Conseils pour la gestion des approvisionnements à la fin de l’exercice
Examiner toutes les demandes d’achat
(Pour obtenir de l’aide, voir la rubrique d’Aide dans maSGE -> Gestion du matériel -> Demandeur)
Si des fonds ont été engagés pour un achat mais qu’ils n’ont pas été utilisés via un bon de commande (BC), désengagez les fonds en fermant la demande d’achat (DA). Autrement, les fonds engagés apparaîtront en double dans votre budget et vous ne pourrez pas utiliser ces fonds à d’autres fins (c.‑à‑d. que les fonds inutilisés seront reportés).
Si le BC n’a pas encore été émis et que vous prévoyez quand même utiliser les fonds au cours de l’exercice indiqué, ne faites rien.
Si vous ne voulez plus qu’un BC soit émis (c.-à-d. qu’un contrat soit octroyé), ajoutez une ligne à cet effet dans votre demande. Votre gestionnaire devra approuver la modification dans le flux de travail avant que la demande d’annulation puisse être envoyée à l’équipe de l’approvisionnement et des marchés (A et M).
Si la date de livraison qui a été entrée est le ou avant le 31 mars, qu’aucun BC n’a été créé et que vous voulez changer la date de livraison, vous n’avez qu’à changer la date dans la DA. Si un BC a déjà été créé, vous devrez ajouter une ligne à votre demande d’achat et faire approuver la modification par votre gestionnaire dans le flux de travail pour que la demande soit envoyée à l’équipe de l’A et M. Remarque : La date de livraison date figurant sur la demande permet de savoir pour quel exercice les engagements sont créés.
Passez en revue vos engagements par exercice pour chaque BC. Ce faisant, portez une attention particulière aux dépenses réelles (c.-à-d. les factures déjà payées), aux travaux qui ont déjà été effectués et qui doivent être facturés, et aux travaux qui seront effectués d’ici le 31 mars. Tous les travaux et les fonds restants doivent être traités selon l’un des deux scénarios suivants.
Le contrat doit demeurer en vigueur, mais vous devez reporter les fonds à l’exercice suivant : ajoutez une ligne à cet effet dans votre demande. Si votre contrat se termine pendant l’exercice en cours, mais que vous devez reporter les fonds à l’exercice suivant, vous devez indiquer sur votre demande la date à laquelle vous voulez reporter les fonds (c.-à-d. la nouvelle date de fin du BC). Votre gestionnaire devra approuver la modification dans le flux de travail avant que la demande puisse être envoyée à l’équipe de l’A et M.
Vous voulez fermer le BC (et désengager les fonds non versés et inutilisés) : ajoutez une ligne à cet effet dans votre demande et faites approuver la modification par votre gestionnaire dans le flux de travail pour que la demande soit envoyée à l’équipe de l’A et M. Vous devrez également fermer votre DA par la suite afin de vous assurer que tous les fonds ont été désengagés. Important : Assurez-vous de n’envoyer ce type de demande que si vous prévoyez utiliser de nouveau le BC (p. ex., l’année prochaine). Lorsque vous fermez un BC, vous mettez fin au marché – c.-à-d. que le marché n’est plus légalement valide et ne peut plus être rouvert après sa date d’expiration initiale. Si vous n’avez plus besoin du BC, faites un examen du financement par exercice et reportez les fonds à l’exercice suivant (voir le scénario précédent). S'il y a encore des factures impayées, nous ne pouvons pas fermer le bon de commande. Pour relâcher les fonds non dépensés, nous allons devoir modifier le bon de commande pour diminuer la valeur de la ligne d’article, de sorte que l’échéancier de fin d'année pour les modifications de contrat s’applique.
Passer en revue les entrées de marchandises/feuilles de saisie des services (EM/FSS) pour chaque bon de commande ouvert
Pour les paiements effectués à l’aide des fonds au cours de l’exercice, les biens et les services doivent être reçus avant le 31 mars.
Si vous recevez d’autres biens ou services après avoir entré vos données dans le système, annulez l’EM/FSS et recommencez immédiatement. Sachez que vous ne pouvez faire ce changement que si aucun paiement n’utilise l’EM/FSS.
Assurez-vous que les EM/FSS pour les biens et les services reçus sont remplies correctement, afin que les paiements puissent être traités de manière efficace. Toute erreur au niveau des EM/FSS peut avoir des répercussions sur les paiements et, par le fait même, entraîner une surcharge de travail pour vous, les Comptes créditeurs et l’équipe de l’A et M, ainsi que des retards dans l’acheminement des paiements aux fournisseurs.
Factures sans bon de commande
N’envoyez pas de factures aux Comptes créditeurs en l’absence d’un contrat. Si vous avez acheté des biens ou des services par vous-même en dehors du processus d’approvisionnement, vous n’aviez pas l’autorisation de le faire. Vous devez soumettre une demande d’achat et la faire approuver par votre gestionnaire dans le flux de travail. L’équipe de l’A et M placera ensuite une confirmation de commande pour que le paiement soit effectué. Reportez-vous au site iService pour obtenir de l’information sur le processus de confirmation des commandes (« PCC »).
Nous savons qu’il peut être fastidieux de tenir l’équipe de l’A et M au courant de ces activités et de se soumettre au processus de demandes d’achat dans maSGE. Toutefois, ce processus permet de s’assurer que les gestionnaires sont au courant de toutes les activités d’approvisionnement et que ces activités ont été approuvées dans le budget (c.-à-d. que les fonds ont été engagés ou désengagés).