Énoncé des Travaux (ET) – Guide de Préparation

Un énoncé des travaux (ET) fournit une description narrative des travaux devant être effectués par l’Entrepreneur, les objectifs à atteindre, les produits livrables, les standards de performance ainsi que le calendrier. Il définit en termes clairs, concis et significatifs les tâches devant être accomplies ou les services devant être fournis sous le contrat et doit être préparé avec suffisamment de détails pour assurer qu’EDSC reçoive les services requis.

Un ET bien écrit fournit aux soumissionnaires potentiels toute l’information qu’ils ont besoin afin de déterminer s’ils peuvent soumettre ou non une offre en réponse à l’appel d’offres. Il est aussi utilisé par les Entrepreneurs afin d’établir un estimé précis des travaux inclus et de mettre ensemble une offre de qualité.

Un énoncé des travaux vague et incomplet peut engendrer des coûts additionnels relativement aux modifications de contrat ainsi que d’administration du contrat. Il expose aussi le Canada à des risques additionnels pouvant mener à des disputes, des plaintes et/ou des procédures légales.

L’énoncé des travaux fait partie des clauses du contrat subséquent et doit être écrit dans un langage approprié, favorisant la création d’obligations contractuelles. C’est un document qui devrait être écrit dans un langage clair, non ambigu, et qui doit être explicite quant aux exigences du ministère et des obligations de l’Entrepreneur; adressant le Qui, Quoi, Quand, Ou et le Comment de ce qui doit être fait.

Un énoncé des travaux devrait:

Fournir une définition claire et précise des exigences opérationnelles et de tous les produits livrables;
Établir les exigences techniques;
Être développé en fonction des besoins réels, et non à partir de devis ou soumissions existants
Identifier les compétences et les qualifications requises afin d’effectuer les travaux;
Fournir les critères selon lesquels les produits livrables seront acceptés;
Établir les standards de performance;
Établir les étapes et/ou les délais et les calendriers;
Identifier l’équipement fournit par le gouvernement; et
Fournir le contexte et l’historique du projet, le mandat, le ministère, etc.

À FAIRE:

Créer des obligations en écrivant dans la forme active en utilisant le temps présent et en décrivant ce que l’Entrepreneur «doit» faire;
Faire référence au fournisseur en utilisant le terme «Entrepreneur», éviter d’utiliser «Fournisseur», «Marchand» ou «Soumissionnaire»;
Utiliser un système de numérotation approprié sans puces;
Utiliser une seule version pour les chiffres, soit celle en nombre ou celle en mot, et non les deux;
Aborder le même sujet qu’une seule fois. Cela assurera qu’il n’y a aucun dédoublement dans l’ET lui-même ainsi qu’avec toutes clause du contrat subséquent, incluant les Conditions générales (sécurité du contrat, renseignements personnels, droits de propriété intellectuelle, base de paiement, information des contacts, etc.);
Utiliser un langage clair et simple (précis, non ambiguë et consistent);
Définir ou écrire la signification des abréviations utilisées;
Utiliser les mêmes termes à travers tout le document et aligner avec les termes utilisés dans les définitions des Conditions générales; et
Évitez les références croisées. Si cela est inévitable, faire référence au titre plutôt qu'au numéro de la section.

NE PAS FAIRE:

Inclure du jargon bureaucratique/technique ou des mots pouvant être mal interprétés;
Inclure des exigences d’appel d’offres;
Inclure des critères d’évaluation de soumission et de méthode de sélection;
Faire référence à l’équipement ou à la solution «proposé». Conformément au contrat, l’équipement/solution est effectué/livré et non seulement proposé; et
Inclure de l’information relative à la base de paiement, au budget, au coût ou au prix.

Éléments Clés de l’énoncé des Travaux

Ce document fournit des lignes directrices concernant le développement de chaque section d’un énoncé des travaux et vise à assister les gestionnaires à définir leurs besoins et à adresser la plupart des problèmes reliés aux approvisionnements pour des services.

