Politique sur les instruments de paiement

Politiques de finance archivées

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Veuillez noter : Cette politique/document est présentement sous révision et sera mise à jour pour refléter les nouvelles procédures et terminologies associées avec la mise en œuvre de maSGE (SAP)

Table des matières

Contexte

  1. Objectif de la politique
  2. Énoncé de politique
  3. Application
  4. Surveillance et conformité
  5. Définitions
  6. Références

Contexte

Instruments de paiement

Types

Le Ministère utilise présentement cinq différents instruments de paiement, c'est-à-dire :

a) les chèques du receveur général (chèques);
b) les règlements interministériels (RI);
c) les chèques tirés sur le compte bancaire du Ministère (CBM);
d) la petite caisse;
e) les mandats de prestations de l'assurance-emploi.

Au titre du paragraphe 35(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, le ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, à titre de receveur général du Canada, a le pouvoir d'ordonner et de contrôler tous les paiements faits par les ministères et organismes fédéraux.

L'article est ainsi rédigé :

« Tout paiement aux termes d'un crédit doit être fait sur les instructions et sous la direction du receveur général, au moyen d'un instrument, selon la forme et authentiqué de la manière que le Conseil du Trésor prescrit. »

C'est le Ministère qui choisit parmi les instruments de paiement énumérés ci-dessus celui qui doit être utilisé dans chaque situation et qui doit également préparer, approuver et présenter les demandes de paiement et les Pièces justificatives de la comptabilité centrale (PJCC) au bureau responsable de TPSGC qui les traitera.

La section qui suit souligne les caractéristiques des cinq (5) catégories d'instruments de paiement.

Chèques

Le chèque est l'instrument de paiement le plus utilisé. C'est par ce moyen que le Ministère paie ses employés, ses clients, ses entrepreneurs et ses fournisseurs externes, aussi bien en dollars canadiens qu'en devises étrangères. TPSGC est responsable de l'émission et du contrôle de tous les chèques. Le Ministère tient un réseau de bureaux de services régionaux répartis dans tout le pays, chacun étant habilité et autorisé à émettre des chèques au nom du RG.

Le Règlement sur les demandes de paiement fait état des responsabilités du Ministère en ce qui a trait aux demandes de chèques. Le Ministère doit essentiellement s'assurer que chaque demande de paiement a été dûment certifiée et que toutes les conditions stipulées dans les règlements ont été respectées. Il incombe aux bureaux de services de vérifier si les demandes de paiement proviennent d'une source autorisée, de tenir un registre des chèques non encaissés, de préparer, signer et émettre les chèques, de consigner au registre les chèques émis et de verser tous les renseignements relatifs à l'émission des chèques au Système central de comptabilité du gouvernement du Canada maintenu par TPSGC.

Sauf ordre contraire du Conseil du Trésor (CT), un chèque ne peut être remis au destinataire avant la date à laquelle le paiement lui est dû ou, s'il doit être envoyé par la poste, il doit parvenir au porteur la journée ou environ à la date où le paiement est dû. Il existe aussi des règlements particuliers qui s'appliquent au retour des chèques au Ministère. Ceux-ci sont également traités dans le présent chapitre.

Règlement interministériel (RI)

On a recours aux RI pour régler les comptes entre les ministères et organismes du gouvernement fédéral et à l'intérieur de ceux-ci. Le RI est utilisé lorsque le Ministère débiteur prépare une Demande de règlement interministériel (FIN 3016) et transmet les données en format électronique au bureau de services de district. Les politiques et procédures qui s'appliquent à ce genre d'instrument de règlement sont très semblables à celles qui régissent la préparation d'une demande de paiement en vue d'une demande d'émission de chèque.

Le Règlement sur les demandes de paiement et les procédures de vérification des comptes qui sont décrites dans le Manuel du Conseil du Trésor - Module Gestion des finances - Règlement sur les demandes de paiement, chapitre 9-1 définissent les exigences ayant trait aux demandes de paiement et aux règlements interministériels ainsi qu'aux dépenses imputables sur les crédits d'un ministère.

La méthode de présentation d’une demande de RI est semblable à celle pour les chèques. Toutefois, il faut utiliser un formulaire « Demande de règlement interministériel » (FIN 3016) plutôt qu'une demande de paiement. Chaque fois qu'un RI est demandé, le nom du bénéficiaire est toujours celui d'un ministère ou d'un organisme fédéral, et toutes les demandes de RI portent le code Source 0060 et sont groupées séparément des demandes de paiement. Le numéro de référence du créancier ainsi que tout autre numéro de compte précisé par le créancier doivent également être inscrits par le ministère débiteur sur la Demande de RI afin qu'un crédit soit automatiquement produit et transféré par voie électronique au créancier approprié et dans le compte approprié du créancier.

