Guide d’examen du CGPI pour passer à l’examen officiel du programme

Objectif de l’examen

L’examen vise à permettre au Conseil des grands projets et des investissements (CGPI) d’obtenir tous les renseignements, les résultats et les données utiles qui concernent le programme pour en faire une dernière évaluation.

Considération du CGPI

Les membres du CGPI doivent prendre en considération et vérifier les points suivants :

• Les responsables des avantages assurent-ils un suivi post-clôture adéquat?
• Le personnel opérationnel est-il prêt, s’il y a lieu, à prendre en charge les autres avantages?
• Les avantages sont-ils durables?
• Dans le cas de la clôture prématurée d’un programme, fait-on une utilisation optimale de ce que le programme et ses projets ont rapporté?
• Le programme a-t-il généré des avantages tout en respectant son budget, son calendrier et sa portée? Sinon, quelles en sont les raisons principales et en a-t-il été fait mention dans les leçons apprises?

Documentation

• Rapport de clôture du programme
• Rapport sur les leçons apprises du programme
• Toute documentation pertinente et mise à jour, nécessaire ou exigée
  • Calendrier mis à jour avec les données réelles
  • Cahier de calcul des coûts réels mis à jour
• Rapport sur la réalisation des avantages (si absent du rapport de clôture)

• Description longue du diagramme du cycle de vie de la gestion de programme

  Le cycle de vie de la gestion de programme à EDSC est fondé sur les quatre phases d’un programme : Phase 1 – Identifier un programme; Phase 2 – Définir un programme; Phase 3 – Gérer les tranches; et Phase 4 – Clore un programme (Nous sommes ici). La proposition de programme doit être approuvée par EDSC avant de procéder à la phase 1. Les approbations de gouvernance additionnelles d’EDSC ont lieu à la fin de chaque phase et de chaque tranche de la phase 3. Le diagramme démontre aussi l’approbation du programme du Conseil du Trésor avant la phase 2 ainsi que l’approbation des dépenses préalable à chaque phase et à chaque tranche à partir de la phase 2.

  L’objectif principal de la phase d’identification d’un programme est de convertir une priorité stratégique de haut niveau en amélioration opérationnelle concrète. Le programme est défini en entier et l’analyse de rentabilisation détaillée du programme est livrée pendant la phase de définition d’un programme. La phase de gestion des tranches concerne la récolte des extrants des projets pour créer des capacités opérationnelles nouvelles et modifiées, la production de résultats opérationnels et la réalisation d’avantages. Au sein de la phase de gestion des tranches, les points de contrôle A, B et C sont les points d’approbation de projets inclus dans un programme. La phase de clôture d’un programme confirme la stabilisation du transfert aux opérations en vue de la réalisation continue des avantages.

  Les artéfacts clés d’un programme requis sont listés à chaque phase. L’énoncé de programme, le plan de préparation et l’outil d’établissement des coûts sont livrés à la phase d’identification d’un programme. La phase de définition d’un programme livre le modèle cible, le plan de programme, l’analyse de rentabilisation du programme, les stratégies de gouvernance, le document de définition du programme, le dossier des projets, les chartes préliminaires des projets du programme, le profil des avantages et le plan de tranche de la première tranche. Les plans de tranche, les rapports sur l’état du programme, les registres des risques et des enjeux à jour, le plan de transition de capabilité et les rapports sur l’examen d’assurance indépendant sont livrés à la phase de la gestion des tranches. À la dernière phase, la clôture d’un programme, le rapport de fin de programme et le rapport de leçons apprises sont livrés.