Politiques sur les pertes de fonds et les actes illégaux commis contre la Couronne

Pour toutes questions ou commentaires, veuillez nous contacter au :
NC-CFOB-Financial_Policy_Questions_Politique_Financière-GD

Dernière révision : Juin 2011
Dernière modification apportée au présent document : Janvier 2013

Table des matières

Contexte

1. Objectifs de la politique
2. Énoncé de politique
3. Application
4. Exigences de la politique
   4.1 Instructions au sujet des signalements
   4.2 Imputation sur les crédits
5. Rôles et responsabilités
6. Délégation de pouvoirs
7. Contrôle et conformité
8. Définitions
9. Références

Contexte

Les directions générales sont responsables de la sécurité et de l’utilisation appropriée des fonds qui leur sont confiés et doivent rendre des comptes à ce sujet. Les pertes de fonds attribuables à la négligence ou à des systèmes de contrôle inadéquats minent l’image du gouvernement dans son ensemble et ébranlent la confiance des citoyens du Canada envers des gens à qui ils confient la responsabilité de la gestion des fonds publics.

Tous les employés, et les gestionnaires en particulier, doivent être attentifs aux faiblesses des contrôles, aux pratiques inappropriées et aux actes illégaux qui surviennent dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Il leur incombe également d’agir rapidement pour signaler de tels actes à leur superviseur quand ils sont informés de telles activités.

1. Objectifs de la politique

Accroître la sensibilisation, permettre le recouvrement éventuel des pertes de fonds et obtenir un dédommagement pour les autres infractions et actes illégaux commis contre la Couronne en signalant tout soupçon, en enquêtant et en prenant les mesures disciplinaires qui s’imposent.

2. Énoncé de politique

Les présumés cas de vol, de fraude, de détournement de fonds ou d’autres infractions impliquant des employés mais ne nécessitant pas une intervention policière immédiate peuvent être renvoyés aux services juridiques du Ministère pour que ceux-ci émettent un avis sur la gravité de l’incident avant que d’autres mesures soient prises. Dans tous les autres cas, les pertes de fonds et les présumés cas de fraude, de détournement de fonds ou d’autres infractions ou actes illégaux commis contre Sa Majesté doivent être signalés aux organismes d’application de la loi et au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Les directions générales doivent veiller à ce que leurs employés soient informés de cette politique et de leur responsabilité éventuelle au titre de l’article 78 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et des articles 122 et 126 du Code criminel, et à ce qu’ils reçoivent des rappels périodiques à ce sujet. Ils doivent aussi être informés de leur obligation, au titre de l’alinéa 80e) de la LGFP, de signaler, selon le cas :

• toute infraction à la LGFP ou aux règlements connexes;
• toute infraction à une loi fiscale;
• tout acte frauduleux commis contre Sa Majesté.

Les ministères doivent prendre des mesures raisonnables pour protéger l’identité et la réputation des personnes qui signalent les infractions et de celles visées par les allégations. Plus précisément, il est important que les ministères :

• s’occupent rapidement des plaintes de harcèlement des personnes qui ont signalé une infraction conformément à la politique;
• envisagent de prendre des mesures disciplinaires appropriées, s’il y a lieu, à l’endroit des personnes qui font, de façon préméditée ou avec intention de nuire, des allégations sans fondement.

Quand une personne est responsable d’une perte de fonds, les fonds doivent être recouvrés auprès de cette personne, sauf dans les cas suivants :

• des poursuites en justice sont nécessaires pour obtenir le recouvrement;
• le sous-procureur général recommande de renoncer à de telles mesures ou d’abandonner celles qui sont déjà en cours;
• le Conseil du Trésor a autorisé le ministère à renoncer au recouvrement des fonds en raison de circonstances atténuantes.

Quand un ministère détermine que des mesures disciplinaires s’imposent, ces mesures sont distinctes de toute mesure que les organismes d’application de la loi pourraient prendre.

3. Application

La présente politique s’applique à Ressources humaines et Développement des compétences Canada (ci après RHDCC ou le Ministère).