1. Titre (section obligatoire)
Le titre identifie clairement et brièvement le type de services faisant l’objet de l’achat ainsi que l’organisation du client en faisant l’acquisition. Il pourrait identifier le type de travail requis tel ce soit des travaux de recherche, une étude, un audit, de la consultation, du catalogage, etc. Souvenez-vous qu’il doit avoir une signification pour le fournisseur potentiel puisqu’il est le premier élément qu’un Entrepreneur visionnera.

2. Objectifs (section obligatoire)
Les objectifs identifient les exigences opérationnelles et le résultat final du projet. L’information fournit devrait expliquer le but des travaux inclus dans l’énoncé des travaux et ce que le ministère vise à réaliser ainsi que pourquoi. Assurez-vous d’identifier l’utilisation/le but prévu du besoin lorsque complété.

Qu’est-ce qui sera réalisé grâce aux services recherchés?
Pourquoi entreprenons-nous ces travaux et quels en seront les résultats?

3. Contexte (section obligatoire, optionnelle seulement pour les besoins de faible valeur)
Le contexte décrit généralement le besoin et fournit une compréhension des objectifs et du mandat de l’organisation. C’est un énoncé de la situation menant au besoin ainsi que des explications sur les raisons pourquoi ce projet est entrepris.

La section devrait décrite:

L’information contextuelle relativement aux exigences opérationnelles, incluant le mandat, la mission, l’historique, la culture et/ou la structure de l’organisation, au besoin;
Les raisons/besoins qui ont mené au contrat;
Travaux antérieurs, autres études, audits qui ont été effectués avant le développement de l’ET et la planification du contrat; et
Les données existantes ou avec un impact, les systèmes et les composantes.

4. Portée des travaux (section obligatoire)
La portée des travaux fournit une description de la vue d’ensemble des travaux devant être effectués, leurs champs, étendues et limites. Elle décrit les activités que l’Entrepreneur doit entreprendre afin de produire les livrables. Cette section définit le «Quoi, Où, Quand, Combien» ainsi que tous les standards sous lesquels les travaux doivent être effectués.

Les exigences doivent être présentées de manière logique et structurée en utilisant une approche croissante, en identifiant d’abord les exigences générales pour ensuite les décomposer en sous-sections incluant des tâches tangibles et mesurables. Les exigences doivent être structurées afin de permettre aux Entrepreneurs de s’y référer en utilisant les en-têtes numériques et/ou les titres. Considérer utiliser l’une des sections optionnelles ci-dessous lorsqu’il y a suffisamment d’information à inclure et/ou afin de diminuer le montant d’information inclus dans la présente section.

Vous pourriez aussi inclure une déclaration générale à propos du niveau d’effort et de la complexité en termes de ce que les travaux impliquent, menant vers les tâches ou items à effectués.

Établir des limites logiques et le contexte dans lequel les travaux prendront place. Décrire l’environnement de travail en termes généraux.
Inclure toute la gamme des travaux et les responsabilités de l’Entrepreneur du début à la fin du projet (ce qui pourrait inclure une description détaillée des tâches, etc.)
Spécifier les objectifs politiques/ opérationnels du ministère associés aux travaux.
Support à la clientèle du ministère: indiquer quel soutien/orientation, références et/ou documents seront fournis à l’Entrepreneur par le ministère, si applicable, afin de l’assister avec les travaux et les produits livrables.

Il y a deux manières principales de décrire la portée dans un énoncé des travaux; “centré sur les tâches” ou “centré sur la performance”.

Centré sur les tâches: Spécifie en détail les exigences du service professionnel et décrit comment celui-ci doit être effectué.

Centré sur la performance: Décrit les travaux en termes de résultats ou de résultats escomptés que le ministère désire atteindre, plutôt que le «comment y arriver». Les énoncés des travaux centrés sur la performance sont particulièrement utiles pour les scénarios suivants:

Le ministère cherche des solutions innovantes à un besoin opérationnel, et où il pourrait y avoir plusieurs solutions acceptables.
Le secteur privé est dans une meilleure position afin de déterminer comment le projet devrait se dérouler.

