Cartes d’acquisition et l’utilisation de PayPal (méthode de paiement de tièrce partie)

Bulletin d’approvisionnement 2016-7

15 novembre 2016

Services public et approvisionnement Canada a apporté des modifications au Manuel du receveur général (MRG), Chapitre 9 « Programme du gouvernement du Canada Carte d'acquisition » en ce qui concerne les achats par internet et l'utilisation de mécanismes de paiement de tierce partie.

ESDC permet actuellement aux détenteurs de carte d’utiliser PayPal comme mécanisme de paiement de tierce partie et surveille 100% de ces transactions. PayPal est couramment le seul mécanisme de paiement de tierce partie approuvé pour les détenteurs de cartes ministérielles.

La surveillance des cartes d'acquisition va maintenant exiger les factures ainsi que les documents démontrant que le détenteur de carte a fait tous les efforts pour trouver un marchand qui accepte la carte d'acquisition du gouvernement avant d'utiliser un marchand qui exige le paiement par PayPal (un mécanisme de paiement de tierce partie).

Les responsabilités spécifiques pour les détenteurs de carte, les gestionnaires et le coordonnateur national des cartes d'acquisition sont inclus ci-dessous.

Les achats effectués auprès de commerçants tiers ou au moyen de mécanismes de paiement tiers comme PayPal sont considérés comme des transactions à risque élevé du point de vue des audits et de la vérification des données. Il est également extrêmement difficile de déterminer le commerçant auprès duquel le bien ou le service a été obtenu aux fins de rapprochement. Par ailleurs, le gouvernement du Canada n’a pas conclu d’entente contractuelle avec cette entreprise. Le détenteur de carte d’achat du gouvernement ne doit pas enregistrer la carte d’achat auprès de PayPal. Il est possible que les détenteurs de carte effectuent un paiement à une entreprise qui utilise PayPal en tant qu’acheteur; dans un tel cas, il est important de toujours refuser d’enregistrer l’information sur le compte.

Lorsqu’il est jugé nécessaire d’effectuer un achat auprès d’un commerçant tiers, le détenteur de carte doit premièrement faire tous les efforts possibles pour trouver un commerçant ou un fournisseur qui accepte les cartes d’achat du gouvernement afin d’acquérir les biens ou les services auprès de celui-ci. S’il est nécessaire d’effectuer l’achat auprès d’un commerçant tiers, c’est possible d'utiliser PayPal si le commerçant est entièrement fiable et que le recours à un commerçant tiers était inévitable. Si un achat et un paiement ont été effectués au moyen d’un mécanisme tiers sans nécessairement le savoir, les agents responsables de l’approbation et de la facturation doivent veiller à ce que des documents adéquats à l’appui montrent qu’un examen détaillé de l’achat a été effectué pour contrôler davantage les risques éventuels d’utilisation inadéquate de la carte d’achat du gouvernement. Les paiements effectués au moyen de mécanismes tiers pourraient cacher le commerçant ou le fournisseur réel et être versés à des opérations de contrefaçon ou à d’autres commerçants ou fournisseurs douteux. Cela empêcherait également la production de rapports utiles au gouvernement renfermant des statistiques sur les commerçants et les fournisseurs payés au moyen de la carte d’achat du gouvernement.

Responsabilitiés

Les détenteurs de carte, les gestionnaires, les responsables de la surveillance et le coordonnateur national des cartes d’achat du gouvernement ont tous la responsabilité d’être au courant des risques éventuels encourus pour des achats effectués auprès de commerçants tiers.

De plus, soyez au courant des responsabilités suivant :

Détenteur de carte

Il doit faire tous les efforts possibles pour trouver un commerçant ou un fournisseur qui accepte les cartes d’achat du gouvernement afin d’obtenir les biens ou les services auprès de ce dernier lorsqu’il est jugé nécessaire d’effectuer un achat auprès de PayPal.
Il doit veiller à ce que les documents à l’appui indiquent clairement l’entreprise avec laquelle la transaction a été effectuée. Si la facture ne comporte pas suffisamment d’information, le détenteur de carte doit communiquer avec l’entreprise et demander tous les détails requis, y compris le numéro d’entreprise et les renseignements fiscaux.

Gestionnaires (agents responsables de l’approbation et de la facturation : article 34)

Il peut autoriser l’utilisation de PayPal, lorsqu’il est jugé nécessaire d’effectuer un achat auprès d’un commerçant tiers, s’il peut attester sans aucun doute que le commerçant est entièrement fiable et que le recours à un commerçant tiers était inévitable.
Si un achat ou un paiement a été effectué au moyen d’un mécanisme tiers sans nécessairement le savoir, le gestionnaire doit veiller à ce qu’un examen détaillé de l’achat soit effectué, en indiquant le nom et le code du commerçant ou du fournisseur et en s’assurant que le ministère a reçu les biens et que la transaction a été effectuée de manière efficiente.

En outre, dans la mesure du possible, le gestionnaire doit :

Aviser le Coordonnateur national des cartes d’achat de tout commerçant tiers autre que PayPal. Les responsables de la surveillance pourront ensuite s’assurer que des audits détaillés sont menés de façon périodique et que les contrôles et approbations nécessaires adéquats sont en place.

Les détenteurs de carte doivent s'efforcer d'utiliser leur carte d'achat de produits et de services autorisés pour les activités gouvernementales lorsque l'achat est soumis aux directives, politiques, autorisations et pratiques établies du gouvernement et du ministère. Ils doivent également se conformer aux lois, règlements, politiques contractuelles et accords commerciaux applicables.

Manuel du receveur général : Chapitre 9 - Programme de cartes d'achat du gouvernement du Canada

Il est la responsabilité du détenteur de carte de partager toutes communications et informations avec leur gestionnaire ainsi qu’avec tous autres collègues qui pourraient être touchés.

Diffusion :

Détenteurs de carte d’achat