4. Exigences de la politique

4.1 Instructions au sujet des signalements

Les incidents nécessitant une intervention immédiate, comme les vols, les introductions par effraction et les incidents du genre pour lesquels aucun employé n’est mis en cause doivent être signalés sur le champ directement au service de police local. Les cas de fraude, de détournement de fonds ou d’autres actes illégaux commis contre Sa Majesté doivent être signalés rapidement à la GRC à des fins d’enquête.

Les présumés cas de vol, de fraude, de détournement de fonds ou d’autres actes illégaux impliquant des employés mais ne nécessitant pas une intervention policière immédiate peuvent être renvoyés aux services juridiques du Ministère. De leur côté, ceux-ci consulteront la Section des poursuites pénales du ministère de la Justice avant d’émettre un avis.

Si l’on juge, après avoir consulté les services juridiques, que l’acte n’est pas grave et que, parce qu’il se rattache surtout à l’exercice des fonctions, des mesures disciplinaires suffiraient, des mesures appropriées devraient être prises après consultation des conseillers en relations de travail du Ministère.

Si l’on juge, après avoir consulté les services juridiques, qu’il s’agit d’un acte grave, il faut non seulement prendre les mesures disciplinaires que le Ministère juge nécessaires, mais aussi renvoyer l’affaire au Service divisionnaire de la police criminelle de la GRC. De son côté, celui-ci déterminera le type d’enquête à effectuer et à qui elle doit être confiée.

Remarque : Même si chaque cas doit être évalué en toute objectivité, voici des exemples d’incidents qui pourraient être considérés comme étant mineurs et liés à l’exercice des fonctions :

• une demande de congé falsifiée;
• une fausse demande de rémunération pour heures supplémentaires;
• une utilisation non autorisée du service commercial d’appels interurbains à des fins personnelles;
• une utilisation non autorisée de coupons de taxi à des fins personnelles.

Remarque : Quand ils émettent un avis, les conseillers juridiques ministériels agissent non pas à titre de représentants juridiques du Ministère en cause, mais bien de représentants du procureur général en ce qui a trait plus particulièrement à l’administration équitable de la justice.

En plus d’être signalé aux organismes d’application de la loi pour enquête, tous les incidents, y compris ceux qui sont liés à l’emploi et qui sont réglés à l’interne doivent être signalés à la Direction de la police économique de la GRC.

En cas de fraude, de détournement de fonds ou d’autres infractions concernant la collecte, la gestion ou l’utilisation de fonds publics, il faut signaler au Secrétariat du Conseil du Trésor :

• les pertes ou les incidents qui ont ou pourraient avoir des répercussions sur l’ensemble du gouvernement, par exemple les actes frauduleux qui pourraient aussi avoir été commis contre d’autres ministères ou dont d’autres ministères devraient être prévenus;
• les incidents qui laissent supposer une lacune dans les politiques ou les mesures de contrôle en vigueur dans l’ensemble du gouvernement;
• les autres incidents qui ont été signalés au président du Conseil du Trésor au Parlement ou par les médias ou qui sont susceptibles de l’être;
• tout autre incident qui, de l’avis du coordonnateur ministériel, est suffisamment grave ou a des répercussions suffisamment importantes pour être signalé immédiatement au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les ministères doivent établir leurs propres exigences internes en matière de rapports et déterminer, de concert avec la ministre, les types ou catégories d’incidents dont celle-ci doit être informée personnellement.

Les rapports à présenter au Secrétariat du Conseil du Trésor doivent être envoyés, au besoin, au directeur des pouvoirs financiers, Secteur du contrôleur, Direction des programmes et doivent inclure au moins :

• un rapport préliminaire, dans les deux semaines après avoir eu connaissance d’un incident qui doit être signalé, contenant une description de la nature de l’infraction, des circonstances dans lesquelles elle s’est produite et de l’enquête qui est en cours;
• un rapport final rédigé une fois l’affaire conclue et contenant : une description de l’enquête effectuée; une indication précisant si la perte a été signalée au sous-procureur général et, si une réponse a été reçue, les mesures recommandées ou prises par ce dernier; un énoncé des mesures prises pour prévenir des infractions dans l’avenir dans des circonstances semblables; une description des mesures prises pour recouvrer les fonds perdus ou les coûts connexes, le montant récupéré et la probabilité de recouvrement futur; les résultats des poursuites judiciaires entreprises; et une description des mesures disciplinaires prises à l’endroit du fonctionnaire ou de toute autre personne dont les actes ont causé la perte de fonds ou ont rendu possible l’infraction. Il ne faut pas préciser le nom des personnes en cause dans ces rapports.

