Guide d’examen du CGPI pour passer à la phase Clore le programme

Objectif de l’examen

L’examen vise à déterminer si le programme proposé doit être transféré au quatrième processus du Cadre de gestion de programme d’EDSC, à savoir la clôture du programme (voir schéma ci-joint).

Considération du CGPI

Les membres du CGPI doivent prendre en considération et vérifier les points suivants :

  • La direction du programme appuie-t-elle la clôture du programme?
  • A-t-on relevé suffisamment d’éléments de mesure des avantages pour confirmer la réussite du programme selon l’analyse de rentabilisation?
  • A-t-on atteint l’état futur tel qu’il est défini dans le modèle cible?
  • Jusqu’à présent, la gestion des coûts a-t-elle été effectuée activement en collaboration avec le conseiller en gestion financière (CGF)?
  • Y a-t-il une surveillance adéquate permettant d’évaluer l’état de préparation opérationnelle en vue de la finalisation de la transition? Les plans de transition sont- ils suffisamment élaborés pour assurer la gestion et le contrôle avec interruptions minimales pendant la dernière tranche?
  • Les extrants de chaque tranche du programme ont-ils tous été livrés et acceptés?
  • Les extrants de tous les projets de chaque tranche ont-ils été livrés? Les avantages ont-ils été dûment mesurés et suivis jusqu’à présent?
  • A-t-on réalisé tous les avantages attendus du programme jusqu’à présent (selon le budget et le temps alloué)? Sinon, quel est le plan actuel pour y parvenir?
  • Les leçons apprises ont-elles été dûment consignées?
  • Dans le cas de la clôture prématurée d’un programme, fait-on une utilisation optimale de ce que le programme et ses projets ont produit?
  • Dans le cas de la clôture d’un programme avant la date de fin planifiée, a-t-on exploré toutes les options afin de déterminer s’il y a moyen de continuer le programme avec succès?
  • Dans le cas de la clôture prématurée d’un programme, des examens, des vérifications ou des bilans de santé permettent-ils de bien comprendre les raisons pour lesquelles le programme doit être clos? Ces raisons sont-elles dûment inscrites dans les leçons apprises?

Documentation

    • Plan de programme à jour : plan permettant de contrôler et de suivre l’avancement et la livraison du programme, et les résultats qui en découlent
      • Calendrier (+/-10 % pour le programme)
      • Estimation des coûts et des efforts
        • Estimation des coûts pour l’ensemble du programme : coûts réels jusqu’à présent et estimation des coûts de clôture du programme
      • Risques relatifs au processus de clôture du programme
Description du diagramme du cycle de vie de la gestion de programme. description longue en bas
  • Description longue du diagramme du cycle de vie de la gestion de programme

    Le cycle de vie de la gestion de programme à EDSC est fondé sur les quatre phases d’un programme : Phase 1 – Identifier un programme; Phase 2 – Définir un programme; Phase 3 – Gérer les tranches (Nous sommes ici); et Phase 4 – Clore un programme. La proposition de programme doit être approuvée par EDSC avant de procéder à la phase 1. Les approbations de gouvernance additionnelles d’EDSC ont lieu à la fin de chaque phase et de chaque tranche de la phase 3. Le diagramme démontre aussi l’approbation du programme du Conseil du Trésor avant la phase 2 ainsi que l’approbation des dépenses préalable à chaque phase et à chaque tranche à partir de la phase 2.

    L’objectif principal de la phase d’identification d’un programme est de convertir une priorité stratégique de haut niveau en amélioration opérationnelle concrète. Le programme est défini en entier et l’analyse de rentabilisation détaillée du programme est livrée pendant la phase de définition d’un programme. La phase de gestion des tranches concerne la récolte des extrants des projets pour créer des capacités opérationnelles nouvelles et modifiées, la production de résultats opérationnels et la réalisation d’avantages. Au sein de la phase de gestion des tranches, les points de contrôle A, B et C sont les points d’approbation de projets inclus dans un programme. La phase de clôture d’un programme confirme la stabilisation du transfert aux opérations en vue de la réalisation continue des avantages.

    Les artéfacts clés d’un programme requis sont listés à chaque phase. L’énoncé de programme, le plan de préparation et l’outil d’établissement des coûts sont livrés à la phase d’identification d’un programme. La phase de définition d’un programme livre le modèle cible, le plan de programme, l’analyse de rentabilisation du programme, les stratégies de gouvernance, le document de définition du programme, le dossier des projets, les chartes préliminaires des projets du programme, le profil des avantages et le plan de tranche de la première tranche. Les plans de tranche, les rapports sur l’état du programme, les registres des risques et des enjeux à jour, le plan de transition de capabilité et les rapports sur l’examen d’assurance indépendant sont livrés à la phase de la gestion des tranches. À la dernière phase, la clôture d’un programme, le rapport de fin de programme et le rapport de leçons apprises sont livrés.