Formulaires de déclaration de revenus - directives

Politiques de finance archivées

Pour plus d'informations sur les politiques financières archivées ou pour localiser une politique précise, S.V.P. fournir toute information pertinente au sujet de la nature de votre demande et envoyer un courriel à NC-CFOB-Financial_Policy_Questions_Politique_Financière-GD. Un membre de l'équipe de la Politique financière vous répondra pour vous aider.

Dernière mise à jour: novembre 2010

Veuillez noter : Cette politique/document est présentement sous révision et sera mise à jour pour refléter les nouvelles procédures et terminologies associées avec la mise en œuvre de maSGE (SAP)

Veuillez noter que ces directives s’adressent tant à Service Canada qu’à Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC), désignés ici par « Ministère » ou « ministériel ».

 

Table des matières:

  1. Objectif
  2. Énoncé
  3. Autres références

 

1. Objectif

Ces directives concernent les exigences en matière d'émission des formulaires T4, T4A, T4A-NR, T1204 et Relevé 1 au sein du Ministère, en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR).

2. Énoncé

2.1. Généralités

2.1.1 La Loi de l'impôt sur le revenu (LIR) stipule que toute personne (ou organisation), qui effectue des paiements spécifiques au sens de la Loi, doit produire une déclaration de renseignements sur T4, T4A, T4A-NR, T1204 ou Relevé 1, et ce, avant le dernier jour de février de l'année qui suit celle où le paiement a été effectué.

2.1.2 En ce qui concerne les affaires du Ministère, les versements qu’il effectue et qui nécessitent la production de déclarations de renseignements à l'Agence du revenu du Canada (ARC) sont les salaires, les payes et autres formes de rémunération ou primes versées et les avantages sociaux, au sens de la Loi sur l'assurance-emploi (AE) et de la réglementation correspondante, de même que ceux qu’il effectue à des entrepreneurs qui lui fournissent des services.

2.1.3 L'émission des déclarations de renseignements peut s’effectuer au moyen de formulaires papier ou électroniquement à l’aide d’ordinateurs centraux ou personnels ou sur le Web. Par conséquent, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) produit automatiquement les déclarations de renseignements relatives aux traitements et salaires; c’est donc le Ministère qui prépare, au moyen de son système central de traitement informatique, les déclarations de renseignements qui se rapportent aux paiements en vertu de la Loi sur l'assurance-emploi (AE) ou d'autres lois et programmes comme le Régime de pensions du Canada, la Loi sur la sécurité de la vieillesse et la Loi sur les prestations d'adaptation pour les travailleurs. Les déclarations de renseignements pour les avantages imposables accordés aux employés sont, quant à elles, produites dans chacune des régions à l'aide d’ordinateurs centraux ou personnels et sur le Web, alors que c’est l'AC qui se charge des celles touchant les versements pour services contractuels (entrepreneurs) au plan national.

2.1.4 Il incombe aux Services financiers d'assurer la conformité à la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada et à la Loi sur les impôts du Québec, et de faire en sorte que toute déclaration de renseignements soit émise dans les délais prescrits. Par conséquent, c’est au directeur général, Comptabilité ministérielle et rapports financiers (DGCDF) à l'AC, ainsi qu’aux directeurs généraux et aux directeurs régionaux, qu’il revient d'enregistrer et de déclarer les revenus imposables et les autres rétributions et avantages, sauf pour ce qui est des versements effectués par les bureaux centraux de la paye de TPSGC.

2.1.5 Les programmes informatiques devront être mis à jour au besoin (annuellement) afin de répondre aux normes de l’ARC.

2.1.6 Le tableau ci-dessous présente la liste des types de paiements pour lesquels des déclarations de renseignements (T4A) sont fréquemment émises par le Ministère.

Type de paiement Référence au Bulletin de l'impôt sur le revenu

Frais de déménagement et indemnités de réinstallation
-indemnité de faux frais non soumis à une justification dépassant 650 $
-toute autre indemnité de réinstallation

Guide de l'ARC
T4 émis par l’AC et les bureaux régionaux

Avantages sociaux des employés

Frais de déménagement

IT-470R

IT-178R

Droits d’adhésion remboursés aux employés :
-ordre professionnel comptable reconnu selon la convention collective du groupe FI
-tout autre frais d’adhésion (AC et régions)

 IT-211R, IT-158R2
Droits de scolarité remboursés IT-516R2
Rémunération ou honoraires des personnes nommées par décret (conseils arbitraux, honoraire) IT-196R2, IT-196R2SR
Responsabilités en matière de traitement pour les retenues à la source des indemnités journalières du conseil arbitral Note de service
Utilisation d'un véhicule du Ministère à des fins personnelles IT-63R5
Primes aux employés pour suggestions et inventions (hormis les plaques, trophées et autres souvenirs) IT-340R, IT-340RSR, IT-75R4
Contrats de service du gouvernement T1204, IT92R2

Nota:

1. Les versements de TPS ou de TVH versés à des entrepreneurs (individus, partenariats ou entreprises) ne constituent pas un revenu; ils ne doivent donc pas figurer aux formulaires T4A. Ce sont ces entrepreneurs qui verseront ces taxes à l’ARC.