Une infraction peut être signalée avant même qu’il y ait perte de fonds ou de biens. Une tentative de fraude découverte avant que le paiement ne soit effectué peut tout aussi bien être signalée qu’un cas de fraude réelle. De même, les infractions peuvent être signalées même si la perte a été entièrement récupérée.

Tout incident se produisant à l’extérieur du Canada qui serait considéré comme une infraction au Canada doit être signalé.

Selon les instructions données dans le manuel Directives concernant les Comptes publics, il faut déclarer les pertes brutes (estimatives, le cas échéant), indépendamment des sommes récupérées, dans les Comptes publics de l’exercice pendant lequel la perte a eu lieu ou, lorsque la perte n’est pas découverte à temps, dans les premiers Comptes publics où il est possible de faire état de cette perte.

Les paiements effectués aux employés qui ont perdu une avance doivent aussi être signalés dans les Comptes publics, mais dans la partie réservée aux réclamations, aux décisions arbitrales et aux paiements à titre gracieux plutôt que dans la section prévue pour les pertes subies par la Couronne.

Les pertes recouvrées doivent être signalées dans les Comptes publics de l’exercice où le recouvrement a eu lieu ou, si ce n’est pas possible, dans les Comptes publics de l’exercice suivant.

4.2 Imputation sur les crédits

Les pertes de fonds pour lesquelles il faut procéder à un remboursement d’une caisse d’avances fixes (les fonds de petites caisses, les déficits de caisses et toutes les pertes de recettes) doivent être imputées sur le crédit du programme concerné, avec l’approbation du ou de la ministre compétent-e ou de son ou sa délégué-e. Dans le cas des déficits de caisses et des pertes de recettes, le montant du déficit doit être imputé sur le crédit et comptabilisé comme des recettes. L’imputation d’une perte sur un crédit n’est qu’une opération comptable. Les ministères sont tout de même tenus d’essayer de recouvrer la perte et de prendre les mesures disciplinaires qui s’imposent.

Au titre de l’article 3 du Règlement sur les avances comptables, la personne qui reçoit une avance en est personnellement responsable, et toute perte ou tout déficit doit être recouvré auprès du détenteur ou du dépositaire de l’avance. Ainsi, il faut recouvrer les déficits de petites caisses sauf dans les cas où toutes les conditions suivantes sont respectées :

• les procédures établies ont été suivies, et la petite caisse a été conservée en lieu sûr;
• il y a des preuves physiques d’un vol, comme une entrée par effraction;
• aucune action ni omission de la part du dépositaire n’a contribué à la perte.

Toutefois, même si certaines des conditions précitées n’ont pas été respectées, le dépositaire peut être relevé d’une partie ou de la totalité de ses responsabilités si le gestionnaire concerné assume la responsabilité partielle ou totale de la perte en reconnaissant par écrit l’une des circonstances suivantes :

• il ne s’est pas assuré de l’existence d’installations et de procédures adéquates;
• il n’a pas fourni de directives ou d’instructions adéquates ou il n’a pas assuré une supervision appropriée;
• il a permis des pratiques inappropriées.

Dans un tel cas, la responsabilité de la perte incomberait au gestionnaire ou serait partagée entre celui-ci et le dépositaire.