En vue du traitement, on envoie à TPSGC le même nombre de copies de la demande que pour les demandes de chèque, accompagnées, s'il y a lieu, des pièces justificatives. Pour aviser officiellement le ministère intéressé que la demande a été traitée, on envoie un formulaire de Paiements de comptes - Registre des ARI au ministère débiteur et une Liste des recettes des règlements interministériels au ministère créancier. 

Petite caisse

Les comptes de petite caisse sont utilisés pour faire de menus paiements lorsque les autres instruments de paiement se révèlent inutilisables en raison de l'importance ou de l'urgence du paiement. Les avances prélevées sur la petite caisse constituent, elles aussi, une forme d'avance permanente. Le montant maximal autorisé pour ces comptes ainsi que la limite des paiements sont décrits au chapitre « Petite caisse » du présent document. On décide du nombre de comptes et de leur importance en fonction des prévisions annuelles des mouvements de liquidités qui permettent de prévoir les opérations à effectuer dans le compte pour une période de douze mois. On réapprovisionne les comptes en présentant à intervalles réguliers (une fois par mois au moins, ou plus souvent si cela est nécessaire) une demande de paiement au montant total de tous les paiements faits sur l'avance. 

Mandats de prestations de l'assurance-emploi

Il existe quelques modes exceptionnels de paiement aux personnes œuvrant à l'extérieur du gouvernement pour lesquels on utilise des instruments de paiement autres que les chèques. Par exemple, les mandats sont souscrits par le Ministère et tirés sur le compte du RG pour payer les prestations d'assurance-emploi à même le Trésor. Seuls les agents autorisés du Ministère peuvent signer ces mandats. Lorsqu’ils sont encaissés, les mandats sont virés aux banques désignées qui, tout comme le bureau concerné, sont en possession des spécimens de signature des personnes autorisées à signer les mandats. Le RG s'engage alors à rembourser la banque d'encaissement. 

Chèques retournés au Ministère

Les chèques, sauf ceux émis pour la rémunération des employés, doivent, selon l'usage, être postés directement au bénéficiaire afin de s'assurer que les chèques ne se retrouvent pas entre les mains des agents du Ministère. Si le bureau de poste découvre que les chèques émis par le bureau de services ne peuvent être livrés, ils sont renvoyés au bureau de services qui les a postés. Cette mesure de contrôle serait impossible si les chèques étaient postés par un ministère qui utilise des enveloppes identifiées à son nom.

Reconnaissant que, dans certains cas, il est essentiel que les chèques soient remis aux ministères afin d'être transmis ultérieurement aux bénéficiaires, le CT exige que chaque sous-chef fixe, pour chacun des programmes du Ministère, les catégories de paiement particulières pour lesquelles les agents autorisés peuvent exiger que les chèques soient envoyés à d'autres agents du Ministère. Les agents désignés à cet effet par le sous-chef doivent occuper habituellement un poste de directeur à l'administration centrale du Ministère et, dans les bureaux régionaux, un poste d'agent supérieur des finances.

L'expérience a démontré que des pertes importantes peuvent se produire à la suite de manœuvres frauduleuses si on néglige d'exercer une surveillance appropriée des chèques après qu'ils sont émis et envoyés à un ministère. La manipulation des chèques avant leur envoi aux bénéficiaires doit donc faire l'objet d'une surveillance étroite; la division maximale des tâches dans ce domaine est d'une importance capitale. Les chèques ne doivent en aucun cas se trouver en la possession des personnes qui ont présenté la demande de paiement ou qui ont participé à l'une ou l'autre des étapes préliminaires d'obtention, de réception, de certification et de vérification de compte. C'est pourquoi la distribution des chèques de toutes les catégories de paiements ne doit être faite que par les personnes spécialement désignées à ces fonctions par l'agent supérieur responsable des systèmes d'administration financière du Ministère.

La catégorie de paiement comprenant les traitements, les salaires, les allocations, les frais et les avances sur ces paiements est la plus importante catégorie de paiement pour laquelle l'expédition des chèques aux ministères peut être autorisée.

