Lignes directrices sur l'établissement des comptes débiteurs
Prepared By: National Accounts Receivable (NAR)
Effective Date: April 1, 2018
Table des matières
- 1. Renseignements généraux
- 2. Date d'entrée en vigueur et objectifs
- 3. Cycle de vie d’un compte débiteur
- 4. Rôles et responsabilités
- 5. Lignes directrices sur l'établissement des comptes débiteurs
- 5.1. Programme canadien de prêts aux étudiants
- 5.2. Programme canadien pour l’épargne-études
- 5.3. Régime d'assurance-emploi
- 5.4. Régime de pensions du Canada et sécurité de la vieillesse
- 5.5. Programme de subventions et de contributions
- 5.6. Autres programmes
- 6. Conformité
- 7. Référence/liens
- 8. Personnes-ressources
- 9. Annexes
1. Renseignements généraux
Suite à une vérification interne réalisée en 2014 par la Direction générale des services de vérification interne (DGSVI), des améliorations doivent être apportées au cadre de gestion d'Emploi et Développement social Canada (EDSC) afin d'améliorer l'exactitude, l'exhaustivité, l'uniformité, le temps opportun et la fiabilité de l'information sur les comptes débiteurs.
Ces lignes directrices sont le fruit des consultations avec les secteurs d'activités visant à élaborer des pratiques uniformes, en vue d'améliorer l'établissement des comptes débiteurs du ministère (EDSC) et de soutenir l'Agence du revenu du Canada (ARC) dans le cadre de ses activités de recouvrement.
La Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) met en œuvre une initiative pluriannuelle sur les comptes débiteurs, qui prévoit le remplacement du Système ministériel des comptes débiteurs (SMCD). Les présentes lignes directrices s'adressent au processus préalable à la mise en œuvre du nouveau système, soit le module de gestion des Perceptions et décaissements du secteur public (PDSP) dont l'implantation est prévue en avril 2020. Ces lignes directrices tiennent également compte des améliorations que le système de PDSP apportera au processus d'établissement des trop-payés.
1.1 Contexte
EDSC a pour objectif de bâtir un Canada plus fort et plus inclusif, d'aider les Canadiens à faire les bons choix afin que leur vie soit productive et gratifiante, et d'améliorer leur qualité de vie tout en assurant l'intendance des fonds publics. Pour ce faire, EDSC offre une gamme de programmes et de services dont les Canadiens peuvent bénéficier tout au long de leur vie, tel que :
- Une sécurité du revenu de base aux aînés ;
- Un soutien aux chômeurs ;
- Le financement des études postsecondaires aux étudiants ; et
- Aider les parents à subvenir aux besoins de leurs jeunes enfants.
1.2 Définitions
Aux fins des présentes lignes directrices, les définitions suivantes seront utilisées :
Dette :
Sommes dues à EDSC suite à un trop-payé, une pénalité, une amende, un prêt, une avance, des frais d'intérêts, etc.
Trop-payé :
Action ou série d'actions déclenchées par une réponse à un événement suivant lequel des prestations d'EDSC sont perçues par une personne et/ou une organisation n'y ayant pas droit ou un jugement d'un processus judiciaire (p. ex., une amende, une pénalité, une ordonnance de dédommagement).
L'établissement d'un trop-payé peut-être amorcé par un client externe (p. ex., l'Agence du revenu du Canada (ARC), le Centre des services de paye de la fonction publique (CSPFP)) ou un client interne (p. ex., le Régime de pensions du Canada (RPC), les Comptes débiteurs nationaux (CDN)). Il y a un trop-payé lorsqu'une prestation est versée à un client qui n'y a pas droit.
Prêt :
Les prêts d'études canadiens sont offerts par le gouvernement du Canada pour aider les étudiants à payer leur éducation postsecondaire dans un collège, une université ou autre établissement d'enseignement postsecondaire agréé. Ils sont offerts aux étudiants postsecondaires admis à temps plein et à temps partiel dans la plupart des provinces et territoires.
Compte débiteur :
Dette due par un client à EDSC qui est enregistré dans le système des comptes débiteurs (système des CD).
Pour notre ministère, un compte débiteur est soit enregistré automatiquement par le système des programmes au moyen d'une interface (p. ex., écrans en texte intégral (ETI), Système de gestion ministériel des paiements (SGMP), système du Programme canadien de prêts aux étudiants (PCPE)) ou manuellement par les employés des comptes recevables nationaux lorsqu'il n'y a pas d'interface (p. ex. subventions et contributions, rejets, etc.).
Compte débiteur description longue
Un entonnoir à deux cercles ; paiement en trop et prêt. Au fond de l'entonnoir, la dette est transférée au compte débiteur.
Radiation :
Une radiation est une mesure comptable qui s'applique principalement aux créances irrécouvrables et qui fait en sorte de supprimer une créance des comptes débiteurs de l'État, mais qui ne dégage pas le créancier de l'obligation de payer le montant dû et qui n'a pas d'incidence sur le droit qu'a l'État de procéder ultérieurement au recouvrement de la créance, sauf dans les cas où la loi l'interdit.
Remise :
Une remise libère le débiteur de toute responsabilité, constitue une renonciation au droit de la Couronne de rétablir la dette et permet à la Couronne et au débiteur d'éliminer la dette de leurs comptes. Au plan conceptuel, une remise implique que la créance a été pardonnée.
2. Date d'entrée en vigueur et objectifs
L'objectif de ces lignes directrices est d'assurer l'uniformité au niveau du traitement et du recouvrement des comptes débiteurs entre les divers programmes. Celles-ci fournissent les critères clés quant à l'établissement d'un compte débiteur en temps opportun, les pièces justificatives aux dossiers et les communications avec les clients. Les présentes lignes directrices sont en vigueur depuis le 1er avril 2018.
3.1 Événements à l'origine des comptes débiteurs
Les événements pouvant être à l'origine d'un compte débiteur comprennent, sans toutefois s'y limiter :
- Les trop-payés ;
- Les pénalités et/ou amendes ;
- Les prêts en défaut ;
- Les avances ; et
- Les frais d'intérêts.
La qualité de nos comptes débiteurs a une incidence directe sur les états financiers d'EDSC et les comptes publics.
3.2 Activités de recouvrement de l'Agence du revenu du Canada (ARC)
Modèle de recouvrement description longue
à venir bientôt
Le modèle de recouvrement vise à ce que tous les efforts raisonnables soient faits pour recouvrer les créances des programmes d'EDSC tout en utilisant des moyens rentables et en considérant la capacité de payer du débiteur. Si un compte devient irrécouvrable, l'ARC le recommandera pour radiation.
Les dettes établies dans le système de CD sont payables dans un délai de 30 jours. Ceci dit, lorsque le paiement n'est pas reçu par EDSC dans un délai de 42 jours, le système des CD modifie automatiquement le statut du compte pour le transférer aux services de recouvrement de l'ARC. Dans le cas où un programme souhaite mener des actions de recouvrement ou convenir à une entente de paiements avec les clients, il est possible de modifier manuellement le statut du compte à différé et ne pas transférer le compte à l'ARC pour recouvrement.
Paiement minimum
La norme de remboursement de l'ARC consiste à demander le paiement intégral. Si aucune entente n'est conclue avec le client, le paiement mensuel minimum généré par le système des CD est demandé.