• Toutes les pertes de fonds et les allégations d’infractions, d’actes illégaux et d’autres actes irréguliers doivent faire l’objet d’une enquête approfondie par les agents de sécurité ministériels et les organismes locaux d’application de la loi.
• L’anonymat de la personne qui signale un délit et de la personne présumée coupable d’une infraction doit être protégé en tout temps.
• Les présumées infractions doivent être signalées à un coordonnateur de la direction générale qui agira à titre de responsable et veillera à ce que les mesures requises soient prises et à ce qu’on donne suite aux enquêtes.
• Les pertes et les infractions doivent être signalées au Parlement par le truchement des Comptes publics.
• Les pertes doivent être recouvrées dans la mesure du possible.
• Des mesures doivent être instaurées pour éviter que des pertes ou des infractions se produisent ou se reproduisent.
• Des mesures disciplinaires peuvent et doivent être prises à l’égard des employés soupçonnés d’avoir commis une faute si la direction générale estime que les circonstances le justifient.
• Les gestionnaires qui ne prennent pas les mesures requises ou qui tolèrent ou sanctionnent directement ou indirectement des actes irréguliers seront eux-mêmes tenus responsables, en tout ou en partie, des pertes subies.

5. Rôles et responsabilités

Les directions générales doivent nommer un coordonnateur qui agira à titre de responsable unique du signalement et de la coordination des mesures subséquentes. Ainsi, les employés savent à qui ils doivent signaler les allégations ou les présumés incidents et peuvent éviter les problèmes interpersonnels qui pourraient survenir entre collègues. Bien qu’il n’intervienne pas activement dans le cadre de l’enquête, le coordonnateur devra aviser immédiatement l’agent de sécurité des risques d’infraction à la sécurité et veiller à ce que l’on signale toutes les allégations et à ce qu’on leur donne suite.

Le Dirigeant principal de la sécurité (DPS) sont responsables de la conception et de l’entretien des systèmes et des procédures visant à protéger les biens ainsi que l’information classifiée ou désignée. En conséquence, ils doivent être informés immédiatement des présumés cas de vol ou d’infraction à la sécurité. Il incombe généralement à ces agents de mener ou de diriger les enquêtes ministérielles internes sur les infractions à la sécurité et de traiter avec les organismes d’application de la loi, sauf quand les ministères disposent d’un service créé spécialement à cette fin. Toutefois, les poursuites au pénal sont la responsabilité exclusive des organismes d’application de la loi. Les ministères ne jouissent d’aucun pouvoir discrétionnaire en la matière.

Contrairement aux petites caisses et aux autres avances, les déficits des caisses courantes ne sont habituellement pas recouvrés auprès du caissier à moins qu’il y ait eu négligence de sa part. Si un caissier a régulièrement des déficits inacceptables, une formation supplémentaire ou une réaffectation devraient être envisagées.

En vertu de la présente politique, la Couronne n’est pas responsable des pertes de fonds personnels.

En des circonstances exceptionnelles telles qu’un vol qui n’est pas attribuable à de la négligence ou à un manque de diligence, un ministère peut juger convenable de dédommager un employé pour la perte d’une avance qu’il a reçue pour des dépenses personnelles remboursables. Le ministère doit demander au préalable l’approbation du Conseil du Trésor pour effectuer un paiement extraordinaire au titre de l’alinéa 11(2)h) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Pour ce faire, il peut écrire au président du Conseil du Trésor, qui a le pouvoir délégué d’agir au nom du Conseil. Compte tenu de l’exigence d’utiliser des chèques de voyage, de la possibilité généralisée de se procurer des cartes de voyage et de la pratique d’avoir sur soi le moins d’argent comptant possible par prudence, ce type de paiement devrait être extrêmement rare et ne représenter que de petits montants. Si le paiement n’est pas justifié ou n’a pas été approuvé, l’employé qui a perdu l’avance devra essuyer lui-même cette perte ou présenter une demande d’indemnité à sa propre compagnie d’assurance.

Remarque : On encourage les ministères à consulter le Groupe de la sécurité, de la santé au travail et des services aux employés, de la Direction de la politique des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor avant d’envoyer une demande de ce genre au président du Conseil du Trésor.