À cette fin, les paiements versés aux employés incluent les paiements versés à toutes les personnes employées en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ainsi qu'aux membres des Forces armées canadiennes et de la GRC. Conformément au principe énoncé dans le paragraphe précédent, la distribution des chèques aux employés ne doit pas être faite par des agents prenant part à l'une ou l'autre des étapes de dotation, de classification, d'évaluation des traitements et des salaires ou à la préparation et à la signature des certificats de rémunération des employés. Les catégories de paiements pouvant être désignées pour renvoi à un ministère sont énumérées à la section traitant des politiques.

Chèques annulés ou non livrables

Lorsqu'un chèque ayant été imprimé doit être annulé pour une raison quelconque, on doit s'en remettre à la directive du RG (DRG 1980-6) sur les procédures à suivre pour annuler un chèque.

Les chèques non livrables qui sont retournés au bureau d'émission de TPSGC sont retenus jusqu'à six mois suivant la date de leur émission. Si personne ne réclame le chèque en question au cours de ces six mois, celui-ci est annulé à l'aide d'un cachet apposé par le bureau d'émission des chèques. Une liste de ces chèques est transmise au Ministère, qui entame alors, avec TPSGC, la procédure s'appliquant aux chèques annulés. 

Chèques perdus, détruits ou volés 

Chèques du RG 

On trouve à la partie III du Règlement sur l'émission des chèques les règles ayant trait au remplacement des chèques du receveur général. Les Bureaux des services sont responsables de la plupart des modalités administratives concernant l'émission des chèques de remplacement. Essentiellement, lorsqu'un bénéficiaire signale la non-distribution, la perte, la destruction ou le vol d'un chèque, le Bureau des services exige que le bénéficiaire signe un affidavit ou une déclaration statutaire dont le type dépend des circonstances dans lesquelles le bénéficiaire présente sa demande de chèque de remplacement. TPSGC possède à cette fin des formulaires imprimés d'avance. Le Bureau des services qui a émis le chèque fournit sur demande des renseignements comme le numéro et la date du chèque en question.

Bien que ce soit le bénéficiaire qui doive remplir et faire certifier et notarier les formulaires requis, le Ministère lui offre habituellement de l'aide et des conseils. Généralement, un fonctionnaire remplit les fonctions de « commissaire à l'assermentation » dans chacun de nos bureaux. Il est autorisé à notarier ces formulaires, en présence du bénéficiaire et d’un témoin, sans frais pour le bénéficiaire. Dans ces formulaires, le bénéficiaire déclare sous serment que le chèque en question ne lui a pas été remis, a été perdu, détruit ou volé, selon le cas, et s'engage à remettre le chèque original au Bureau des services responsable de l'émission s'il en prend possession ultérieurement.

Dès réception du formulaire pertinent dûment rempli, le Bureau des services, une fois l'enquête terminée, remet au bénéficiaire un duplicata portant le même numéro et la même date que le chèque original. Ce chèque doit porter la mention "duplicata" au recto. Son émission n'entraîne pas de frais supplémentaires à soustraire aux crédits et au budget d'un ministère, les frais ayant été débités au moment de l'émission du chèque original.

Avant d'émettre un duplicata de chèque, le Bureau des services peut exiger des renseignements ou des documents supplémentaires, par exemple un cautionnement. Les renseignements exigés varient selon les circonstances.

Dans tous les cas d'émission de chèque de remplacement, le Bureau des services fournira sur demande toute l’information, l'aide ou la documentation requise afin que le bénéficiaire puisse obtenir un duplicata de chèque. 

Remplacement de chèques

La partie II du Règlement sur l'émission des chèques, comprenant les articles 6 à 12 inclusivement, renferme les règlements établis par le CT à l'égard du remplacement de chèques non livrés ou de chèques perdus, détruits ou volés au profit de bénéficiaires, de banques ou d’institutions financières, ou au profit de détenteurs à titre onéreux.

Cette réglementation s'applique aux chèques tirés par le RG ou en son nom.

1. Objectif de la politique

Formuler les politiques relatives aux chèques du receveur général (RG) en ce qui concerne les points suivants :

(Les chapitres sur les Règlements interministériels (RI), la Petite caisse et les Pièces justificatives (PJ) devraient être lus conjointement avec ce chapitre.)

2. Énoncé de politique

2.1 Instruments de paiement – Généralités

  1. Les chèques ne doivent en aucun cas se trouver en la possession des personnes qui ont présenté la demande de paiement ou qui ont participé à l'une ou l'autre des étapes préliminaires d'obtention, de réception, de certification et de vérification de compte.
  2. Les paiements aux fournisseurs, aux entrepreneurs et aux employés du Ministère se font au moyen de chèques quand cela est possible. 

