Carte d’achat et frais de service

Information d’approvisionnement 2018-6

10 avril 2018

Le Ministère encourage l’utilisation de la carte d’achat pour l’acquisition des biens et des services à valeur faible qui sont admissibles. En effet, selon le rapport Visa Procure-To-Pay Best Practices for the Federal Government une transaction effectuée avec la carte d’achat coûte environ 53 $ de moins qu’une transaction effectuée avec le bon de commande standard. D’autres études font état d’économies qui varient entre 50 $ et 150 $, selon le besoin et l’organisation.

Les fournisseurs qui acceptent la carte d’achat comme méthode de paiement en retirent des avantages qui en compensent largement les coûts, dont des frais de traitement moins élevés, le dépôt électronique des fonds, la réception plus rapide des paiements, l’amélioration des flux de trésorerie et de la satisfaction de la clientèle.

Cependant, de plus en plus de titulaires de carte ont signalé que des fournisseurs facturent des frais de service de 1 % à 10 % pour l’utilisation de la carte d’achat. D’après les règles de Visa, normalement, les fournisseurs ne peuvent pas imposer de frais de service au consommateur qui utilise la carte de crédit. Cela dit, Visa permet aux fournisseurs admissibles d’imposer des frais de service pour certains types d’opérations.

En vue d’assurer une utilisation efficace et appropriée des deniers publics au sein du Ministère, il convient de suivre les lignes directrices ci-après.

Il incombe au titulaire de carte de confirmer avec le fournisseur le coût, le mode de paiement et les conditions avant l’achat, soit normalement au moment de demander le prix.

Il revient au gestionnaire autorisé à approuver l’opération en application de l’article 32 de décider d’effectuer ou non l’achat. Ci-après des lignes directrices pouvant aider à prendre cette décision.

1. Dans les cas où les frais de service sontdivulgués

   1. Demander au fournisseur de supprimer les frais et de consentir à ce qu’il n’y ait aucuns frais additionnels pour utiliser la carte d’achat.
   2. Si le fournisseur refuse de supprimer les frais :
      1. Déterminer si les frais de service sont acceptables en comparaison avec ce qu’il en coûterait pour obtenir le bien ou le service auprès d’un autre fournisseur qui n’impose pas de frais de service.
      2. Déterminer si les frais de service entraînent un coût moins élevé pour le Ministère que le recours au bon de commande; en cas de doute, communiquer avec NC-PORTAIL_D’ACHATS.
   3. S’il est déterminé qu’il serait plus rentable pour le Ministère de recourir au bon de commande, soumettre une demande d’achat dans MaSGE et inclure clairement la justification dans l’entête.

2. Dans les cas où le fournisseur tente d’imposer des frais de service au moment d’envoyer la facture

   1. Informer le fournisseur que le Ministère refuse d’acquitter les frais de service, puisqu’ils n’ont pas été indiqués dans le prix. Tous les frais doivent être clairement divulgués au titulaire de carte avant que la transaction soit conclue, et le titulaire de carte doit être en mesure d’annuler l’opération sans pénalité.
   2. Signaler le fournisseur au coordonnateur national des cartes d’achat (NC-PORTAIL_D’ACHATS), qui abordera la question avec le fournisseur de cartes.

Les questions et commentaires d’ordre général liés au contenu de ce bulletin peuvent être envoyés à l’équipe des Approvisionnements et de la Politique de gestion des actifs (APGA) par courriel à l’adresse suivante : NC-PURCHASING_PORTAL-PORTAIL_D'ACHATS-GD.

Il incombe au titulaire de carte d’achat de transmettre l’ensemble de l’information et des communications à son gestionnaire ainsi qu’à tous ses collègues qui peuvent être concernés.

Distribution :

1. Détenteurs de carte d’achat