3.3 Radiation ou remise des créances
Radiation ou remise des créances description longue
à venir bientôt
EDSC dispose du pouvoir financier pour l'approbation des radiations. Le Directeur principal des comptes recevables nationaux a la délégation pour radier la majorité des comptes de moins de 25 000 dollars qui ont été recommandés pour radiation. Les comptes excédant ce montant doivent être recommandés et approuvés par le Comité national d'examen des radiations et des remises (CNERR). En ce qui concerne les remises, le programme dispose de la délégation financière pour approuver une remise d'une dette.
Définition d'une radiation :
Une radiation est une mesure comptable qui s'applique principalement aux créances irrécouvrables et qui fait en sorte de supprimer une créance des comptes débiteurs de l'État, mais qui ne dégage pas le créancier de l'obligation de payer le montant dû et qui n'a pas d'incidence sur le droit qu'a l'État de procéder ultérieurement au recouvrement de la créance, sauf dans les cas où la loi l'interdit.
Définition d'une remise :
Une remise libère le débiteur de toute responsabilité, constitue une renonciation au droit de la Couronne de rétablir la dette et permet à la Couronne et au débiteur d'éliminer la dette de leurs comptes. Au plan conceptuel, une remise implique que la créance a été pardonnée.
4. Rôles et responsabilités
4.1 Activités d'établissement
Les principaux programmes qui génèrent des comptes débiteurs pour EDSC sont les suivants :
- Le Programme canadien de prêts aux étudiants (PCPE) ;
- Le Programme canadien pour l'épargne-études (PCEE) ;
- Le Régime d'assurance-emploi (AE) ;
- Le Régime de pensions du Canada (RPC) ;
- La Sécurité de la vieillesse (SV) ;
- Le Programme des subventions et des contributions (S et C) ;
- Le Programme de protection des salariés (PPS) ;
- Le Programme du travail ; et
- Le Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET).
Les programmes sont responsables de, sans se limiter à :
- L'application de ces lignes directrices ;
- Déterminer et calculer les comptes débiteurs ;
- Établir les comptes débiteurs dans leur système ou demander l'établissement du compte dans le système des CD par l'intermédiaire de iService ; et
- Aviser les clients de leur dette.
Toutes les demandes d'établissement manuel doivent être soutenues par des pièces justificatives et envoyées à la DGDPF au moyen d'iService (voir l'Annexe B). À défaut de fournir la documentation complète, le compte débiteur ne sera pas établi.
4.2 Activités de surveillance
La DGDPF est responsable de, sans se limiter à :
- Les fonctions comptables une fois que les données du système du programme sont transférées au système des CD ; et
- Maintenir l'intégrité des données dans le système des CD.
Les activités de surveillance de la DGDPF et des programmes sont les suivantes :
Surveillance par les programmes :
- Les programmes pourront s'autoévaluer au moyen d'une liste de vérification (présentement en développement par la DGDPF).
Surveillance par la DGDPF :
- Un post-échantillonnage sera effectué pour vérifier si les comptes débiteurs ont été établis en temps opportun et si tous les documents d'appui sont au dossier ;
- Des rapports trimestriels seront fournis aux programmes afin de présenter le volume d'établissement des comptes et les résultats du post-échantillonnage ; et
- La DGDPF veillera à ce que les normes de service soient respectées lors de l'établissement des comptes débiteurs.
5. Lignes directrices sur l'établissement des comptes débiteurs
5.1 Programme canadien de prêts aux étudiants
5.1.1 Événements à l’origine des comptes débiteurs
Les comptes débiteurs englobent toute dette due par un client à EDSC qui est établi dans le système des CD. Les situations suivantes pourraient nécessiter l'établissement d'une dette au titre du Programme canadien de prêts aux étudiants (PCPE) :
- Le client a un prêt en souffrance auprès du fournisseur de services ou de l'institution financière ; et
- Le client fait face à des mesures administratives (c.-à-d). Fausse déclaration d'une dette ou inadmissibilité à la régularisation.
5.1.2 L'établissement du compte débiteur en temps opportun
Les comptes débiteurs doivent être établis dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle il a été conclu qu'une dette a été contractée.
Le Programme canadien de prêts aux étudiants (PCPE) est responsable d'activer l'établissement des comptes débiteurs dans le système du PCPE dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle il a été conclu qu'une dette a été contractée. Une interface enregistrera automatiquement la dette dans le système des CD.
Dans le cas où un établissement manuel est nécessaire, les demandes doivent être soumises à la DGDPF par le biais d'iService (voir Annexe B) dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle il a été conclu qu'une dette a été contractée.
IIl est important de noter que toutes les dettes doivent être établies dans le système des CD afin d'assurer l'exactitude des comptes débiteurs présentés dans les comptes publics du ministère. Si un programme souhaite mener des actions de recouvrement à l'interne, convenir à un accord de remboursement avec des clients ou différer le recouvrement d'un compte débiteur, le statut du compte peut être modifié pour ne pas transférer la dette à l'ARC pour recouvrement. Dans ce cas, le programme aurait la responsabilité de recouvrir la dette, jusqu'à indication contraire.
5.1.3 Documents d'appui exigés pour l'établissement d'un compte débiteur
5.1.3.a Justification et documents d'appui
Le programme doit s'assurer que toute l'information sur les comptes débiteurs est sauvegardée. Ceci permettra au programme d'appuyer et de justifier la légitimité des comptes débiteurs d'EDSC.
La documentation du PCPE doit être conservée en format papier ainsi qu'électroniquement dans le système du Centre de documentation sur les prêts aux étudiants du Canada (CDPEC). La mise en œuvre du module PDSP permettra de conserver l'information sur les clients dans le système et améliorera la conformité, la surveillance et le partage de l'information entre les programmes.
Les documents d'appui doivent inclure les détails relatifs à la créance. La documentation suivante doit être inscrite au dossier, sans s'y limiter à :
- L'entente de prêt avec le fournisseur de service ;
- La date de début du recouvrement et le taux établi ;
- Les changements dans le droit aux prestations attribuables à la créance (le cas échéant) ;
- Les mesures prises pour recouvrer la créance ;
- La communication envoyée au client concernant la créance ou la réponse reçue du client ; et
- La décision de remettre ou de radier la créance (s'il y a lieu).
Voici des exemples de documents d'appui utilisés par le PCPE pour justifier l'établissement de comptes débiteurs :
- Documents liés aux faillites/propositions du consommateur ;
- Jugements/rapports de paiements méthodiques des dettes ;
- Rapports de recherche sur l'insolvabilité ;
- Lettre relative à la Disposition applicable aux étudiants ayant une invalidité grave et permanente (DEIGP) ;
- Correspondance des clients ;
- Trousse de demandes de prestation d'invalidité grave et permanente ;
- Relevés de compte détaillés produits manuellement par les CDN ; et
- Certificats de décès.
5.1.3.b Renseignements obligatoires pour l'établissement d'un compte débiteur
Il faut obligatoirement obtenir les renseignements suivants pour établir un compte débiteur :
- Bureau des intrants
- NAS ou ID de compte
- Province
- Bureau de contact
- Type de compte
- Date d'établissement
- Nom de famille
- Prénom
- Type d'adresse
- Adresse (toutes les lignes 1-4)
- Code de langue
- Date de naissance
- Montant non imposable
- Intérêts courus
- Intérêts courus depuis
- Date de fin d'études
- Date d'achat
- % au-dessus du taux préférentiel
- Type d'intérêt
- Capital du prêt payé
- Intérêts payés
- Numéro bancaire
- Code de raison
- Programme/montant
5.1.4 Communications aux clients
ESDC a la responsabilité de communiquer efficacement avec ses clients. Il est important de s'assurer que toutes les informations concernant la dette d'un client sont bien communiquées. Lorsque les clients sont bien informés de leur dette et du processus de recouvrement, les probabilités de recouvrement sont plus élevées.