2.2 Chèques retournés au Ministère

2.2.1 Chèques
2.2.1.1 Généralités
  1. Quand une exigence opérationnelle fait en sorte qu’il faut promouvoir les avantages d’un programme de contributions, des chèques peuvent être renvoyés au Ministère pour être présentés personnellement à une organisation. Cette option ne peut cependant être utilisée qu'une fois pendant la durée de l'entente.

    L'agent autorisé à demander que des chèques soient renvoyés au Ministère doit occuper un poste de directeur d'un bureau local du Ministère; à chaque occasion, il doit obtenir au préalable l'approbation du directeur exécutif régional. Si ce dernier doit présenter en main propre le chèque de contribution, il doit obtenir au préalable l'approbation du sous-ministre délégué ou du vice-président.

    La Direction des affaires publiques étant chargée de toute publicité concernant la présentation du chèque, le service doit être informé des détails de la présentation du chèque par le personnel opérationnel.
  2. À la demande d'un député, les chèques pour subventions et contributions peuvent être renvoyés au Ministère pour présentation en main propre par le député. Pour ce genre de demande, on doit obtenir l'autorisation du Ministre ou de son délégué.
  3. En ce qui a trait aux chèques retournés au Ministère, le directeur des Opérations comptables à l'administration centrale ou le directeur ou gestionnaire des Services financiers dans les Bureaux régionaux doit certifier la demande de paiement aux termes de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Cette politique ne permet pas une autorisation générale au préalable.

2.2.1.2 Catégories de paiements qui peuvent être retournés au Ministère

Le sous-ministre/président doit restreindre son choix aux catégories de paiements suivantes lorsqu'il autorise les hauts fonctionnaires des finances à demander l'envoi de chèques au Ministère :

a) paiements aux employés :

b) paiements nécessitant des mesures judiciaires :

c) paiements nécessitant des opérations bancaires spéciales :

d) paiements expédiés par courrier diplomatique;

e) paiements portant une cote de sécurité;

f) paiements à d'autres gouvernements et à des sociétés de la Couronne :

g) paiements à titre officiel :

h) versements en espèces pour les besoins immédiats :

i) paiements périodiques devant être gérés :

j) paiements en échange de billets à ordre lors de prêts à des particuliers.

2.2.1.3 Catégories de paiements qui ne peuvent être retournés au Ministère

a) Paiements d'approvisionnements et de services (par exemple les paiements des honoraires des experts-conseils, les paiements de contrats pour services personnels et autres paiements du genre), à l’exception toutefois des paiements pour libération de contrat.

b) Paiements devant être remis en main propre par un employé du Ministère ou que le bénéficiaire passe prendre au Ministère (sauf les paiements périodiques énumérés ci-dessus).

c) Remboursements de revenus et de recettes.

d) Paiements versés sous enveloppe, avec une lettre ou un autre document.

2.2.1.4 Règlements interministériels (RI)

Aux fins de la présente section, les règlements énoncés ci-dessus et ayant trait au retour des chèques au Ministère demandeur s'appliquent également au retour des RI au Ministère. Par exemple, Postes Canada demande habituellement que le RI soit présenté au moment où les frais inhérents à une machine à affranchir sont imputés.

