suffisamment de ressources compétentes?
• La présentation de rapports au Conseil de programme est-elle régulière?
• Les intervenants sont-ils engagés? Reçoivent-ils les communications appropriées selon le plan de communication du programme?
• Peut-on confirmer que des activités d’assurance ont été menées jusqu’à présent pour tous les projets du programme?
• Y a-t-il une surveillance adéquate permettant d’évaluer l’état de préparation opérationnelle en vue de la transition? Les plans de transition sont-ils suffisamment élaborés pour assurer la gestion et le contrôle avec interruptions minimales?
• Les extrants des projets des tranches 2 et plus ont-ils tous été livrés et acceptés?
• A-t-on raffiné et développé les plans, la définition, les stratégies de gestion et l’analyse de rentabilisation pour la prochaine tranche en fonction des leçons apprises jusqu’à présent?
• Les sources de financement ont-elles été obtenues pour les projets des tranches 2 et plus? Sinon, une présentation au Conseil du Trésor a-t-elle été rédigée?

• A-t-on fait appel à la Gestion des investissements, des projets et de l’approvisionnement (GIPA) au sujet des services de consultation et de programme?
• Les leçons apprises ont-elles été dûment consignées?
• Exploite-t-on les leçons apprises des tranches précédentes afin d’accroître les chances de succès au cours des tranches subséquentes?

Documentation

• Profils des avantages à jour (selon le besoin) : renseignements sur la manière dont les avantages seront réalisés
• Dossier des projets à jour : aperçu général des projets requis pour la livraison du modèle cible
• Plan de programme à jour : plan permettant de contrôler et de suivre l’avancement et la livraison du programme, et les résultats qui en découlent
• Analyse de rentabilisation du programme à jour : validation du lancement du programme et de sa viabilité continue
  • Calendrier (+/- 20 % pour la gestion des tranches – Tranches 2 et plus, et +/- 50 % pour l’ensemble du programme)
  • Estimation des coûts et des efforts
    • Estimation des coûts pour l’ensemble du programme
    • Coûts de la gestion des tranches – Tranches 2 et plus
• Hypothèses relatives aux coûts et aux efforts des tranches 2 et plus
• Risques relatifs au processus des tranches 2 et plus du programme

• Description longue du diagramme du cycle de vie de la gestion de programme

  Le cycle de vie de la gestion de programme à EDSC est fondé sur les quatre phases d’un programme : Phase 1 – Identifier un programme; Phase 2 – Définir un programme; Phase 3 – Gérer les tranches (Nous sommes ici); et Phase 4 – Clore un programme. La proposition de programme doit être approuvée par EDSC avant de procéder à la phase 1. Les approbations de gouvernance additionnelles d’EDSC ont lieu à la fin de chaque phase et de chaque tranche de la phase 3. Le diagramme démontre aussi l’approbation du programme du Conseil du Trésor avant la phase 2 ainsi que l’approbation des dépenses préalable à chaque phase et à chaque tranche à partir de la phase 2.

  L’objectif principal de la phase d’identification d’un programme est de convertir une priorité stratégique de haut niveau en amélioration opérationnelle concrète. Le programme est défini en entier et l’analyse de rentabilisation détaillée du programme est livrée pendant la phase de définition d’un programme. La phase de gestion des tranches concerne la récolte des extrants des projets pour créer des capacités opérationnelles nouvelles et modifiées, la production de résultats opérationnels et la réalisation d’avantages. Au sein de la phase de gestion des tranches, les points de contrôle A, B et C sont les points d’approbation de projets inclus dans un programme. La phase de clôture d’un programme confirme la stabilisation du transfert aux opérations en vue de la réalisation continue des avantages.

  Les artéfacts clés d’un programme requis sont listés à chaque phase. L’énoncé de programme, le plan de préparation et l’outil d’établissement des coûts sont livrés à la phase d’identification d’un programme. La phase de définition d’un programme livre le modèle cible, le plan de programme, l’analyse de rentabilisation du programme, les stratégies de gouvernance, le document de définition du programme, le dossier des projets, les chartes préliminaires des projets du programme, le profil des avantages et le plan de tranche de la première tranche. Les plans de tranche, les rapports sur l’état du programme, les registres des risques et des enjeux à jour, le plan de transition de capabilité et les rapports sur l’examen d’assurance indépendant sont livrés à la phase de la gestion des tranches. À la dernière phase, la clôture d’un programme, le rapport de fin de programme et le rapport de leçons apprises sont livrés.