5.1.4.a Types de communication
Types de communication description longue
L'image montre un cercle extérieur avec trois façons de communiquer avec les Clients. 1. Relevé de compte mensuel. 2. Déclaration d'intérêts payés. 3. Autres. Le cercle intérieur est Communications aux clients.
Le processus commence lorsque le fournisseur de services transfère la dette à EDSC pour notre gestion. La dette est activée dans le système PCPE et établie automatiquement via une interface dans le système des CD. Ensuite, le système envoie un relevé de compte mensuel et les actions de recouvrement sont initiées par l'ARC.
5.1.4.b Relevé de compte mensuel (RCM)
Le RCM est généré automatiquement tous les mois par le système des CD pour chaque client. On y retrouve des renseignements sur les transactions financières, le paiement minimum prévu, les instructions de paiement ainsi que des messages au sujet du recouvrement.
Remarque : Des RCM sont générés pour les clients dont le solde du compte est de 20,00 $ ou plus. Si le solde d'un compte client se retrouve sous les 20,00 $, un RCM ne sera pas généré à moins qu'un ajustement financier soit traité.
Le PCPE peut communiquer avec les clients par téléphone ou par courrier régulier ou recommandé. De telles méthodes de communication peuvent être nécessaires pour répondre aux demandes de renseignements des clients et/ou fournir des mises à jour sur un compte.
Voici les principaux éléments qui devraient figurer dans toutes les communications écrites aux clients :
- Coordonnées du client (nom et adresse) ;
- Coordonnées du programme (numéro de téléphone, télécopieur, site web) ;
- Numéro de référence de la dette ; et
- Motif de la communication ou de l'avis.
5.2. Programme canadien pour l'épargne-études
5.2.1 Événements à l’origine des comptes débiteurs
Les comptes débiteurs englobent toute dette due par un client à EDSC qui est établi dans le système des CD. Les comptes débiteurs du Programme canadien pour l'épargne-études (PCEE) peuvent comprendre :
- Les paiements d'aide aux études (PAE) pour les prestataires ayant conclu plusieurs contrats avec le Régime enregistré d'épargne-études (REEE) qui dépassent les seuils établis.
5.2.2 L'établissement du compte débiteur en temps opportun
Les comptes débiteurs doivent être établis dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle une dette a été déterminée pour les prestataires signalés par le système du PCEE. Le PCEE doit établir manuellement toutes les dettes directement dans le système des CD.
Il est important de noter que toutes les dettes doivent être établies dans le système des CD afin d'assurer l'exactitude des comptes débiteurs présentés dans les comptes publics du ministère. Si un programme souhaite mener des actions de recouvrement à l'interne, convenir à un accord de remboursement avec des clients ou différer le recouvrement d'un compte débiteur, le statut du compte peut être modifié pour ne pas transférer la dette à l'ARC pour recouvrement. Dans ce cas, le programme aurait la responsabilité de recouvrir la dette, jusqu'à indication contraire.
5.2.3 Documents d'appui exigés pour l'établissement d'un compte débiteur
5.2.3.a Justification et documents d'appui
Le programme doit s'assurer que toute l'information sur les comptes débiteurs est sauvegardée. Le fait de conserver une documentation adéquate permettra au programme d'appuyer et de justifier la légitimité des comptes débiteurs d'EDSC.
La documentation du PCEE doit être conservée en format électronique (SharePoint, système du PCEE). La mise en œuvre du module PSCD permettra de sauvegarder l'information sur les clients dans le système et améliorera la conformité, la surveillance et le partage de l'information entre les programmes.
Les documents d'appui doivent comprendre les détails relatifs à la créance et être sauvegardés dans le système du PCEE ou SharePoint comme suit :
- La prestation versée en trop ;
- La cause du trop-payé ;
- Le montant du trop-payé ;
- La période du trop-payé ; et
- La communication envoyée au client au sujet de la créance.
Voici des exemples de documents d'appui utilisés par le PCEE :
- Les feuilles de calculs mensuelles des extrants qui incluent l'information sur les dettes ;
- Les relevés de paiement d'aide aux études (PAE) ; et
- Les lettres de trop-payé envoyées au client.
5.2.3.b Renseignements obligatoires pour l'établissement d'un compte débiteur
Il faut obligatoirement obtenir les renseignements suivants pour établir un compte débiteur :
- Nom du programme
- Type de compte
- Centre de responsabilité (CR)
- ID du client – numéro d'assurance sociale (NAS) et/ou numéro d'entreprise (NE)
- Langue du client
- Nom du client
- Date de naissance – s'il y a lieu; obligatoire pour les trop-payés
- Adresse postale
- Date d'établissement – date d'occurrence
- Montant
- Avis de dette (ADD)
5.2.4 Communications aux clients
ESDC a la responsabilité de communiquer efficacement avec ses clients. Il est important de s'assurer que toutes les informations concernant la dette d'un client sont bien communiquées. Lorsque les clients sont bien informés de leur dette et du processus de recouvrement, les probabilités de recouvrement sont plus élevées.
5.2.4.a Types de communication
description longue en bas
Types de communication description longue
L'image montre un cercle extérieur avec quatre façons de communiquer avec les Clients. 1. Lettre d'avis et relevé de compte du PAE. 2. Avis de dette. 3. Relevé de compte mensuel. 4. Autres. Le cercle intérieur est Communications aux clients.
À la suite de l'établissement d'une dette, le PCEE doit envoyer au prestataire une lettre de notification lui expliquant qu'une dette a été contractée ainsi qu'un relevé de compte détaillant tous les paiements d'aide aux études (PAE) qui lui ont été versés et l'informer de l'institution financière responsable qui a traité les paiements. Dans la lettre, le client doit être informé qu'il dispose d'un certain nombre de jours (p. ex. 30 jours) pour répondre. EDSC doit offrir au client la possibilité de rembourser intégralement le montant dû avant d'entreprendre toute mesure de recouvrement. Un avis de dette (ADD) sera également envoyé au prestataire automatiquement par le système des CD. Si aucun paiement ou réponse n'est obtenu dans le délai inscrit sur la lettre de notification, la dette est transférée à l'ARC pour recouvrement et des relevés de comptes mensuels sont envoyés.
Un modèle générique de lettre de notification est disponible pour tous les programmes (voir l'Annexe C). Un modèle de lettre générique sera également accessible dans PDSP, ce qui assurera l'uniformité et la standardisation des communications écrites envoyées aux clients.
5.2.4.b Avis de dette
L'avis de dette (ADD) sert à informer les clients de l'établissement d'un nouveau compte débiteur du PCEE. Il s'agit d'une communication envoyée au client, indiquant qu'une créance a été établie et précisant le montant et la raison de la dette. Cet avis contient des renseignements sur le compte du client, mais uniquement dans le cadre du programme visé (p. ex., le PCEE). Le système des CD émet un ADD dès qu'une créance pour le PCEE est établie.
