Guide d’examen du CGPI pour passer à la phase Identifier un programme
Objectif de l’examen
L’examen vise à déterminer si le programme proposé doit être appuyé par le Conseil des grands projets et des investissements (CGPI) pour être éventuellement inclus dans le portefeuille d’investissement et transféré au premier processus du Cadre de gestion de programme d’EDSC, à savoir l’identification d’un programme (voir schéma ci-joint).
Considération du CGPI
Les membres du CGPI doivent prendre en considération et vérifier les points suivants :
- Le contexte stratégique du programme a-t-il été clairement défini?
- Des décisions ont-elles déjà été prises pour appuyer le changement (p. ex. approbation par le SM ou approbation de la stratégie) et sont-elles clairement énoncées dans le document?
- Si le programme soutient les politiques du Conseil du Trésor, en est-il fait mention dans le document?
- Y a-t-il une indication des approches possibles pour l’exécution?
- Y a-t-il un résumé de l’état actuel?
- Y a-t-il une description générale des avantages potentiels du programme?
- Le cas échéant, a-t-on identifié les autres ministères ou organisations sur lesquels le programme pourrait avoir une incidence?
- À première vue, la structure de gouvernance du programme s’écarte-t-elle du cadre de gouvernance des programmes d’EDSC?
- Le programme proposé est-il conforme à la définition d’un programme d’investissement d’EDSC?
- Des cadres de direction ou des cadres supérieurs ont-ils été affectés au programme?
- A-t-on fait mention des projets existants ou potentiels à inclure dans le programme?
- A-t-on identifié une source de financement pour l’identification du programme ou des sources potentielles de financement pour le programme?
- Le SMA de la direction générale a-t-il approuvé ou ordonné la proposition?
- A-t-on fait appel à la Gestion des investissements, des projets et de l’approvisionnement (GIPA) au sujet des services de consultation et de programme?
- Des leçons apprises d’initiatives passées pourraient-elles aider le programme?
Documentation
La documentation à présenter comprendra au minimum un jeu de diapositives qui donnera un aperçu global du programme proposé. Elle comprendra les éléments suivants :
- Objectif de la proposition
- Contexte du programme
- Avantages d’affaires potentiels
- Facteurs de succès essentiels à la livraison
- Gouvernance du programme proposé (aperçu général)
- Définition des rôles clés au sein du programme (aperçu général)
- Toute autre information pertinente à ce stade, par exemple la source de financement, la durée du programme, etc.
- Liste de vérification des critères des programmes d’EDSC
- Ordre de grandeur approximatif (OGA) des coûts
- Coûts relatifs à l’identification du programme
- Décision et prochaines étapes
Description longue du diagramme du cycle de vie de la gestion de programme
Le cycle de vie de la gestion de programme à EDSC est fondé sur les quatre phases d’un programme : (Nous sommes ici) Phase 1 – Identifier un programme; Phase 2 – Définir un programme; Phase 3 – Gérer les tranches; et Phase 4 – Clore un programme. La proposition de programme doit être approuvée par EDSC avant de procéder à la phase 1. Les approbations de gouvernance additionnelles d’EDSC ont lieu à la fin de chaque phase et de chaque tranche de la phase 3. Le diagramme démontre aussi l’approbation du programme du Conseil du Trésor avant la phase 2 ainsi que l’approbation des dépenses préalable à chaque phase et à chaque tranche à partir de la phase 2.
L’objectif principal de la phase d’identification d’un programme est de convertir une priorité stratégique de haut niveau en amélioration opérationnelle concrète. Le programme est défini en entier et l’analyse de rentabilisation détaillée du programme est livrée pendant la phase de définition d’un programme. La phase de gestion des tranches concerne la récolte des extrants des projets pour créer des capacités opérationnelles nouvelles et modifiées, la production de résultats opérationnels et la réalisation d’avantages. Au sein de la phase de gestion des tranches, les points de contrôle A, B et C sont les points d’approbation de projets inclus dans un programme. La phase de clôture d’un programme confirme la stabilisation du transfert aux opérations en vue de la réalisation continue des avantages.
Les artéfacts clés d’un programme requis sont listés à chaque phase. L’énoncé de programme, le plan de préparation et l’outil d’établissement des coûts sont livrés à la phase d’identification d’un programme. La phase de définition d’un programme livre le modèle cible, le plan de programme, l’analyse de rentabilisation du programme, les stratégies de gouvernance, le document de définition du programme, le dossier des projets, les chartes préliminaires des projets du programme, le profil des avantages et le plan de tranche de la première tranche. Les plans de tranche, les rapports sur l’état du programme, les registres des risques et des enjeux à jour, le plan de transition de capabilité et les rapports sur l’examen d’assurance indépendant sont livrés à la phase de la gestion des tranches. À la dernière phase, la clôture d’un programme, le rapport de fin de programme et le rapport de leçons apprises sont livrés.