2.2.2 Chèques - Salaires
  1. Toute personne responsable de la distribution des chèques conformément à ces procédures relève de l’agent principal des finances.
  2. La distribution des chèques aux employés ne peut être effectuée par des agents responsables de la dotation, de la classification, de l'évaluation des traitements et salaires ou de la préparation et de la signature des Formulaires d'entrée - personnel - paye.
  3. Le personnel responsable de la distribution des chèques doit tenir un registre des chèques dans un livre relié.
  4. On doit faire appel au service de courrier recommandé ou au service de livraison spéciale pour toute distribution de dix chèques ou plus au même endroit.
  5. On doit garder les chèques en lieu sûr en tout temps. On recommande à cette fin l'utilisation au moins d'un classeur à quatre tiroirs muni d'une barre de sécurité et loquet, et d'un cadenas de type Sargent et Greenleaf.
  6. Chaque employé est responsable des ententes conclues avec la sous-section de distribution des chèques ou le Service du personnel dans le cas des chèques de traitement ou des chèques individuels lorsqu'il faut conclure des ententes temporaires d'envoi, et avec le Service du personnel pour toute demande de renseignements concernant les montants, les retenues et les remboursements, les chèques perdus, détruits ou volés, les dépôts et autres.
  7. Les chèques de traitement seront distribués par le gardien des chèques aux employés désignés dans les divisions, les sections et les sous-sections, le jour de paye fixé, sur réception de l'approbation de la Division du personnel pour la distribution des chèques.
  8. Les chèques individuels seront distribués par le gardien des chèques directement au bénéficiaire sur réception de l'approbation de la Division du personnel.
  9. Les chèques ne doivent pas être détériorés ni se voir apposé la mention « annulé » par le Ministère s'ils ne peuvent pas être distribués.
  10. Le Ministère doit apposer la mention « annulé » sur les chèques à annuler.
  11. Lorsque le jour normal désigné de distribution tombe un jour où les banques locales ne sont pas ouvertes au public, les chèques de paye normalement émis ce jour-là peuvent être distribués et encaissés le premier jour ouvrable qui précède immédiatement ledit jour non ouvrable, et la distribution des chèques de paye normalement émis avant ce jour non ouvrable peut être avancée de façon équivalente.
  12. Les employés dont le jour de repos tombe un jour de paye officiel sont payés le jour ouvrable qui précède immédiatement le jour de repos.
  13. Si un employé prévoit être absent de son poste habituel de travail un jour de paye officiel en raison d'un congé annuel, d'un congé de maladie, d'un voyage autorisé, d'un cours de formation ou d'une affectation hors des locaux du Ministère, et s'il prévoit que cette absence l'empêchera d'aller chercher son chèque périodique de salaire, il peut demander qu'on le lui fasse parvenir le jour de travail précédant immédiatement le premier jour de congé, de l'une des façons suivantes :
    • que son chèque lui soit remis en main propre;
    • que son chèque soit remis à une autre personne désignée par l’employé;
    • que le chèque lui soit envoyé par la poste à l'adresse précisée.
    L'employé pourra se prévaloir de ce service en fonction de la disponibilité des chèques de paye et des considérations opérationnelles relatives à leur vérification et à leur distribution.
  14. Lorsque l'employé reçoit son chèque de salaire à l'avance, il faut lui demander de signer un engagement à ne pas encaisser son chèque avant le jour de paye fixé. Cet engagement est incorporé à l'« Autorisation pour la remise d'un chèque de paye » (FIN 2446).
  15. La procédure du Manuel de gestion du personnel concernant la distribution à l'avance des chèques de paye de vacances s'applique lorsque la période de congé annuel en question est de deux semaines ou plus.
  16. Lorsqu'un employé demande que son chèque soit déposé régulièrement dans une institution financière canadienne, les politiques concernant le dépôt direct administré par le Service du personnel doivent être suivies.
  17. Quand un employé demande suffisamment à l’avance qu’un chèque de traitement lui soit envoyé par la poste, des dispositions seront prises pour que le chèque soit envoyé à temps pour être livré le jour de paye officiel, dans des conditions postales normales.
  18. Une Autorisation pour la remise d'un chèque de paye (FIN 2446) devra appuyer chaque demande de modalités exceptionnelles de distribution. Ce formulaire sera normalement signé à la fois par l'employé et par le supérieur immédiat possédant le pouvoir de signer le relevé du travail supplémentaire, aux termes de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les documents officiels de délégation du Ministère.
  19. Les employés peuvent utiliser le dépôt direct des chèques de salaire en remplissant le formulaire DSS-MIS 2582 (5-87).