5.2.4.c Relevé de compte mensuel (RCM)
Le RCM est généré automatiquement tous les mois par le système des CD pour chaque client. On y retrouve des renseignements sur les transactions financières, le paiement minimum prévu, les instructions de paiement ainsi que des messages au sujet du recouvrement.
Remarque : Des RCM sont générés pour les clients dont le solde du compte est de 20,00 $ ou plus. Si le solde d'un compte client se retrouve sous les 20,00 $, un RCM ne sera pas généré à moins qu'un ajustement financier soit traité.
Voici les principaux éléments qui devraient figurer dans toutes les communications écrites aux clients :
- Coordonnées du client (nom et adresse) ;
- Coordonnées du programme (numéro de téléphone/télécopieur, site Web) ;
- Référence claire de la dette ; et
- Motif de la communication ou de l'avis.
5.3. Régime d'assurance-emploi
5.3.1 Événements à l’origine des comptes débiteurs
Un compte débiteur survient lorsqu'il a été déterminé que des fonds ont été perçus par une personne ou une organisation qui n'y avait pas droit. Ceci peut inclure les pénalités administratives découlant d'une ou plusieurs enquêtes.
Divers événements peuvent être à l'origine d'un trop-payé liés à l'assurance-emploi, notamment :
- L'omission de déclarer les gains perçus suite à un retour au travail ;
- La non-divulgation des motifs de cessation d'emploi ; et
- La question de la disponibilité d'une personne qui reçoit des prestations d'assurance-emploi (AE).
Ces comptes débiteurs peuvent être détectés par différents programmes de contrôle, notamment :
- Le Programme d'avis d'embauchage (PAE) ;
- La Vérification postérieure automatisée (VPA) ;
- Le Programme de résidence permanente/jumelage des douanes du Canada ;
- La déclaration par le prestataire d'un changement de rémunération, ou l'omission de déclarer une rémunération à SC ;
- Le Système automatisé de données sur la rémunération (SADR) ;
- Le Programme d'assortiment de la rémunération assurable (ARA) ; et
- La non-divulgation des motifs de cessation d'emploi.
5.3.2 L'établissement du compte débiteur en temps opportun
Les comptes débiteurs doivent être établis dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle il a été conclu qu'une dette a été contractée.
Lorsque le programme reçoit de nouvelles informations sur un compte d'assurance-emploi, l'agent du centre opérationnel de paiement d'assurance (COPA) doit examiner les réclamations antérieures, appliquer les nouvelles informations à chaque semaine civile concernée et déterminer s'il y a un trop-payé ; cette analyse peut nécessiter jusqu'à 28 jours. Dans le cas où il y a un trop-payé, les agents COPA sont responsables d'établir la dette dans le système des CD dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle le trop-payé a été confirmé.
Dans certains cas, des renseignements supplémentaires peuvent être nécessaires pour déterminer et confirmer l'établissement des comptes débiteurs. Cela peut inclure de demander conseil aux Services juridiques et/ou aux Services d'intégrité. Avant de signaler à un prestataire le trop-payé et d'instaurer un processus de remboursement, une analyse du compte-client doit être fait. Une fois le trop payé confirmé, le prestataire doit être informé et le trop-payé doit être enregistré en tant que compte débiteur dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle le trop-payé a été confirmé.
Il est important de noter que toutes les dettes doivent être établies dans le système des CD afin d'assurer l'exactitude des comptes débiteurs présentés dans les comptes publics du ministère. Si un programme souhaite mener des actions de recouvrement à l'interne, convenir à un accord de remboursement avec des clients ou différer le recouvrement d'un compte débiteur, le statut du compte peut être modifié pour ne pas transférer la dette à l'ARC pour recouvrement. Dans ce cas, le programme aurait la responsabilité de recouvrir la dette, jusqu'à indication contraire.
5.3.3 Documents d'appui exigés pour l'établissement d'un compte débiteur
Le programme doit s'assurer que tous les renseignements sur les débiteurs sont sauvegardés dans le dossier du client et dans le système d'AE. Le fait de conserver une documentation adéquate permettra au programme d'appuyer et de justifier la légitimité des comptes débiteurs d'EDSC. La documentation relative à l'assurance-emploi est conservée sous forme imprimée et électronique dans le Système national d'enquêtes d'intégrité (SNEI). La mise en œuvre du module PDSP permettra de sauvegarder l'information sur les clients dans le système et améliorera la conformité, la surveillance et le partage de l'information entre les programmes.
5.3.3.a Justification et documents d'appui
Le programme doit s'assurer que toute l'information sur les comptes débiteurs est sauvegardée. Le fait de conserver une documentation adéquate permettra au programme d'appuyer et de justifier la légitimité des comptes débiteurs d'EDSC.
La mise en œuvre du module PSCD permettra de sauvegarder l'information sur les clients dans le système et améliorera la conformité, la surveillance et le partage de l'information entre les programmes.
Les documents d'appui doivent comprendre les détails relatifs à la créance et être sauvegardés dans le dossier papier et dans le système d'AE comme suit :
- La prestation versée en trop ;
- La cause du trop-payé ;
- Le montant du trop-payé ;
- La période du trop-payé ;
- La date d'entrée en vigueur du recouvrement et le taux d'intérêt établi ;
- Les changements sur le plan du droit aux prestations découlant du trop-payé ;
- Les mesures prises pour recouvrer la créance ;
- La communication envoyée au client au sujet de la créance et toutes les réponses reçues du client ;
- Les mesures de suivi relatives à la créance ; et
- La décision de remettre ou de radier la créance (s'il y a lieu).
Voici des exemples de documents d'appui valides dans le cadre du régime d'assurance-emploi :
- Avis de dette ;
- Lettre du Système de correspondance automatisé (SCA) ; et
- Compte rendu de décision.
5.3.3.b Renseignements obligatoires pour l'établissement d'un compte débiteur
Il faut obligatoirement obtenir les renseignements suivants pour établir un compte débiteur :
- Nom du programme
- Type de compte
- Centre de responsabilité (CR) – saisir le numéro du CSC à partir du lien Enregistrement en suspens dans les ETI
- ID du client – numéro d'assurance sociale (NAS) et/ou numéro d'entreprise (NE)
- Langue du client
- Nom du client
- Date de naissance
- Adresse postale
- Date d'établissement – date d'occurrence
- Code de message
- Montant
- Numéro de facture
- Montant imposable ou non imposable – le remboursement peut-il être déduit d'un revenu imposable
- Fausse déclaration : OUI ou NON ; fraude (déclaration frauduleuse) ou non (déclaration non frauduleuse) – pour déterminer si les intérêts commencent à courir
- No du dossier d'A&C = (nom antérieur « de l'enquête/du contrôle » pour la Direction générale des services d'intégrité) = numéro du dossier dans le SNEI
- No du SCD (Système de contrôle des documents) = (numéro d'enregistrement dans l'ETI)
- Année d'imposition
- Début de la période des prestations (DPP)
- Code de trop-payé (TP)
- Autre document
- Avis de dette (ADD) – la dette n'est pas légitime à moins que le débiteur ait été avisé
- No du dossier
de la cour - Date d'échéance : Ces champs sont utilisés par la Direction générale des services d'intégrité à l'AC pour entrer les détails sur la ou les poursuites(s)
- Coordonnées des demandeurs
- Nom de la cour
- Date de saisie
- ID de l'utilisateur
5.3.4 Communications aux clients
ESDC a la responsabilité de communiquer efficacement avec ses clients. Il est important de s'assurer que toutes les informations concernant la dette d'un client sont bien communiquées. Lorsque les clients sont bien informés de leur dette et du processus de recouvrement, les probabilités de recouvrement sont plus élevées.