2. Les entrepreneurs étrangers peuvent demander une exemption fiscale au Ministère, lequel doit en référer à l’ARC. Sans une telle exemption, les formulaires T4A-NR et NR4 doivent être produits, conformément au paragraphe 105 de la LIR.

3. Outre la table précédente, on peut consulter, sur le site Web de l’ARC, le document intitulé Formulaires et publications, classés par groupe de clients.

2.1.7 Il est possible, et tout à fait correct, qu’une personne reçoive plus d'un formulaire de déclaration T4 ou T4A pour des paiements qui n’ont aucun rapport les uns avec les autres ou qui proviennent de différentes sources.

2.2 Utilisations des formulaires de déclarations de renseignements

Cette section décrit dans quelles circonstances les différents formulaires de déclaration de renseignements doivent être utilisés, ainsi que les consignes générales pour les remplir. On notera que ces consignes pourraient être révisées annuellement, en fonction des changements apportés par l'ARC.

2.2.1 Consignes communes à tous les formulaires

Toute déclaration de renseignement doit contenir :

2.2.2 Types de formulaires et utilisations

T4 – État de la rémunération payée

Sert à déclarer les traitements et salaires, ainsi que d’autres avantages imposables touchés par un employé ou une personne nommée par décret. Il sert de plus à déclarer les déductions telles que les cotisations au Régime de pension du Canada, au programme d'assurance-emploi, à des régimes agréés de retraite d’employeurs, de même que les cotisations syndicales ou autres, le cas échéant.
T4A – État du revenu de pension, de retraite, de rente ou d’autres sources

Sert à déclarer autant les prestations reçues en vertu d’un régime de pension, les paiements forfaitaires, les versements de rentes, les revenus divers, les commissions reçues à titre de travailleur autonome et les dons faits à des organismes de bienfaisance, que les impôts déduits qui s’y rapportent. Il s’agit donc d’un formulaire versatile, qui sert à déclarer les revenus gagnés et les impôts déduits correspondants, dans les cas où le formulaire T4 ne peut être utilisé.
T4A(OAS) – Relevé de la sécurité de la vieillesse

Sert à déclarer les prestations reçues en vertu du programme de Sécurité de la vieillesse (SV), de même que les impôts déduits et d’autres informations qui se rapportent au programme de la SV.   
T4A(P) – Relevé des prestations du RPC

Sert à déclarer les prestations versées et les impôts déduits en vertu du RPC
T4E – État des prestations d’assurance‑emploi Ce formulaire, qui fait partie de l’État des prestations remboursées, est produit automatiquement par le système de paye du Ministère.
Relevé 1 – Feuillet de renseignements Sert à déclarer les revenus d’emploi, les avantages sociaux, les commissions perçues ainsi que les impôts du Québec déduits ou d’autres déductions. Il s’agit du formulaire prescrit par Revenu Québec, exigé pour toutes les personnes occupant un emploi dans un établissement situé au Québec.
T4A-NR – État des honoraires, des commissions ou des autres sommes payées à des non‑résidents pour services rendus au Canada Fiche de renseignements à l’intention des payeurs et de leurs agents, concernant les droits et commissions, ainsi que d’autres montants, versés à des non-résidents pour des services rendus au Canada.
NR4 – État des sommes payées ou créditées à des non-résidents du Canada Fiche de renseignements à l’intention des payeurs et de leurs agents, concernant les versements effectués à des non-résidents.
T1204 – Paiements contractuels de services du
gouvernement		 Fiche de renseignements à l’intention de l’industrie de la construction et des ministères, agences et sociétés d’État fédéraux qui effectuent des paiements contractuels.

2.3 Exigences en matière de déclaration des renseignements

L’ARC et Revenu Québec exigent que les renseignements contenus dans les différents formulaires de déclaration leur soient fournis dans le format prescrit.

Pour toute information concernant le dépôt électronique s'il vous plaît consulter les liens suivants:

a) ARC - Produire les déclarations de renseignements par voie électronique

b) Revenu Québec

3. Autres références