Divulgation proactive des frais de voyage et d'accueil

Pourquoi doit-on divulguer les frais de voyage et d'accueil?

Le gouvernement du Canada a mis en œuvre une série de mesures visant à renforcer la gestion du secteur public en augmentant la transparence et la surveillance des ressources publiques au sein du gouvernement fédéral.

Une de ces mesures porte sur la divulgation proactive par les ministères et organismes des renseignements relatifs aux finances et aux ressources humaines. En rendant ces renseignements rapidement et facilement accessibles sur les sites Web ministériels, la population canadienne et le Parlement sont mieux en mesure de s'assurer que les représentants du gouvernement et du secteur public sont tenus responsables de leurs actions.

Le 12 décembre 2003, le Premier ministre a annoncé une nouvelle politique sur la divulgation obligatoire des frais de voyage et d'accueil de cadres supérieurs désignés, qui inclut des ministres, des secrétaires parlementaires et du personnel exonéré, et par les employés de niveau supérieur soit sous-ministre, sous-ministre délégué, sous-ministre adjoint et niveaux équivalents, qui est devenu effectif le 31 mars 2004.

Quels sont les individus sur lesquels nous devons divulguer ?

Tous les frais de voyage et d'accueil encourus pour le ministère pour les cadres supérieurs désignés, qui inclut des ministres, des secrétaires parlementaires et du personnel exonéré, et pour les employés de niveau supérieur soit sous-ministre, sous-ministre délégué, sous-ministre adjoint et niveaux équivalents. Les personnes qui occupent ces postes (par intérim) et engagent des frais de voyage ou d'accueil à ce titre sont également soumises à cette exigence.

Les règles et principes régissant les voyages gouvernementaux sont énoncés dans les Politiques à l'intention des cabinets de ministres ainsi que dans la Directive sur les voyages et dans les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor. Ces directives prévoient le remboursement des frais raisonnables qui ont dû être engagés lors des voyages d'affaires du gouvernement.

Le gouvernement du Canada permet la tenue d'activités d'accueil conformes aux règles et aux principes établis dans les Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres et dans la politique sur l'accueil du Conseil du Trésor. Cette politique vise à assurer la tenue d'activités d'accueil économiques et abordables lorsqu'elles facilitent les affaires du gouvernement et sont considérées comme souhaitables sur les plans de la courtoisie et du protocole.

La Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements est entrée en vigueur le 1er avril 2017, expliquant toutes les exigences.

Quelle information doit être divulguée?

Tous les frais de voyage encourus durant la période de rapport doivent être inclus pour la divulgation. Tous les frais d'accueil imputés au budget d'une personne désignée doivent être divulgués, que la personne ait été présente ou non.

La responsabilité revient au cadre supérieur de s'assurer que l'information divulguée est exacte, complète et publiée dans les délais prescrits.

Remarque: Les taxes applicables sont incluses dans le montant total divulgué.

Prière de prendre note que l'information qui doit être exemptée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne figure pas sur le site Web.

Quand doit-on divulguer l'information?

Les renseignements sur les frais de voyage et d'accueil doivent être affichés dans les trente jours suivant la fin de la période de rapport, pour toutes les demandes de remboursement qui ont été traitées dans le système financier. Les cadres supérieurs désignés sont responsables de rapporter tous les frais et que les informations divulguées sont exactes, complètes et divulgués en temps opportun pour chaque période de rapport. Une fois que le projet de loi C-58 aura reçu la sanction royale, la fréquence des rapports passera de trimestrielle à mensuelle.

Processus Actuel

Dépenses de Voyage & Accueil
Date du processus trimestrielle	T1 2 mars au 1 juin	T2 2 juin au 1 sept.	T3 2 sept. au 1 déc.	T4 2 déc. au 1 mars
Divulgation de l’information sur Canada.ca^{Note de bas de page *}	Fin juin	Fin septembre	Fin décembre	Fin mars

Processus Futur
(une fois que le projet de loi C-58 aura reçu l'assermentation Royale)

Dépenses de voyage et d'accueil
Processus de divulgation mensuel
T1	Divulgation de l’information sur Canada.ca^{Note de bas de page *}	T2	Divulgation de l’information sur Canada.ca^{Note de bas de page *}	T3	Divulgation de l’information sur Canada.ca^{Note de bas de page *}	T4	Divulgation de l’information sur Canada.ca^{Note de bas de page *}
mars	Fin avril	juin	Fin juillet	septembre	Fin octobre	décembre	Fin janvier
avril	Fin mai	juillet	Fin août	octobre	Fin novembre	janvier	Fin février
mai	Fin juin	août	Fin septembre	novembre	Fin décembre	février	Fin mars

Exceptions

Coupons de taxi «Taxi Chits» - Les coupons de taxi ne doivent aucunement être utilisés pour régler les courses de taxi en situation de voyage. Ceci confirme donc qu'il n'est pas nécessaire de les divulguer. Tous les voyageurs doivent payer leurs frais de taxi lors de leurs voyages en service commandé et réclamer le remboursement de ces frais à leur retour. Les cadres supérieurs désignés doivent divulguer les frais de taxi en situation de voyage dans la section « Autre transport ».

Pour plus d'information, veuillez communiquer avec l'équipe des divulgations proactives via l'adresse courriel suivante : NC-PROACTIVE-FINANCIAL-REPORTING-GD@hrsdc-rhdcc.gc.ca

Lien : https://www.canada.ca/fr/emploi-developpement-social/ministere/transparence/service-canada.html#h2.3