La Commission doit suivre toutes les étapes du processus de prise de décisions dans les délais prescrits dans la Loi sur l'assurance-emploi (Loi sur l'AE), y compris celle d'informer la personne visée d'une décision à l'égard d'un trop-payé ou d'une pénalité. La Commission est autorisée à recouvrir la dette seulement lorsque le débiteur a été avisé du montant de la dette.
5.3.4.a Types de communication
Types de communication description longue
L'image montre un cercle extérieur avec cinq façons de communiquer avec les Clients. 1. Lettre de notification. 2. Avis de dette. 3. Relevé de compte mensuel. 4. État des prestations remboursées. 5. Autres. Le cercle intérieur est Communications aux clients.
Le processus commence par l'envoi d'une lettre de notification au client. Dans la lettre, le client est informé qu'il dispose d'un certain nombre de jours (p. ex. 30 jours) pour répondre. Si aucun paiement ou réponse n'est obtenu dans ce délai, EDSC devra établir un compte débiteur. Un avis de dette sera alors envoyé automatiquement par le système AR. Pour le programme d'assurance-emploi, la Commission peut débuter le recouvrement de la dette seulement lorsque le débiteur a été informé de sa dette. Dans les cas de nature délicate, il est recommandé de communiquer avec le client par téléphone avant d'entamer le recouvrement. Une fois le débiteur notifié, la dette est transférée à l'ARC pour recouvrement.
Un modèle générique de lettre de notification est disponible pour tous les programmes (voir l'Annexe C). Un modèle de lettre générique sera également accessible dans PDSP, ce qui assurera l'uniformité et la standardisation des communications écrites envoyées aux clients.
5.3.4.b Avis de dette
L'avis de dette (ADD) sert à informer le client de l'établissement d'un nouveau compte débiteur. Il s'agit d'une communication envoyée au client, à l'employeur ou à une tierce partie indiquant qu'un compte débiteur a été établi et précisant le montant et la raison de la dette. Cet avis contient des renseignements sur le compte du client, mais uniquement dans le cadre du programme visé (p. ex., le régime d'AE). Le système des CD émet un ADD dès qu'un compte débiteur d'AE est établie. Pour le programme d'AE, ce n'est que lorsque le débiteur a été avisé de la dette qu'EDSC a le droit de la recouvrir.
5.3.4.c Relevé de compte mensuel (RCM)
Le RCM est généré automatiquement tous les mois par le système des CD pour chaque client. On y retrouve des renseignements sur les transactions financières, le paiement minimum prévu, les instructions de paiement ainsi que des messages au sujet du recouvrement.
Remarque : Des RCM sont générés pour les clients dont le solde du compte est de 20,00 $ ou plus. Si le solde d'un compte client se retrouve sous les 20,00 $, un RCM ne sera pas généré à moins qu'un ajustement financier soit traité.
Le Régime d'AE peut communiquer avec les clients par téléphone ou courrier régulier ou recommandé. De telles méthodes de communication peuvent être nécessaires pour répondre aux demandes de renseignements des clients et/ou fournir des mises à jour sur un compte.
Voici les principaux éléments qui devraient figurer dans toutes les communications écrites aux clients :
- Coordonnées du client (nom et adresse) ;
- Coordonnées du programme (numéro de téléphone/télécopieur, site Web) ;
- Référence claire de la dette ; et
- Motif de la communication ou de l'avis.
5.4 Régime de pensions du Canada et sécurité de la vieillesse
5.4.1 Événements à l’origine des comptes débiteurs
Une créance au titre du Régime de pensions du Canada (RPC) et de la Sécurité de la vieillesse (SV) survient lorsque des prestations sont versées à une personne qui n'y a pas droit ou lorsque des prestations ont été versées en sus du montant auquel une personne a droit.
Remarque : « une personne » peut désigner un prestataire du RPC ou de la SV, un particulier ou un représentant légal, y compris toute personne, agence ou institution désignée à titre de mandataire, fiduciaire, comité, exécuteur, administrateur, etc.
Voici quelques exemples de comptes débiteurs au titre du RPC / de la SV :
- Résidence (SV seulement) ;
- Erreur administrative ou d'écriture ;
- Revenu déclaré incorrectement ;
- Prestations versées en double à la même personne (p.ex. fraude ou erreur administrative) ;
- Révision du revenu estimatif ;
- Changement du tableau tarifaire pour les prestations de la SV ; et
- Événements de la vie comme le décès, le mariage, la séparation, l'incarcération (SV seulement), le retour au travail (RPC seulement).
5.4.2 L'établissement du compte débiteur en temps opportun
Les comptes débiteurs doivent être établis dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle il a été conclu qu'une dette a été contractée.
Le programme du RPC est responsable d'établir les comptes débiteurs du RPC dans le système du RPC dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle il a été conclu qu'une dette a été contractée. Une interface enregistrera automatiquement la dette dans notre système des CD.
Comme il n'existe actuellement aucune interface entre les systèmes SV et AR, le programme SV est chargé de demander l'établissement des comptes débiteurs de SV via iService (voir Annexe B) dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle il a été conclu qu'une dette a été contractée.
Il est important de noter que toutes les dettes doivent être établies dans le système des CD afin d'assurer l'exactitude des comptes débiteurs présentés dans les comptes publics du ministère. Si un programme souhaite mener des actions de recouvrement à l'interne, convenir à un accord de remboursement avec des clients ou différer le recouvrement d'un compte débiteur, le statut du compte peut être modifié pour ne pas transférer la dette à l'ARC pour recouvrement. Dans ce cas, le programme aurait la responsabilité de recouvrir la dette, jusqu'à indication contraire.
5.4.3 Documents d'appui exigés pour l'établissement d'un compte débiteur
5.4.3.a Justification et documents d’appui
Le programme doit s'assurer que tous les renseignements sur les débiteurs sont sauvegardés dans le dossier du client et dans les systèmes de dossiers du RPC et de la SV. Le fait de conserver une documentation adéquate permettra au programme d'appuyer et de justifier la légitimité des comptes débiteurs d'EDSC.
La mise en œuvre du module PSCD permettra de sauvegarder l'information sur les clients dans le système et améliorera la conformité, la surveillance et le partage de l'information entre les programmes
Les documents d'appui doivent comprendre les détails relatifs aux débiteurs et être sauvegardés dans un dossier papier et dans le système du RPC/de la SV comme suit :
- La prestation versée en trop ;
- La cause du trop-payé ;
- Le montant du trop-payé ;
- La période du trop-payé ;
- La date d'entrée en vigueur du recouvrement et le taux établi ;
- Les changements sur le montant du paiement découlant du recouvrement du trop-payé ;
- Les mesures prises pour recouvrer la créance ;
- La communication envoyée au client au sujet de la créance ou toutes les réponses reçues du client ;
- Les mesures de suivi relatives à la créance ; et
- La décision de remettre ou de radier la créance (s'il y a lieu).
