Introduction - Outil pour la définition des exigences
Le présent outil a pour objet d'aider les gestionnaires à définir les besoins opérationnels. En répondant ou en réfléchissant aux questions présentées dans cet outil à l'étape de l'analyse et de la planification, qui précède le lancement d'un processus d'approvisionnement, les gestionnaires disposeront de l'information dont ils ont besoin pour appuyer et faciliter l'acquisition subséquente. L'outil vise d'abord et avant tout à aider les gestionnaires à définir ce dont ils ont besoin pour l'exécution de programmes plutôt que la procédure à suivre pour répondre à ce besoin.
Les achats visés par le présent outil concernent des biens et services qui ne sont pas gérés de façon centralisée, mais plutôt déterminés, définis et livrés aux gestionnaires de programme dans tout le Ministère. Pour ce qui est des services en particulier, la liste de vérification concerne à la fois les services standards, comme la traduction, le personnel temporaire, et les services spécialisés, comme les experts-conseils en gestion et en TI. La liste de vérification aidera également à définir les besoins liés à l'achat de tous les biens qui ne sont pas gérés de façon centralisée. La liste de vérification doit être utilisée pour toutes les exigences, sauf les plus simples. En fait, plus l'exigence est complexe, plus il sera difficile de répondre aux questions posées. Cet effort devrait porter fruit, car il permettra d'obtenir exactement les biens et services requis pour répondre aux besoins opérationnels du ministère et facilitera le processus d'approvisionnement en faisant le travail d'analyse et de définition à l'avance.
À noter: si l'achat est liée à un projet, veuillez vous assurer que les renseignements importants, le calendrier, les interdépendances et les contraintes sont pris en considération pour que l'achat cadre avec le projet. Pour faciliter cette coordination, veuillez tenir compte des questions supplémentaires portant sur les achats liées aux projets, qui figurent un peu partour dans la présente Liste de vérification.