Cadre financier 2020-21

Objectif

Définir le cadre financier des processus reliés aux mesures d’EDSC en réponse à la COVID-19, incluant la budgétisation, les prévisions financières et le réalignement des dépenses (pièces de journal).

Contexte

Les propositions de financement ont été ou sont en cours de mise en œuvre pour les mesures en réponse à la COVID-19. La source de financement de ces mesures sera soit du financement statutaire, soit une augmentation des sources de financement existantes d’ESDC. Pour toute source de financement, il peut y avoir deux types de dépenses différentes : 1- dépenses de fonctionnement (y compris le salaire et/ou le non-salaire) pour administrer le programme, et/ou 2- bénéfices versés directement aux Canadiens ou aux organisations.

Budgétisation

Une fois que de nouvelles propositions de financement auront été approuvées (c.-à-d. une décision de financement et l’approbation du ministère des Finances sur les coûts sont reçues), la Gestion des ressources ministérielles (GRM) allouera le budget statutaire aux directions générales et aux régions à l’aide de la distribution et du codage financier COVID-19 appropriés fournis par le Conseiller en gestion financière (CGF) principal.

Ensuite, les CGF doivent allouer d’avantage le financement à des niveaux plus bas dans l’organisation. Notez que dans la plupart des cas, le Centre financier (CF) contre lequel les dépenses seront enregistrées demeure inchangé, même si les employés ont été réassignés. C’est le Fond et/ou le Domaine fonctionnel (DF) qui devra changer. En tant que tel, dans le cas des salaires, le budget doit être alloué au CF des employés avec un Fonds et/ou un DF différent.

Prévisions financières

Comme c’est le cas pour tous les autres programmes d’EDSC, des prévisions seront exigées à chaque période de prévision (P3, P6, P8 et P10) en utilisant le codage financier COVID-19 approprié.

Prévisions salariales:

1. Toutes les prévisions salariales reliées aux mesures d’EDSC en réponse à la COVID-19 devraient être enregistrées, dans la mesure du possible, avec le codage spécifique COVID-19 (Fonds, DF et Ordre interne). Le processus variera selon les deux (2) situations suivantes :
1. Les employés qui ont été réaffectés à 100 % à l’une des mesures COVID-19. L’information de ces employés doit être modifié dans l’Outil de prévision salariale (OPS) à l’aide des instructions sommaires et/ou détaillées des réaffectations temporaires. Les prévisions seront donc allouées automatiquement aux bonnes initiatives/programmes (domaine fonctionnel) et source de financement (Fond).
2. Les employés qui ne sont PAS réaffectés au codage financier COVID-19 dans l’OPS, comme les employés qui déclarent leur temps via CATS, ou les employés qui consacrent un certain nombre d’heures (ou d’heures supplémentaires) à des initiatives spécifiques de la COVID-19, mais qui n’ont pas été officiellement réaffectés au codage COVID-19 dans l’OPS (en raison du niveau d’effort). Dans ces cas, un ajustement prévisionnel sera nécessaire (ajustement FMBB) pour réaligner les prévisions du codage existant des employés dans l’OPS à la bonne initiative/programme (domaine fonctionnel) et source de financement (Fonds).

FMBB Adj (-) au codage existant des employés dans l’OPS (Fonds, DF)
FMBB Adj (+) au codage des nouvelles initiatives/programme (Fonds, DF)

La convention du descriptif à utiliser qui est recommandée pour l’ajustement prévisionnel est la suivante : COVID-19 ADJ pour tenir compte du réalignement au COVID (sous le champ de texte de l’En-tête).

Prévisions non-salariales:

Les prévisions non-salariales doivent être enregistrées dans l’outil de prévision non salarial selon le codage financier COVID-19* approprié.

* La composante du domaine fonctionnel (DF) n’existe pas dans l’outil de prévision non salarial.

Statutaire

Aucune prévision n’est requise pour le financement statutaire (bénéfices versés aux citoyens ou aux organisations).

Réalignement de dépenses (Pièces de journal)

Réalignement de dépenses salariales / Pièces de journal (PJs)

Les réalignements des dépenses (pièces de journal (PJ)) doivent être complétées avant la fin du mois conformément au calendrier établi dans le Cadre des pièces de journal (présentement en développement) pour les dépenses liées aux employés NON réaffectés dans l’OPS. Cela permettra de s’assurer que les dépenses importantes sont imputées à la source de financement appropriée (Fonds et DF).

• Les directions générales qui utilisent CATS : les PJs sont requises afin que les dépenses salariales soient codées dans les fonds et les domaines fonctionnels appropriés. Pour ce faire, tous les ordres internes de COVID-19 dans CATS devront être réalignés au fonds et domaine fonctionnel appropriés.
• Les directions générales et les régions qui dédient des employés à des initiatives de la COVID-19 (à temps partiel ou en heures supplémentaires), dont le codage n’a pas été officiellement réaffecté à la COVID-19 dans l’OPS en raison du niveau d’effort : les PJs peuvent être effectuées pour réaligner leurs coûts salariaux au codage spécifique COVID-19, s’il y a une incidence sur les différentes sources de fonds (Fonds, FA et Ordre interne).
• Employés des directions générales de services corporatifs : en général, les coûts salariaux liés à la COVID-19 pour la plupart des employés de cette catégorie qui sont codés aux services internes n’exigeront pas une pièce de journal au codage COVID-19 spécifique car la réaffectation aux sources de fonds appropriées sera effectuée selon le % d’allocation établi par le Rapport d’affectations financières (FAR).

Réalignement des dépenses non-salariales

Bien que tous les coûts non-salariaux devraient être initialement codés au Fonds, DF et OI appropriés lorsque le P-Req ou les ordres d’achat sont créés, des réalignements de dépenses/pièces de journal (PJ) peuvent être encore nécessaires. Une analyse régulière des dépenses dans SAP doit être effectuée pour s’assurer que les dépenses non-salariales liées à la COVID-19 sont codées aux sources de fonds appropriées.

Présentation dans le rapport financier ministériel

Les prévisions et les dépenses seront communiquées dans ces deux sections principales du Rapport financier ministériel :