4.1 Tâches
Faire une liste de toutes les tâches que l’Entrepreneur doit effectuer afin de rencontrer les objectifs établis. Inclure une description détaillée des travaux à effectuer, la méthodologie, la séquence dans laquelle les travaux doivent être effectués, le moment de chaque tâche et parfois même, les différentes étapes.

5. Contraintes (section optionnelle)
Fournir les détails concernant toutes les contraintes auxquelles l’Entrepreneur devra faire face. Ceci pourrait inclure des politiques et standards ministériels, les activités connexes, les dates ou les dates proposées pour certains évènements, les exigences de sécurité, les exigences linguistiques, la sensibilité requise relativement aux intérêts de protection environnementale, la conservation des ressources et tout autres restrictions, tel que le type d’équipement requis.

6. Réunions (section optionnelle)
Fournir des détails concernant les procédures de contrôle que vous prévoyez d’appliquer durant l’exécution des travaux, incluant les réunions sur l’avancement des travaux et les réunions d’acceptation ou de démonstration. Le type, la fréquence, la durée et l’endroit des réunions devraient être inclus.

7. Déplacement (section optionnelle)
Lorsque l’on s’attend à ce que l’Entrepreneur voyage, fournir autant d’information que possible relativement aux voyages qui devront être effectué pendant l’exécution des travaux (fréquence, endroit, calendrier, etc.).

8. Support au client (section optionnelle)
Fournir les détails relativement au support et/ou aux outils qui seront fournis à l’Entrepreneur, tel que l’information (rapports, études, etc.), l’équipement spécifique, les logiciels/matériel informatiques ainsi que les installations. L’Entrepreneur doit savoir exactement ce qui sera fourni par le ministère/client. Cette section aide aussi les soumissionnaires potentiels à déterminer ce qu’ils doivent inclure dans leur appel d’offres/soumission.

9. Ressources et niveau d’effort (section optionnelle)
Identifier les catégories et le niveau des ressources requis sous le besoin. Le niveau d’effort peut être fourni en indiquant le nombre minimum de ressources requises pour l’achèvement des travaux, et ce pour chaque catégorie et niveau identifié.

10. Produits livrables, étapes/jalons et calendrier (section obligatoire)
Les produits livrables sont typiquement définis comme étant les biens, services ou résultat final que l’entrepreneur est requis de fournir et de livrer. Un produit livrable peut aussi être défini comme le résultat final d’une ou d’un groupe de tâches. Le type, la magnitude et la complexité des travaux détermineront le degré de détail requis.

Vous devez identifier les étapes spécifiques aux travaux, leurs séquences, leurs relations avec chacune en particulier et avec l’ensemble des travaux en général. Vous devriez inclure ce qui suit lorsque vous définissez les produits livrables:

Non ou titre;
Description;
Volume/quantité en utilisant des mesures variables (nombre de copies, jours, mots, unités, etc.);
Format ou logiciel devant être utilisé;
Langue(s);
Emplacement;
Horaire, calendrier d’achèvement, soumission ou étapes/jalons; et
Horaire, calendrier d’achèvement, soumission ou étapes/jalons; et

Lorsque possible, une certaine flexibilité devrait être considérée lors de la mise en place des dates/jalons. Se rappeler qu’un retard de livraison pourrait être considéré comme un manquement de la part de l’entrepreneur conformément au contrat.

11. Emplacement des travaux (section optionnelle)
Si applicable, spécifier l’endroit(s) où seront effectués les travaux. Il pourrait y avoir plus qu’un emplacement ou adresse de livraison. Inclure également les heures d’ouverture ou d’opération.

^* 12. Durée du contrat (section obligatoire)
Les clients doivent fournir cette information afin d’aider les agents d’approvisionnement à définir le besoin. Les autorités contractantes devront retirer cette section avant d’entreprendre la sollicitation ou les négociations.