Quand un ministère entreprend de recouvrer des pertes découlant de fausses déclarations, de documents falsifiés, de faux prétextes, de fraudes ou d’incidents semblables, il devrait insister pour que la somme due lui soit remboursée immédiatement au complet. Il incombe à la personne concernée de faire le nécessaire pour trouver l’argent en effectuant un emprunt auprès d’une institution financière, en prenant une hypothèque ou en concluant une entente avec un tiers. La Couronne ne doit pas financer ce type de recouvrement.

Il est important protéger tant la personne qui fait une allégation que la personne impliquée. Les rapports d’incidents doivent être conservés dans un seul fichier de renseignements personnels qui aura été dûment enregistré conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’accès à ce fichier devrait préférablement être contrôlé par le coordonnateur ministériel. À moins que ce ne soit nécessaire en raison de poursuites judiciaires, il faut maintenir l’anonymat des personnes qui ont fait des allégations. L’information ne doit pas être versée dans les dossiers du personnel, à moins qu’elle ne concerne directement une mesure liée aux relations de travail, comme une mesure disciplinaire, et que l’employé soit au courant de cette mesure. S’il est impossible de prouver le bien-fondé de l’allégation faite contre l’employé, il faut détruire sans délai tous les documents traitant des allégations qui ne sont pas nécessaires à des fins de vérification. Il faut conserver les documents nécessaires aux vérifications et veiller à ce qu’on n’y ait accès qu’à cette fin (vérification).

Tout examen préliminaire effectué par un ministère ne devrait avoir pour but que de vérifier si une allégation est fondée. Dès qu’il y a motif raisonnable de soupçonner qu’une allégation puisse être fondée, il faut établir un rapport en suivant les instructions pour signaler les incidents.

6. Délégation de pouvoirs

Le PLEIN POUVOIR pour imputer des pertes de fonds (notamment des fonds de petite caisse, des comptes bancaires ministériels, des fonds d’appoint et des fonds conservés aux fins de dépôt) sur les crédits de RHDCC sont délégués au sous-ministre adjoint de la Direction intégrée de la responsabilité et de la comptabilité ministérielle (DIRCM) à l’AC et aux chefs exécutifs des bureaux régionaux.

Un POUVOIR SUPPLÉMENTAIRE DE L’ORDRE DE CINQUANTE DOLLARS (50 $) est délégué au directeur général, Direction intégrée de la responsabilité et de la comptabilité ministérielle (DIRCM) à l’AC, ainsi qu’aux directeurs de la DIRCM dans les bureaux régionaux.    

7. Contrôle et conformité

Obligation de prendre des mesures d’adaptation – La présente politique est conforme à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale.

8. Définitions

« Délit d’action ou de commission » désigne la commission d’un acte illicite, c’est-à-dire d’un acte qu’une personne n’a pas le droit d’accomplir ou qu’un contrat, une loi ou un règlement lui interdit d’accomplir.

« Détournement » – S’entend du fait de détourner des fonds ou d’autres biens à des fins frauduleuses. Le terme est souvent utilisé, entre autres, dans le contexte de l’utilisation de fonds publics à des fins personnelles ou à l’intention d’autres personnes; toutefois, toute utilisation non autorisée par le Parlement est une forme de détournement.

« Détournement de fonds » – S’applique généralement aux agents de sociétés et aux fonctionnaires qui détournent des fonds publics ou des fonds détenus en fiducie.

« Faute d’exécution » –Désigne l’accomplissement incorrect d’un acte licite.

« Fraude » – Acte intentionnel de tromperie, de manipulation ou de supercherie commis dans le but précis de tirer un avantage injuste ou malhonnête ou de porter préjudice à une autre personne ou organisation. D’habitude, il y a fraude lorsqu’une personne cherche délibérément à se présenter sous un faux jour ou à cacher des faits importants dans le but d’inciter une autre personne à lui céder de l’argent ou quelque chose de valeur ou à renoncer à un droit légal.