Voici les documents d'appui qui sont utilisés par le RPC/la SV pour supporter l'établissement de comptes débiteurs :
- Avis de trop-payé ou de pénalité ;
- État des revenus et des dépenses ;
- Certificat de décès ;
- Information sur la rémunération ou les revenus de la part de l'ARC ;
- Certificat de mariage ;
- Preuve concernant une pénalité administrative ;
- Questionnaire de résidence (preuve d'arrivée / départ) ;
- Rapport d'enquête des Services d'intégrité ;
- Ordonnance de la cour ou de dédommagement ; et
- Libération de faillite.
5.4.3.b Renseignements obligatoires pour l'établissement d'un compte débiteur
Il faut obligatoirement obtenir les renseignements suivants pour établir un compte débiteur :
- Nom du programme
- Type de compte
- Centre de responsabilité (CR)
- ID du client – numéro d'assurance sociale (NAS)
- Langue du client
- Nom du client
- Date de naissance
- Adresse postale
- Date d'établissement – date d'occurrence
- Montant
- Imposable ou non imposable – le remboursement peut-il être déduit du revenu imposable
- Fausse déclaration : OUI ou NON; fraude (déclaration
frauduleuse) ou non (déclaration non frauduleuse)
- pour déterminer si des intérêts commencent à courir - Coordonnées des demandeurs
- Avis de dette (ADD) – la dette n'est pas légitime à moins que le débiteur ait été avisé
5.4.4 Communications aux clients
ESDC a la responsabilité de communiquer efficacement avec ses clients. Il est important de s'assurer que toutes les informations concernant la dette d'un client sont bien communiquées. Lorsque les clients sont bien informés de leur dette et du processus de recouvrement, les probabilités de recouvrement sont plus élevées.
5.4.4.a Types de communication
Types de communication description longue
L'image montre un cercle extérieur avec cinq façons de communiquer avec les Clients. 1. Lettre de notification. 2. Relevé de compte mensuel. 3. Déclaration de la Sécurité de la vieillesse. 4. État du Régime de pensions du Canada. 5. Autre. Le cercle intérieur est Communications aux clients.
Une fois qu'un trop-payé est calculé, la dette est établie et le programme envoie une lettre de notification pour informer le débiteur du trop-payé.
Pour les comptes actifs du RPC, le recouvrement se fait généralement par déduction sur les paiements futurs, ce qui est expliqué au débiteur dans sa lettre de notification. Aucun relevé de compte mensuel (RCM) n'est envoyé pour les comptes actifs. En ce qui concerne les comptes inactifs du RPC, le RCM et les actions de recouvrement débutent 180 jours après l'établissement de la dette. Les RCM sont également envoyés pour tous les comptes de la SV, actifs ou inactifs. L'ARC est responsable des activités de recouvrement.
Dans les cas de nature délicate, il est recommandé de communiquer avec le client par téléphone avant d'entamer le recouvrement. Une discrétion doit être exercée au cas par cas, pour déterminer ce qui constitue des cas de nature délicate. Par exemple, le décès d'un membre de la famille ou une contrainte financière excessive pourrait être considérés des cas de nature délicate. Le pouvoir discrétionnaire s'applique également dans les cas où un débiteur répond à une lettre de trop-payé en précisant qu'il a de la difficulté à rembourser ses dettes à la date indiquée.
Un modèle générique de lettre de notification est disponible pour tous les programmes (voir l'Annexe C). Un modèle de lettre générique sera également accessible dans PDSP, ce qui assurera l'uniformité et la standardisation des communications écrites envoyées aux clients.
5.4.4.b Relevé de compte mensuel (RCM)
Le RCM est généré automatiquement tous les mois par le système des CD pour chaque client. On y retrouve des renseignements sur les transactions financières, le paiement minimum prévu, les instructions de paiement ainsi que des messages au sujet du recouvrement.
Remarque : Des RCM sont générés pour les clients dont le solde du compte est de 20,00 $ ou plus. Si le solde d'un compte client se retrouve sous les 20,00 $, un RCM ne sera pas généré à moins qu'un ajustement financier soit traité.
Le RPC/la SV peut communiquer avec les clients par téléphone ou courrier régulier ou recommandé. De telles méthodes de communication peuvent être nécessaires pour répondre aux demandes de renseignements des clients et/ou fournir des mises à jour sur un compte.
Voici les principaux éléments qui devraient figurer dans toutes les communications écrites aux clients :
- Coordonnées du client (nom et adresse) ;
- Coordonnées du programme (numéro de téléphone/télécopieur, site Web) ;
- Renvoi clair à la dette ; et
- Motif de la communication ou de l'avis.
5.5 Programme de subventions et de contributions
5.5.1 Événements à l’origine des comptes débiteurs
Les comptes débiteurs englobent toute dette due par un client à EDSC qui doit être établi dans le système des CD. Les situations suivantes pourraient nécessiter l'établissement d'une dette au titre du Programme de subventions et de contributions :
- Le bénéficiaire a reçu une partie d'une avance qui doit être retournée ;
- Des dépenses non admises demeurent en suspens à la fin d'un projet ou à la résiliation avant terme du projet.
5.5.2 L'établissement du compte débiteur en temps opportun
Les comptes débiteurs doivent être établis dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle il a été conclu qu'une dette a été contractée.
Il incombe au programme de demander à la DGDPF de créer un compte débiteur dans le système des CD, par le biais d'iService (voir l'Annexe B). Il incombe également au programme de saisir les renseignements sur les trop-payés (p. ex., la date et le montant établis dans le système des CD) dans le Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC).
Un compte débiteur devrait être établi seulement lorsque tous les documents d'appui et la décision finale ont été obtenue.
Il est important de noter que toutes les dettes doivent être établies dans le système des CD afin d'assurer l'exactitude des comptes débiteurs présentés dans les comptes publics du ministère. Si un programme souhaite mener des actions de recouvrement à l'interne, convenir à un accord de remboursement avec des clients ou différer le recouvrement d'un compte débiteur, le statut du compte peut être modifié pour ne pas transférer la dette à l'ARC pour recouvrement. Dans ce cas, le programme aurait la responsabilité de recouvrir la dette, jusqu'à indication contraire.
5.5.3 Documents d'appui exigés pour l'établissement d'un compte débiteur
5.5.3.a Justification et documents d'appui
Le programme doit s'assurer que tous les renseignements sur les débiteurs sont conservés dans le dossier du projet. Le fait de conserver une documentation adéquate permettra au programme d'appuyer et de justifier la légitimité des comptes débiteurs d'EDSC. La documentation relative aux S et C est conservée sous forme électronique dans le Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC). La mise en œuvre du module PSCD permettra de sauvegarder l'information sur les clients dans le système et améliorera la conformité, la surveillance et le partage de l'information entre les programmes.
Les documents d'appui doivent comprendre les détails relatifs aux débiteurs et être sauvegardés dans un dossier papier et dans le SCSC comme suit :
- Les fonds versés en trop ;
- La cause du trop-payé ;
- Le montant du trop-payé ;
- La période du trop-payé ;
- Les mesures prises pour recouvrer la créance ;
- La communication envoyée au client au sujet de la créance ou la réponse reçue du client ;
- Les mesures de suivi relatives à la créance ; et
- La décision de remettre ou de radier la créance (s'il y a lieu).
Voici les documents d'appui qui sont utilisés par le programme de subventions et de contributions pour justifier l'établissement de comptes débiteurs :
- Lettre de retour de fonds ; et
- Lettre de trop-payé officielle.