2.3 Chèques annulés ou non livrables

  1. 1. On doit appliquer sans délai les procédures relatives aux chèques annulés lorsque les agents du Ministère retirent un chèque original ou de remplacement parce que le bénéficiaire n'y a pas droit, ou pour toute autre raison.
  2. À chaque fois qu'on doit remplacer un chèque original parce qu'il y a une modification qui touche le bénéficiaire ou le montant, on doit appliquer sans délai les procédures relatives aux chèques annulés.
  3. Il n'y a pas lieu d'annuler un chèque ni d'émettre un chèque de remplacement parce que le code financier est changé; un changement de code de dépenses doit être appuyé par une pièce justificative.
  4. Un chèque non livrable parce que le bénéficiaire est introuvable ou parce que le bureau de poste a retourné le chèque doit demeurer absolument intact.
  5. Un chèque non livrable ou un chèque à annuler doit être gardé dans les bureaux du Ministère durant une période n'excédant pas trente (30) jours civils, à moins de circonstances atténuantes bien documentées.
  6. On devra habituellement retourner tous les chèques non livrables et les pièces justificatives exigées au bureau d'émission de TPSGC dans les délais indiqués à l’article 5 de l’énoncé de la politique.
  7. Lorsqu'il a été démontré qu'il faut annuler un certain chèque de l'année en cours, exception faite des chèques non livrables, on doit estampiller ou écrire le mot « annulé » en travers du recto du chèque et créditer le montant au compte approprié du Ministère.
  8. On doit habituellement retourner tous les chèques annulés et les pièces justificatives exigées au bureau d'émission de TPSGC dans les délais indiqués à l’article 5 de l’énoncé de la politique.
  9. Tout chèque émis au cours d'un exercice antérieur et imputé au crédit budgétaire de ladite année, qui doit être annulé pendant l'exercice en cours, doit être considéré comme étant un remboursement des dépenses de l'exercice antérieur lorsque les comptes du Ministère pour l'année antérieure sont fermés.
  10. Lorsqu'on a imputé le montant figurant sur un chèque au crédit législatif et que ce chèque est annulé, il faut, sauf indication contraire, créditer à nouveau ce montant au crédit législatif.
  11. Si on a imputé le montant d’un chèque au compte courant et que ce chèque est annulé, il faut, sauf indication contraire, créditer à nouveau le compte courant de ce montant.
  12. Si on a imputé le montant d’un chèque au compte des recettes et que ce chèque est annulé, il faut, sauf indication contraire, créditer à nouveau le compte des recettes de ce montant.
  13. Le personnel du Ministère ne doit en aucun cas déposer les chèques dans une banque à charte ou à la Banque du Canada.
  14. Toutes les exigences particulières se rapportant au traitement de fin d'année des chèques non livrables ou annulés, conformément à la directive annuelle appropriée du RG, doivent être appliquées entièrement et sans délai.
  15. Il incombe habituellement aux agents du personnel de remplir les formulaires ou autres documents exigés et de faire les premières démarches concernant l'annulation des chèques de traitement ou la procédure requise dans le cas des chèques de traitement non livrables.

2.4 Chèques perdus, détruits ou volés

  1. Toute situation ou circonstance entraînant la perte ou la destruction de chèques du receveur général doit être immédiatement portée à l'attention du gestionnaire du centre de responsabilité touché.
  2. Les fonctionnaires locaux doivent immédiatement demander conseil aux autorités du Bureau régional ou de l'administration centrale, selon les circonstances.
  3. Pour tout cas de vol de chèques ou de pratiques frauduleuses qui ont entraîné la destruction ou la perte de chèques du RG, il faut avertir sans délai les agents responsables de l'exécution des lois au niveau local.
  4. Tous les détails, rapports préliminaires ou autres et documents explicatifs ou formulaires requis par les fonctionnaires du Ministère, les organismes locaux responsables de l'exécution des lois ou autres, le CT ou le RG, le vérificateur général et d’autres organismes ou autorités, doivent être fournis sans délai.
  5. Un rapport initial et d'autres documents pertinents doivent être fournis dans les sept (7) jours civils qui suivent la découverte de l'incident.
  6. Conformément aux politiques et procédures du Ministère, le remplacement approuvé des chèques perdus, détruits ou volés doit se faire sans délai.
  7. Le haut fonctionnaire compétent de la Division des opérations comptables de l'administration centrale déterminera le contenu pour l'exercice et les délais de présentation de chaque rapport spécialisé destiné au CT ou transmis aux fins du Compte de garantie des fonctionnaires publics et des comptes publics.
  8. Les instructions précises écrites et les exemples de rapports cités dans l’énoncé de la politique ci-dessus seront fournis rapidement par les fonctionnaires de la Division des opérations comptables à la demande d'un gestionnaire d'un centre de responsabilité d’un Bureau régional ou de l'administration centrale (AC) ou d’un autre haut fonctionnaire, ou lorsque cela est requis au cours de chaque exercice.
  9. L’agent principal des finances, à l'AC doit recevoir sans délai les rapports écrits périodiques et tout document à l'appui, ou tout autre détail concernant les fonds de la petite caisse ou les chèques volés ou toute pratique frauduleuse ayant entraîné la perte ou la destruction des fonds de la petite caisse ou de chèques du RG.
  10. Le premier rapport concernant l’énoncé de la politique ci-dessus doit être remis dans les quatorze (14) jours civils qui suivent la découverte de l’incident, et les rapports subséquents doivent être fournis tous les mois ou plus souvent, s’il y a lieu, jusqu'à ce que la situation soit réglée.
  11. Un exemplaire de tout rapport rédigé par les agents responsables de l'exécution de la loi à l’échelon local ou autre doit être rapidement obtenu et joint au document soumis à l’agent principal des finances.
  12. Tous les documents se rapportant aux vols de fonds et aux circonstances entourant une fraude sont confidentiels.
  13. Toute mesure qui peut être prise pour récupérer les fonds doit l'être sans délai.
  14. On doit s'adresser aux Services juridiques du Ministère pour obtenir rapidement des conseils et avis d'ordre juridique qui pourraient être initialement et ultérieurement requis dans le cas d’un vol de fonds de petite caisse ou de chèques, ou dans le cas de pratiques frauduleuses ayant entraîné la perte ou la destruction de fonds de petite caisse ou de chèques. 

