Approvisionnement : Rôles et responsabilités
Voici un aperçu global des principales responsabilités des clients (employés et gestionnaires d’EDSC demandant des marchés) et de l’équipe d’approvisionnement d’EDSC tout au long du processus d’approvisionnement. Vous trouverez des précisions supplémentaires dans les documents et formations offerts dans le site iService de l’approvisionnement.
| Phase | Client (centre de coûts) | Spécialiste de l’approvisionnement (équipe d’approvisionnement de la DGAPF) |
Autres groupes (Divers) |
|---|---|---|---|
| Toutes les phases (pendant l’ensemble du processus d’approvisionnement) |
Maintenir à jour les documents du dossier relatif aux exigences (pour les détails des exigences, dont l’énoncé des travaux, tous les produits livrables, les contrats signés permettant l’application de l’art. 34 pendant la phase de gestion de marché). Obtenir les autorisations requises conformément aux processus des directions générales ou des régions. |
Maintenir à jour les documents du dossier relatif aux exigences (pour le processus contractuel, dont les documents de la demande de propositions, les soumissions et les contrats signés). |
Tous : Maintenir à jour les documents et les politiques connexes au besoin. Centre d’excellence sur la propriété intellectuelle (PI) : Fournir du soutien pour les contrats impliquant la PI (droit d’auteur, marques de commerce). |
| Planification et budgétisation | Repérer les besoins globaux et participer aux processus de planification à l’échelle de la direction générale ou de la région, comme demandé par la direction de chaque organisation. | En mesure de fournir des conseils sur l’estimation des coûts. | s.o. |
| Définition des besoins | Définir les besoins. Pour les services professionnels (p. ex. des services de consultant), ce processus comprend la préparation de l’énoncé des travaux. Pour les processus concurrentiels, ce processus comprend l’établissement des critères d’évaluation. | Fournir des outils, des gabarits, des conseils et des directives aux clients pour la préparation des documents requis (dont l’énoncé des travaux ou les critères d’évaluation, selon les biens ou les services requis) y compris les questions touchant la propriété intellectuelle. |
Sécurité : L’agent de la sécurité régionale doit participer au processus de vérification des exigences de sécurité et fournir les modalités du contrat en matière de sécurité au besoin. Le CE PI peut fournir des conseils aux clients à la demande du spécialiste de l’approvisionnement. |
| Acquisition |
Exécuter les exigences de l’art. 32 de la LGFP. Faire traduire les documents finaux. Pour les processus concurrentiels : Répondre au spécialiste de l’approvisionnement si un soumissionnaire pose des questions. Évaluer tous les critères techniques (obligatoires et non obligatoires). Les membres de l’équipe d’évaluation doivent comprendre et signer les documents de l’équipe d’évaluation des soumissions. |
Déterminer la stratégie d’approvisionnement (comment EDSC acquerra ce dont il a besoin), y compris les outils de TPSGC à utiliser. Préparer les modalités du contrat, signer et attribuer le contrat, obtenir la signature du fournisseur et faire parvenir la copie signée au client. Pour les processus concurrentiels, préparer et publier la demande de propositions et agir en qualité de point de contact du Ministère pendant le processus d’appel d’offres; évaluer les critères non techniques obligatoires (s’il y a lieu); évaluer les critères financiers. |
Il est possible que TPSGC doive intervenir, selon la valeur financière. Il est possible que les services de sécurité doivent intervenir, par exemple pour valider les vérifications de sécurité. D’autres groupes, dont les services juridiques et le CE PI peuvent aussi intervenir à la demande du spécialiste de l’approvisionnement. |
| Gestion de marché |
Gérer le rendement du fournisseur. Recevoir et accepter les produits livrables et attester les factures conformément à l’art. 34 de la LGFP. Planifier et demander les modifications (sur les conseils du spécialiste de l’approvisionnement au besoin). Préparer l’aliénation et le remplacement. |
Sur demande : Aider les clients à gérer les différends et les difficultés de rendement en lien avec le contrat; examiner les demandes de modification, préparer et signer les modifications. |
Opérations comptables : Vérifier et approuver conformément à l’art. 33 de la LGFP. D’autres groupes, dont les services juridiques et le CE PI peuvent aussi participer relativement aux questions et enjeux touchant la propriété intellectuelle. |
| Aliénation et Replacement |
Procéder à l’aliénation et au remplacement des biens désuets. Planifier la transition aux nouveaux fournisseurs, y compris le processus d’approvisionnement. |
Fournir des conseils relativement au remplacement d’un fournisseur de services au besoin. |
Services régionaux de gestion du matériel : Approuver et administrer (gérer) le processus d’aliénation des biens. Les gestionnaires de regroupement des coûts gérés de façon centralisée (p. ex. DGIIT pour le matériel de TI) prennent les décisions relatives au remplacement au besoin. |