5.5.3.b Renseignements obligatoires pour l'établissement d'un compte débiteur
Il faut obligatoirement obtenir les renseignements suivants pour établir un compte débiteur :
- Nom du programme
- Type de compte
- ID du client – numéro d'assurance sociale (NAS) et/ou numéro d'entreprise (NE)
- Langue du client
- Nom du client – nom de famille du débiteur individuel ou nom de l'organisation
- Date de naissance – obligatoire pour un trop-payé individuel, vide pour une organisation cliente
- Adresse postale – adresse du bénéficiaire
- Numéro de téléphone – y compris l'indicatif régional à trois chiffres
- Date d'établissement – date d'occurrence – date qui figure dans la lettre de trop-payé officielle
- Montant
- Imposable ou non imposable – non imposable
- Frauduleux ou non frauduleux – non pour les comptes de S et C
- Numéro d'engagement – numéro de projet dans le SCSC
- Code financier – code financier dans maSGE au titre des dépenses de S et C
5.5.4 Communications aux clients
ESDC a la responsabilité de communiquer efficacement avec ses clients. Il est important de s'assurer que toutes les informations concernant la dette d'un client sont bien communiquées. Lorsque les clients sont bien informés de leur dette et du processus de recouvrement, les probabilités de recouvrement sont plus élevées.
Conformément à la Politique sur les subventions et les contributions, une fois qu'il a été confirmé qu'un paiement excédentaire a été versé, le personnel responsable de la prestation du programme doit informer le bénéficiaire verbalement et par écrit du montant dû.
5.5.4.a Types de communication
Types de communication description longue
L'image montre un cercle extérieur avec trois façons de communiquer avec les Clients. 1. Lettre de notification. 2. Relevé de compte mensuel. 3. Autres. Le cercle intérieur est Communications aux clients.
Le processus commence par l'envoi d'une lettre de notification au client. Dans la lettre, le client est informé qu'il dispose d'un certain nombre de jours (p. ex. 30 jours) pour répondre. Si aucun paiement ou réponse n'est obtenu dans ce délai, EDSC devra établir un compte débiteur. Le système envoie ensuite un relevé de compte mensuel (RCM) et la dette est transférée à l'ARC pour recouvrement.
Un modèle générique de lettre de notification est disponible pour toutes les programmes (voir l' Annexe C). Un modèle de lettre générique sera également accessible dans PDSP, ce qui assurera l'uniformité et la standardisation des communications écrites envoyées aux clients.
5.5.4.b Relevé de compte mensuel (RCM)
Le RCM est généré automatiquement tous les mois par le système des CD pour chaque client. On y retrouve des renseignements sur les transactions financières, le paiement minimum prévu, les instructions de paiement ainsi que des messages au sujet du recouvrement.
Remarque : Des RCM sont générés pour les clients dont le solde du compte est de 20,00 $ ou plus. Si le solde d'un compte client se retrouve sous les 20,00 $, un RCM ne sera pas généré à moins qu'un ajustement financier soit traité.
Le Programme de subventions et de contributions peut communiquer avec les clients par téléphone ou par lettre (courrier régulier et recommandé). De telles méthodes de communication peuvent être nécessaires pour répondre aux demandes de renseignements des clients sur les comptes et fournir des mises à jour sur un compte.
Voici les principaux éléments qui devraient figurer dans toutes les communications écrites aux clients :
- Coordonnées du client (nom et adresse) ;
- Coordonnées du programme (numéro de téléphone/télécopieur, site Web) ;
- Référence claire de la dette ; et
- Motif de la communication ou de l'avis.
5.6 Autres programmes
5.6.1 Événements à l’origine des comptes débiteurs
Les comptes débiteurs englobent toute dette due par un client à EDSC qui doit être établie dans le système des CD. Voici des exemples de dettes s'appliquant à d'autres programmes : des trop-payés de frais de réinstallation, des frais administratifs liés au Programme du travail, trop-payés du Programme de protection des salariés (PPS), etc.
5.6.2 L'établissement du compte débiteur en temps opportun
Les comptes débiteurs doivent être établis dans les 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle il a été conclu qu'une dette a été contractée.
Ceci dit, lorsqu'il est déterminé qu'un client a un trop-payé envers EDSC, le client doit être avisé par le biais d'une lettre de notification. Dans la lettre, le client est informé qu'il dispose d'un certain nombre de jours (p. ex. 30 jours) pour effectuer un paiement ou proposer un arrangement de paiements. Si aucun paiement ou réponse n'est obtenu dans ce délai, il faut demander l'établissement d'un compte débiteur dans les 10 jours ouvrables suivant. Le programme est responsable de la demande d'établissement dans iService (voir l'Annexe B)
Il est important de noter que toutes les dettes doivent être établies dans le système des CD afin d'assurer l'exactitude des comptes débiteurs présentés dans les comptes publics du ministère. Si un programme souhaite mener des actions de recouvrement à l'interne, convenir à un accord de remboursement avec des clients ou différer le recouvrement d'un compte débiteur, le statut du compte peut être modifié pour ne pas transférer la dette à l'ARC pour recouvrement. Dans ce cas, le programme aurait la responsabilité de recouvrir la dette, jusqu'à indication contraire.
5.6.3 Documents d'appui exigés pour l'établissement d'un compte débiteur
5.6.3.a Justification et documents d’appui
Le programme doit s'assurer que tous les renseignements sur les comptes débiteurs sont conservés dans le dossier du client. Le fait de conserver une documentation adéquate permettra au programme d'appuyer et de justifier la légitimité des comptes débiteurs d'EDSC. La mise en œuvre du module PSCD permettra de sauvegarder l'information sur les clients dans le système et améliorera la conformité, la surveillance et le partage de l'information entre les programmes.
Les documents d'appui doivent comprendre les détails relatifs aux débiteurs et être sauvegardés dans un dossier papier et dans le SCSC comme suit :
- Les fonds versés en trop ;
- La cause du trop-payé ;
- Le montant du trop-payé ;
- La période du trop-payé ;
- Les mesures prises pour recouvrer la créance ;
- La communication envoyée au client au sujet de la créance et/ou la réponse reçue du client ;
- Les mesures de suivi relatives à la créance ; et
- La décision de remettre ou de radier la créance (s'il y a lieu).
5.6.3.b Renseignements obligatoires pour l'établissement d'un compte débiteur
Il faut obligatoirement obtenir les renseignements suivants pour établir un compte débiteur :
- Nom du programme
- Type de compte
- Centre de responsabilité (CR)
- ID du client – numéro d'assurance sociale (NAS) et/ou numéro d'entreprise (NE)
- Langue du client
- Nom du client – nom de famille du débiteur individuel ou nom de l'organisation
- Date de naissance – obligatoire pour un trop-payé individuel, vide pour une organisation cliente
- Adresse postale – adresse du bénéficiaire
- Numéro de téléphone – y compris l'indicatif régional à trois chiffres
- Date d'établissement – date d'occurrence – date qui figure dans la lettre de trop-payé officielle
- Montant
- Imposable ou non imposable – non imposable
- Frauduleux ou non frauduleux – Pour déterminer si de l'intérêt est applicable
- Code financier – code financier dans maSGE au titre des dépenses de S et C
5.6.4 Communications aux clients
ESDC a la responsabilité de communiquer efficacement avec ses clients. Il est important de s'assurer que toutes les informations concernant la dette d'un client sont bien communiquées. Lorsque les clients sont bien informés de leur dette et du processus de recouvrement, les probabilités de recouvrement sont plus élevées.
