Guide d’examen du CGPI pour passer à la phase Définir le programme

Objectif de l’examen

L’examen vise à déterminer si le programme proposé doit être appuyé par le Conseil des grands projets et des investissements (CGPI) et transféré au deuxième processus du Cadre de gestion de programme d’EDSC, à savoir la définition du programme (voir schéma ci-joint).

 

Considération du CGPI

Les membres du CGPI doivent prendre en considération et vérifier les points suivants :

  • Le contexte du programme a-t-il été défini de manière adéquate?
  • Y a-t-il une description du programme?
  • A-t-on, à ce jour, fixé les limites du programme?
  • Si le programme soutient les politiques du Conseil du Trésor, en est-il fait mention dans le document?
  • Y a-t-il un énoncé général des avantages escomptés? Est-ce qu’il démontre que l’organisation a tout à gagner en investissant dans ce programme?
  • A-t-on fait mention des projets à inclure à ce jour dans le programme, y compris les projets en cours de réalisation?
  • Le cas échéant, a-t-on identifié les autres ministères ou organisations sur lesquels le programme pourrait avoir une incidence?
  • A-t-on établi la structure de gouvernance pour la définition du programme et défini les rôles clés identifiés à ce jour dans le programme?
  • Est-il mentionné que le programme proposé correspond à la définition d’un programme d’investissement d’EDSC?
  • Des cadres de direction ou des cadres supérieurs ont-ils été affectés au programme?
  • A-t-on fait mention des projets existants ou potentiels à inclure dans le programme?
  • Comment sera financée la prochaine phase du programme?
  • Est-il indiqué que des mesures ont été prises pour présenter le programme au Conseil du Trésor ou le faire approuver par ce dernier, s’il y a lieu?
  • A-t-on fait appel à la Gestion des investissements, des projets et de l’approvisionnement (GIPA) au sujet des services de consultation et de programme?
  • Les leçons apprises ont-elles été dûment consignées?

Documentation

La documentation à présenter comprendra au minimum :

  • Mandat de programme : extrant de l’étape de pré-identification
  • Énoncé de programme : description générale du programme
  • Plan de préparation du programme : plan des travaux à entreprendre à la définition du programme (prochaine phase)
    • Calendrier (+/- 20 % pour la définition du programme et +/- 100 % pour l’ensemble du programme)
    • Estimation des coûts et des efforts
      • Estimation des coûts pour l’ensemble du programme (OGA)
      • Coûts de la définition du programme (estimation fondée)
    • Hypothèses relatives aux coûts et aux efforts de la définition du programme
Description du diagramme du cycle de vie de la gestion de programme. description longue en bas
  • Description longue du diagramme du cycle de vie de la gestion de programme

    Le cycle de vie de la gestion de programme à EDSC est fondé sur les quatre phases d’un programme : Phase 1 – Identifier un programme (Nous sommes ici); Phase 2 – Définir un programme; Phase 3 – Gérer les tranches; et Phase 4 – Clore un programme. La proposition de programme doit être approuvée par EDSC avant de procéder à la phase 1. Les approbations de gouvernance additionnelles d’EDSC ont lieu à la fin de chaque phase et de chaque tranche de la phase 3. Le diagramme démontre aussi l’approbation du programme du Conseil du Trésor avant la phase 2 ainsi que l’approbation des dépenses préalable à chaque phase et à chaque tranche à partir de la phase 2.

    L’objectif principal de la phase d’identification d’un programme est de convertir une priorité stratégique de haut niveau en amélioration opérationnelle concrète. Le programme est défini en entier et l’analyse de rentabilisation détaillée du programme est livrée pendant la phase de définition d’un programme. La phase de gestion des tranches concerne la récolte des extrants des projets pour créer des capacités opérationnelles nouvelles et modifiées, la production de résultats opérationnels et la réalisation d’avantages. Au sein de la phase de gestion des tranches, les points de contrôle A, B et C sont les points d’approbation de projets inclus dans un programme. La phase de clôture d’un programme confirme la stabilisation du transfert aux opérations en vue de la réalisation continue des avantages.

    Les artéfacts clés d’un programme requis sont listés à chaque phase. L’énoncé de programme, le plan de préparation et l’outil d’établissement des coûts sont livrés à la phase d’identification d’un programme. La phase de définition d’un programme livre le modèle cible, le plan de programme, l’analyse de rentabilisation du programme, les stratégies de gouvernance, le document de définition du programme, le dossier des projets, les chartes préliminaires des projets du programme, le profil des avantages et le plan de tranche de la première tranche. Les plans de tranche, les rapports sur l’état du programme, les registres des risques et des enjeux à jour, le plan de transition de capabilité et les rapports sur l’examen d’assurance indépendant sont livrés à la phase de la gestion des tranches. À la dernière phase, la clôture d’un programme, le rapport de fin de programme et le rapport de leçons apprises sont livrés.