2.5 Remplacement de chèques

  1. Le remplacement approuvé des chèques, conformément aux politiques et procédures du Ministère, doit se faire de façon expéditive.
  2. En règle générale, ce sont les fonctionnaires du bureau du personnel de la région concernée ou de l'administration centrale qui prennent les dispositions concernant le remplacement des chèques de traitement ou autres rémunérations relevant de leur compétence.
  3. Au besoin, le personnel du centre de responsabilité des Services financiers distribue les chèques de remplacement au nom des fonctionnaires du bureau du personnel de la région concernée ou de l'administration centrale.
  4. Les formulaires Engagement et garantie, Affidavits et engagements, ou autres déclarations ou formulaires d'engagement requis doivent être remplis sur demande pour qu'un chèque de remplacement puisse être émis.
  5. L'utilisation d'un acte de cautionnement est limitée aux cas où un chèque de 2 000 $ ou plus a été perdu, détruit ou volé pendant qu'il était entre les mains du détenteur à titre onéreux.
  6. Les chèques à remplacer doivent immédiatement être annulés.
  7. Lorsqu'un document doit être certifié, le cachet officiel, la signature, ou les autres détails directement reliés à cette question doivent être fournis par un notaire, un commissaire à l'assermentation ou toute autre personne ayant qualité pour recevoir des déclarations sous serment ou affidavit.
  8. Les formulaires Engagement et garantie, Affidavit et engagement, ou autres déclarations ou formulaires exigés pour le remplacement d’un chèque doivent être retournés au bureau d'où ils émanent pour examen.
  9. Le bureau d’origine mentionné à l’énoncé 8 de la politique concernant les traitements ou un autre type de rémunération administré par le personnel doit être un bureau du Ministère.
  10. En ce qui a trait aux dépenses autres que les traitements ou les autres types de rémunérations administrés par le personnel, le bureau expéditeur mentionné à l’énoncé 8 de la politique relève généralement du Ministère ou, quand il en est autrement, du bureau compétent de TPSGC.
  11. Lorsqu'un document exigé pour le remplacement d'un chèque n'a pas été certifié tel que requis ou est autrement incomplet, il est nul.
  12. Toutes les écritures se rapportant aux chèques de remplacement doivent être à jour.
  13. Les chèques de remplacement doivent être distribués sans délai accompagnés des lettres d'envoi et des formulaires d'accusé de réception ou autres documents requis.
  14. Ces rapports, les autres précisions ou les documents qui peuvent être exigés lors de la perte, de la destruction ou du vol d'argent ou de chèques doivent être fournis sans délai.
  15. S'il y a lieu, il faut obtenir promptement au moins une photocopie recto verso du chèque négocié et la conserver dans les dossiers du Ministère.
  16. Lorsqu'un chèque de remplacement a été demandé et qu'il a été établi que le chèque original a été négocié, on doit remettre au bénéficiaire ou au détenteur à titre onéreux d’une copie recto verso du chèque négocié.
  17. Pour accélérer l'émission des chèques de remplacement, chaque bureau responsable doit garder en réserve une quantité minimale de chaque genre de documents, Engagement et garantie, Affidavit et engagement ou autres déclarations ou formulaires requis pour le remplacement des chèques (de rémunération seulement).

3. Application

La présente politique s'appliquera à Ressources humaines et Développement des compétences Canada (ci‑après RHDCC, le « Ministère » ou « ministériel »).

4. Surveillance et conformité

L’agent principal des finances (APF) surveillera la mise en œuvre de la présente politique au Ministère. Tout écart important découlant de la non-conformité à la présente politique fera l’objet d’une enquête, et des mesures correctives seront recommandées. Les cas importants de non‑conformité ainsi que les mesures correctives qui auront été prises seront signalés au Bureau du contrôleur général.

La présente politique doit être appliquée conjointement avec la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale (Conseil du Trésor).

5. Définitions

Annulation ou annulation de chèque – Annulation d'un chèque.

Bénéficiaire – Personne, organisme ou établissement commercial à qui le chèque est payable.