5.6.4.a Types de communication
Types de communication description longue
L'image montre un cercle extérieur avec trois façons de communiquer avec les Clients. 1. Lettre de notification. 2. Relevé de compte mensuel. 3. Autres. Le cercle intérieur est Communications aux clients.
Le processus commence par l'envoi d'une lettre de notification au client. Dans la lettre, le client est informé qu'il dispose d'un certain nombre de jours (p. ex. 30 jours) pour répondre. Si aucun paiement ou réponse n'est obtenu dans ce délai, EDSC devra établir un compte débiteur et débuter les actions de recouvrement. Le système envoie ensuite un relevé de compte mensuel (RCM) et la dette est transférée à l'ARC pour recouvrement. Dans les cas de nature délicate, il est recommandé de communiquer avec le client par téléphone avant d'entamer le recouvrement.
Un modèle générique de lettre de notification est disponible pour tous les programmes (voir l'Annexe C). Un modèle de lettre générique sera également accessible dans PDSP, ce qui assurera l'uniformité et la standardisation des communications écrites envoyées aux clients.
5.6.4.b Relevé de compte mensuel (RCM)
Le RCM est généré automatiquement tous les mois par le système des CD pour chaque client. On y retrouve des renseignements sur les transactions financières, le paiement minimum prévu, les instructions de paiement ainsi que des messages au sujet du recouvrement.
Remarque : Des RCM sont générés pour les clients dont le solde du compte est de 20,00 $ ou plus. Si le solde d'un compte client se retrouve sous les 20,00 $, un RCM ne sera pas généré à moins qu'un ajustement financier soit traité.
Le Programme de subventions et de contributions peut communiquer avec les clients par téléphone ou par lettre (courrier régulier et recommandé). De telles méthodes de communication peuvent être nécessaires pour répondre aux demandes de renseignements des clients sur les comptes et fournir des mises à jour sur un compte.
Voici les principaux éléments qui devraient figurer dans toutes les communications écrites aux clients :
- Coordonnées du client (nom et adresse) ;
- Coordonnées du programme (numéro de téléphone/télécopieur, site Web) ;
- Référence claire de la dette ; et
- Motif de la communication ou de l'avis.
6. Conformité
Les activités de surveillance de la DGDPF relatives aux présentes lignes directrices seront élaborées et mises en œuvre dans un avenir rapproché. Voici des méthodes qui pourraient être utilisées pour valider la conformité aux exigences figurant dans les présentes lignes directrices :
- Post-échantillonnage ;
- Autoévaluation fondée sur une liste de vérification (laquelle sera élaborée en 2019-2020 par la DGDPF) ;
- Rapport sur les volumes de dettes établies dans les délais prescrits ;
- Normes de service de la DGDPF pour les établissements manuels ; et
- Vérifications internes.
7. Référence/liens
Ces lignes directrices font suite aux recommandations de vérification des comptes débiteurs (phase I – Gouvernance, établissement, rapports et surveillance) mené par la Direction générale des services de vérification interne (DGSVI) en 2014. Elles sont aussi conformes aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et les Directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur les fonds publics et les créances.
7.1 Politiques/lignes directrices/directives des programmes
7.1.1 Programme canadien de prêts aux étudiants et Programme canadien pour l'épargne-études
Programme canadien de prêts aux étudiants
Programme canadien pour l'épargne-études7.1.3 Régime de pensions du Canada et Sécurité de la vieillesse
8. Personnes-ressources
Les questions relatives aux présentes lignes directrices peuvent être acheminées à on-accounting_operations-operations_comptables-gd@hrsdc-rhdcc.gc.ca
9. Annexes
Annexe A – Organigramme du processus d'établissement – Entrées croisées
– Organigramme du processus d'établissement – Entrées croisées description longue
À venir bientôt
Description du flux de travail – Entrées croisées
Système de programme
- L'interface entre le programme et le système des CD s'installe, les renseignements sont téléchargés par le programme et reçus dans le système des CD. La validation de toutes les données obligatoires et supplémentaires a été effectuée par le programme avant la soumission par voie électronique.
Examen du système des C
- Les données reçues sont validées dans le système des CD pour déterminer si elles sont suffisantes et acceptables ou non.
- Oui – passez à l'étape 3.
- Non - Les rejets sont isolés (étape 4).
- Les comptes débiteurs sont créés électroniquement.
- Les rejets sont isolés.
Responsable de la saisie des données – DGDPF
Annexe B - Organigramme du processus d'établissement – Entrées manuelles
Description du flux de travail – Entrées manuelles description longue
À venir bientôt
Description du flux de travail – Entrées manuelles
Le flux de travail manuel satisfait à la norme de service des indicateurs de rendement clé (IRC) de 10 jours.
Demandeur
- Déterminer la nécessité d'établir des comptes débiteurs et soumettre une demande aux CDN.
Pour les clients internes d'EDSC :
- La demande doit être envoyée par le biais d'iService (iService\Services de comptabilité générale et de production de rapports\Comptes débiteurs (SMCD) – Demandes de transaction\Demande d'établissement) comme démontrer dans l'organigramme à Annexe A.
Pour les clients externes d'EDSC :
- • Pour les demandeurs qui n'ont pas accès à iService, une demande peut être envoyée à la boîte aux lettres générale des CDN : (on-accounting_operations-operations_comptables-gd@hrsdc-rhdcc.gc.ca).
Il incombe au demandeur de fournir suffisamment de renseignements pour compléter l'établissement des comptes débiteurs.
Annexe C- Lettre générique de trop-payé
Lettre générique de trop-payé description longue
Annexe C - Lettre générique de trop-payé
En-tête
(Date)
(Entrez l'adresse)
(Nom de la personne / organisation)
(Adresse)
(Ville, province, code postal)
À l'attention de : (Nom de la personne-ressource
)Numéro d'identification du client (ID client): (NAS)XX
Objet: (Nom du programme - Numéro du SCSC - Numéro d'entreprise - Nom du projet)
(Madame/Monsieur nom de la personne / organisation),
La présente a pour but de vous informer que, selon nos dossiers, vous avez reçu un trop-payé au titre du (Nom du programme) d'un montant de (montant) $.
Les détails de ce trop-payé s'expliquent par :
Insérez les informations spécifiques au programme:
- Justification du trop-payé
- Calcul du trop-payé
- Référence à la loi et/ou à la politique pertinente
- Décision de la Cour d'appel
Veuillez rembourser ce trop-payé en utilisant l'une des options suivantes :
- En personne à votre banque ou institution financière canadienne ;
- Via votre compte bancaire en ligne (sélectionnez « Emploi et Développement social Canada » et entrez votre ID client qui correspond à votre NAS suivi de XX) ; ou
- En envoyant un chèque ou un mandat destiné au Receveur général du Canada (indiquez votre ID client qui correspond à votre NAS, suivi de XX) à l'adresse suivante :
(Adresse du bureau de paiement)
Si vous avez des questions ou souhaitez conclure une entente de remboursement, veuillez contacter le (nom du programme) au (numéro de téléphone) ou par courriel au (adresse courriel).
Si aucun paiement n'est reçu d'ici 30 jours et aucune entente de remboursement n'a été conclue, votre compte sera transféré à l'Agence du revenu du Canada (ARC) qui est responsable des activités de recouvrement pour ESDC.
Cordialement,
(Nom et titre du contact / expéditeur du programme)
