Guide d’examen du CGPI pour passer à la phase Gérer les tranches

Objectif de l’examen

L’examen vise à déterminer si le programme proposé doit toujours être appuyé par le Conseil des grands projets et des investissements (CGPI) et transféré au troisième processus du Cadre de gestion de programme d’EDSC, à savoir la gestion des tranches (voir schéma ci-joint).

Considérations du CGPI

Les membres du CGPI doivent prendre en considération et vérifier les points suivants :

  • La vision est-elle clairement définie et alignée sur les stratégies organisationnelles d’EDSC?
  • Tous les intervenants concernés se sont-ils engagés à offrir l’état futur le plus précis, tel que démontré dans le modèle cible?
  • Les projets connus dans le programme sont-ils tous clairement indiqués :
    • Détenons-nous des informations détaillées concernant les projets inclus dans la tranche 1?
    • Détenons-nous des informations générales concernant les projets inclus dans les tranches subséquentes?
  • Des leçons apprises d’autres initiatives ont-elles été utilisées dans la préparation et la définition de ce programme?
  • Les relations avec les intervenants suffisaient-elles à comprendre les intérêts et les attitudes de ces derniers?
  • La confiance d’exécution est-elle suffisamment élevée pour procéder à la gestion des tranches?
  • Y a-t-il un plan de communication et prend-il en compte ces intérêts et attitudes?
  • Le calendrier comprend-il les disponibilités et les capacités des ressources actuelles?
  • L’infrastructure permet-elle d’assurer des communications et un contrôle adéquats dès le départ?
  • Le plan d’urgence est-il suffisant par rapport au niveau d’incertitude et de risque?
  • L’engagement des opérations à l’égard du programme est-il suffisant pour réaliser les avantages requis?
  • L’équilibre entre les coûts, le calendrier, les risques et les avantages justifie-t-il l’existence du programme, lorsque comparé aux initiatives et priorités concurrentes?
  • Les sources de financement ont-elles été obtenues pour les projets de la tranche 1? Sinon, une présentation au Conseil du Trésor a-t-elle été rédigée?
  • A-t-on fait appel à la    Gestion    des    investissements, des projets et de l’approvisionnement (GIPA) au sujet des services de consultation et de programme?
  • Les leçons apprises ont-elles été dûment consignées?

Documentation

  • Modèle cible de programme : description des capacités futures que le programme doit livrer
  • Profil des avantages : renseignements sur la manière dont les avantages seront réalisés
  • Dossier des projets : aperçu général des projets requis pour la livraison du modèle cible
  • Plan de programme : plan permettant de contrôler et de suivre l’avancement et la livraison du programme, et les résultats qui en découlent
  • Analyse de rentabilisation du programme : validation du lancement du programme et de sa viabilité continue
    • Calendrier (+/- 20 % pour la gestion des tranches – Tranche 1 et +/- 100 % pour l’ensemble du programme)
    • Estimation des coûts et des efforts
      • Estimation des coûts pour l’ensemble du programme
      • Coûts de la gestion des tranches – Tranche 1
    • Hypothèses relatives aux coûts et aux efforts de la tranche 1
    • Risques relatifs au processus de la tranche 1 du programme
Description du diagramme du cycle de vie de la gestion de programme. description longue en bas
  • Description longue du diagramme du cycle de vie de la gestion de programme

    Le cycle de vie de la gestion de programme à EDSC est fondé sur les quatre phases d’un programme : Phase 1 – Identifier un programme; Phase 2 – Définir un programme (Nous sommes ici); Phase 3 – Gérer les tranches; et Phase 4 – Clore un programme. La proposition de programme doit être approuvée par EDSC avant de procéder à la phase 1. Les approbations de gouvernance additionnelles d’EDSC ont lieu à la fin de chaque phase et de chaque tranche de la phase 3. Le diagramme démontre aussi l’approbation du programme du Conseil du Trésor avant la phase 2 ainsi que l’approbation des dépenses préalable à chaque phase et à chaque tranche à partir de la phase 2.

    L’objectif principal de la phase d’identification d’un programme est de convertir une priorité stratégique de haut niveau en amélioration opérationnelle concrète. Le programme est défini en entier et l’analyse de rentabilisation détaillée du programme est livrée pendant la phase de définition d’un programme. La phase de gestion des tranches concerne la récolte des extrants des projets pour créer des capacités opérationnelles nouvelles et modifiées, la production de résultats opérationnels et la réalisation d’avantages. Au sein de la phase de gestion des tranches, les points de contrôle A, B et C sont les points d’approbation de projets inclus dans un programme. La phase de clôture d’un programme confirme la stabilisation du transfert aux opérations en vue de la réalisation continue des avantages.

    Les artéfacts clés d’un programme requis sont listés à chaque phase. L’énoncé de programme, le plan de préparation et l’outil d’établissement des coûts sont livrés à la phase d’identification d’un programme. La phase de définition d’un programme livre le modèle cible, le plan de programme, l’analyse de rentabilisation du programme, les stratégies de gouvernance, le document de définition du programme, le dossier des projets, les chartes préliminaires des projets du programme, le profil des avantages et le plan de tranche de la première tranche. Les plans de tranche, les rapports sur l’état du programme, les registres des risques et des enjeux à jour, le plan de transition de capabilité et les rapports sur l’examen d’assurance indépendant sont livrés à la phase de la gestion des tranches. À la dernière phase, la clôture d’un programme, le rapport de fin de programme et le rapport de leçons apprises sont livrés.