Cautionnement – Formulaire fourni par une société de caution approuvée ou le formulaire pertinent de TPSGC qui, dûment rempli et approuvé, assure le remboursement au Ministère lorsqu'il est établi que le bénéficiaire a reçu des sommes auxquelles il n'avait pas droit.

Certifié – Apposition d'un cachet officiel, d'une signature ou d'autres détails par un notaire, un commissaire à l’assermentation ou une autre personne ayant aussi le pouvoir de recevoir ces déclarations ou de certifier un affidavit.

Chèque de remplacement – Tout chèque de remplacement (y compris un double de chèque) qui a été émis pour régler une dépense après qu'une déclaration statutaire, un affidavit ou tout autre formulaire similaire a été rempli. 

Chèque de traitement – Instrument de paye utilisé pour verser à un employé la paye ordinaire qui lui est due toutes les deux semaines, sa paye de temps supplémentaire, les révisions de son traitement, etc. Les chèques de cette catégorie sont généralement accompagnés d’un document imprimé donnant des précisions sur le chèque.

Chèque du receveur général (chèque) – Instrument de paiement souscrit en dollars canadiens ou en devises étrangères et utilisé par le RG ou en son nom afin de régler les comptes à payer du gouvernement du Canada.

Chèque individuel – Forme de paiement incluant les remboursements des dépenses de voyage et de réinstallation, les remboursements des retenues sur le traitement, la pension de retraite, les prestations de décès, les paiements de contributions ou autres chèques semblables qui peuvent être retournés au Ministère. On ne fournit généralement pas de document imprimé avec cette catégorie de chèque.

Chèque non livrable – Chèque qu'on ne peut pas livrer à cause d'une erreur d'adresse ou pour d'autres raisons. 

Chèque original ou régulier – Premier chèque émis pour acquitter une dépense.

Déclaration statutaire ou déclaration – Toute déclaration statutaire ou autre que l'employé doit faire à la demande des fonctionnaires du ministère de la Justice ou du Ministère. 

Détenteur à titre onéreux – Personne (particulier ou établissement commercial autre qu'une banque) qui a encaissé un chèque pour le bénéficiaire.

Documents requis et confirmation des exigences relatives à la situation des chèques – Les deux (2) séries d'exigences qu'il faut satisfaire « avant » qu'un chèque de remplacement puisse être émis.

Double de chèque – Chèque fourni pour remplacer un chèque du receveur général émis antérieurement et qui doit être une copie fidèle du chèque original en ce qui concerne le bénéficiaire, le montant, la date, le numéro du chèque et toute autre précision figurant sur le chèque original.

Engagement et garantie, Affidavit et engagement ou autre formulaire ou déclaration – Déclaration statutaire, affidavit ou tout autre document (formulaire ou déclaration) devant être fourni.

Fonctionnaire local – Employé du Ministère tel que le gestionnaire du centre de responsabilité (CR), ou tout autre fonctionnaire responsable travaillant dans un bureau ou à un endroit situé non loin de l'endroit où les sommes d'argent ou les chèques ont été perdus, détruits ou volés.

Instrument de paiement – Moyen employé par le RG ou par son intermédiaire pour régler les obligations de dépenses du Ministère à la réception d'une demande de paiement dûment autorisée.

Jour de paye officiel – Tous les deux mercredis depuis le 15 janvier 1992. Lorsque le jour de paye officiel tombe un jour où les banques sont fermées, le jour ouvrable précédant immédiatement une telle journée est réputé le jour officiel de paye.

Jour de repos – Voir la convention collective pertinente.

Mandats de prestations de ld'assurance-emploichômage – Instruments de paiement payables sur demande, tirés sur le compte du RG par un agent autorisé du Ministère afin de verser des prestations d'assurance-emploi à même le Trésor, au titre duquel le RG s'engage à rembourser la banque d'encaissement. 

Rapport ou rapport spécial – Rapport préliminaire ou autre exigé par les fonctionnaires du Ministère, des organismes d'exécution des lois, le CT, le RG, le vérificateur général ou autres organismes ou autorités.

Règlement interministériel (RI) – Règlement des obligations contractées entre divers ministères et organismes fédéraux et au sein de ceux-ci.

Société de caution approuvée – Société de caution approuvée par le surintendant des assurances nommé en vertu de la Loi sur le département des assurances.

Supérieur hiérarchique immédiat – Personne qui supervise l'employé et qui détient le pouvoir de signer le relevé du travail supplémentaire, aux termes de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et d'après les instruments officiels de délégation du Ministère. 

6. Références