 « Infraction » – S’entend de toute violation des dispositions du Code criminel ou d’une loi ou d’un règlement fédéral commise contre la Couronne. Cela inclut, sans s’y limiter, l’abus de confiance, les infractions prévues aux articles 80 et 81 de la LGFP, le vol ou le détournement de fonds publics ou de fonds appartenant à d’autres personnes qui ont été confiés à un fonctionnaire, la demande fausse ou frauduleuse de prestations dans le cadre d’un programme social, d’une subvention, d’une contribution ou d’un autre paiement dans le cadre d’un programme, y compris d’un remboursement ou d’une remise; la contrefaçon et l’encaissement frauduleux d’instruments de paiement du gouvernement; l’utilisation de fonds ou de biens publics à des fins personnelles; le vol de biens publics ou de biens appartenant à des tiers qui ont été confiés à l’État ou saisis par celui-ci; l’endommagement ou la destruction volontaire de biens publics; l’entrée par effraction ou la tentative d’entrée par effraction; les infractions liées aux ordinateurs, comme l’accès non autorisé, le vol de logiciels ou de données; la modification ou la destruction de données; la collusion ou d’autres formes d’ententes avec un entrepreneur pour faire payer des biens ou services personnels par l’État; les fraudes, les actes illégaux ou irréguliers ou les interférences indues dans le processus de passation de marchés, comme les pots de vin, la corruption, la collusion dans les soumissions, la fixation des prix ou la livraison incomplète ou le remplacement par des marchandises de qualité inférieure ou défectueuses, de façon délibérée.

« Omission délictueuse » –Désigne l’omission totale ou la négligence d’accomplir un acte ou une tâche précise ou d’exécuter un engagement lorsqu’il y a obligation d’agir.

« Pertes » – S’entend de toute perte résultant d’une infraction ainsi que des fonds publics qui sont versés à un fonctionnaire ou à toute autre personne ou perçus ou reçus par eux et qui sont, selon le cas, détournés, perdus, détruits ou volés; des fonds déboursés par un fonctionnaire ou une autre personne de façon frauduleuse; des fonds remis à un fonctionnaire ou à une autre personne à titre des caisses d’avances fixes ou de petites caisses et qui sont détournés, dont on ne peut rendre compte en tout ou en partie ou qui sont détruits ou volés; des sommes d’argent appartenant à des tiers qui sont confiées, pour une fin quelconque, à un fonctionnaire en sa qualité officielle et qui sont détournées, perdues, détruites ou volées; d’un trop-payé ou d’un paiement erroné qui est effectué ou d’une dépense non autorisée qui est engagée en raison d’une négligence ou d’une omission délictueuse de la part d’un employé de l’État, d’une fraude, d’un détournement de fonds, d’une fausse déclaration intentionnelle ou de tout autre délit ou acte illégal commis par une personne; d’un chèque ou de tout autre instrument de paiement émis par le receveur général ou provenant d’un compte en banque ministériel, d’un compte de recettes en fiducie ou d’un mandat de prestations tiré sur le receveur général au titre du paragraphe 117(2) de la Loi sur l’assurance-chômage qui est frauduleusement endossé et négocié; et de recettes qui auraient dues être reçues ou recouvrées mais qui ne l’ont pas été à cause d’un délit ou d’une négligence de la part d’un employé préposé à la perception ou à la collecte de fonds publics.

 « Vol » – Désigne l’action de prendre de l’argent ou un bien sans le consentement du propriétaire dans le but de l’en déposséder ou de l’empêcher d’en jouir temporairement ou en permanence. Bien que la fraude et le vol puissent avoir tous deux comme résultat la perte d’un bien, l’une des principales caractéristiques permettant de les distinguer est que, dans le cas d’une fraude, la victime est amenée, par tromperie ou supercherie, à céder volontairement un bien, tandis que dans le cas d’un vol, le propriétaire ne renonce pas volontairement au bien et peut même, dans certains cas, ne pas s’apercevoir tout de suite que le bien est manquant.

« Vol qualifié » – Désigne l’action de prendre de l’argent, un bien personnel ou un autre article de valeur qui appartient à une autre personne, en sa présence ou lorsque cette personne l’a en sa possession, sans son consentement et avec violence ou menace de violence.

9. Références

Directive sur les pertes de fonds et de biens

Loi sur la gestion des finances publiques, articles 78 et 79

Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale, Secrétariat du Conseil du Trésor.