Mentorat de groupe à l'intention des directeurs potentiels Foire aux questions

Le mentorat de groupe est plus structuré qu'une relation de mentorat individuelle traditionnelle. Malgré le fait que les conseils fournis ne soient pas aussi personnalisés que dans le cas du mentorat individuel, un plus grand nombre de mentorés peut bénéficier du savoir et de l'expérience d'un cadre supérieur. Ce type de mentorat attire également des candidats qui pourraient ne pas être à l'aise avec le niveau d'intimité et d'investissement personnel requis par le mentorat individuel. Le mentorat de groupe peut tirer parti des relations entre pairs pour conférer une autonomie accrue aux mentorés et les influencer positivement, en plus de contribuer à la formation de réseaux professionnels. De plus, le mentorat de groupe crée un environnement favorisant l'apprentissage et l'interaction des mentorés avec leurs pairs travaillant dans d'autres directions, régions et secteurs d'activités, ce qui permet d'accroître leur sensibilisation à l'organisation.

Le mentor est appelé à jouer deux (2) rôles principaux au cours des rencontres de mentorat de groupe :

• Il transmet son expérience et ses connaissances aux mentorés, et leur permet de développer des habiletés et des comportements efficaces.
• Il joue également le rôle d'accompagnateur en posant des questions qui aident les mentorés à s'ouvrir et à se tourner vers de nouvelles pistes de réflexion et d'action afin de développer et de renforcer des habiletés et des comportements efficaces.

Dans le cadre du Mentorat de groupe à l'intention des directeurs potentiels, un gestionnaire est un employé occupant un poste (d'attache ou intérimaire) de niveau AS-07, CO-03, CS-04, EC-07, EN-ENG-05, IS-06, FI-03, FI-04, NU-EMA-02, PE-05, PE-06, PG-06, PM-05, PM-06, TI-08 ou l'équivalent, dans lequel il gère/supervise des employés qui relèvent directement de lui.

Oui. Si vous considérez la possibilité d'effectuer la transition vers un poste de niveau EX, mais que vous n'êtes pas certain que ce soit la bonne décision pour vous, le mentorat de groupe à l'intention des directeurs potentiels pourrait vous aider à y voir plus clair en vous donnant une meilleure idée des demandes croissantes auxquelles les dirigeants sont exposés lorsqu'ils cheminent du rôle de gestionnaire à celui de cadre de direction.

Les mentorés doivent s'engager à assister et à participer activement à toutes les séances de mentorat, ainsi qu'à s'y préparer adéquatement par le biais de lectures et de réflexion personnelle.

Les mentors pourraient choisir d'identifier des lectures en prévision d'une rencontre ou préparer des questions à poser sur un sujet précis. Quant aux mentorés, il est possible qu'ils aient des lectures à faire ou une réflexion à mener entre les rencontres. Il faut prévoir environ une heure pour préparer chacune des huit rencontres mensuelles.

Oui. Si vous désirez maximiser votre apprentissage tout en bénéficiant davantage du mentorat de groupe. D'ailleurs, si vous êtes absent lors des deux premières rencontres, vous pourriez être remplacé par un autre mentoré.

Non. Les mentors s'assurent que tous les mentorés de leur groupe soient disponibles lorsqu'ils planifient une rencontre. Si vous êtes malade cette journée-là ou avez un empêchement majeur, vous devez aviser votre mentor. « Être trop occupé » n'est pas une excuse valable pour rater une rencontre. Respectez le temps que le mentor met généreusement à votre disposition. De plus, les groupes doivent demeurer intacts étant donné que les discussions peuvent être de nature sensible et confidentielle.

C'est possible, si vous avez un co-mentor. Sinon, nous vous suggérons de reporter la rencontre. N'en faites toutefois pas une habitude étant donné que vos mentorés sont probablement très occupés eux aussi. De plus, trouver un autre moment convenable pour tous peut s'avérer un défi de taille.

Oui. Tant les mentors que les mentorés doivent obtenir l'autorisation de leurs gestionnaires.

En raison des circonstances actuelles de la pandémie COVID-19, toutes les séances de mentorat de groupe se dérouleront virtuellement, soit par téléconférence ou par vidéoconférence. Le mentor décidera avec les mentorés de la plateforme qui sera utilisée pour les rencontres.

Oui. Tant les mentors que les mentorés doivent, s'ils sont choisis, consigner l'activité dans leur plan d'apprentissage et de perfectionnement ou dans leur plan de gestion des talents.

Les anciens mentors et mentorés pourraient être invités à présenter des témoignages dans le but de partager leur expérience. De plus, la participation devrait être incluse dans les plans d'apprentissage et de perfectionnement des mentors et des mentorés.

Oui, malgré le fait que la tenue de rencontres mensuelles régulières facilite généralement la logistique. En consultation avec vos mentorés, vous pouvez décider, à titre d'exemple, de sauter un mois en particulier (p. ex. mars) puis de tenir deux séances de mentorat de groupe le mois suivant, ou vous pouvez combiner deux rencontres dans une seule rencontre. La souplesse de la structure des sessions demeure l'approche privilégiée du mentorat de groupe.

Le mentor est responsable de planifier la téléconférence ou la vidéoconférence, généralement en coordination avec un membre de son équipe de soutien administratif. Lorsque les mentors rencontrent leurs mentorés pour la première fois, il est recommandé que les mentors profitent de l'occasion pour fixer les dates des rencontres mensuelles en collaboration avec les mentorés. À cette fin, il pourrait être judicieux de choisir un moment fixe (i.e. jour et heure) pour la tenue de l'ensemble des rencontres, par exemple, le deuxième mardi de chaque mois à 10h.

Le coordonnateur du mentorat de groupe est le premier point de contact pour les questions de logistique ou pour le retrait de l'activité. On peut joindre le coordonnateur du mentorat de groupe par courriel à nc-college-gd@servicecanada.gc.ca. Pour les questions liées à la dynamique du groupe ou à l'approche coaching, les mentors peuvent communiquer avec le coach qui leur a été assigné.

À titre de gestionnaire, vous devez vous attendre à ce que les employés participant aient besoin de se réunir deux (2) heures par mois avec leur groupe de mentorat entre janvier et septembre, en plus d'une heure par mois pour se préparer pour chaque rencontre, ce qui correspond à environ quatre (4) jours de travail à temps plein s'étalant sur une période de neuf (9) mois.

En plus d'accorder à votre employé le temps pour participer aux rencontres de mentorat de groupe, en tant que gestionnaire, vous pouvez l'appuyer :

• en l'aidant à cerner des objectifs d'apprentissage, et en veillant à ce que le mentorat soit inclus dans son plan d'apprentissage et de perfectionnement ou dans son plan de gestion des talents;
• en discutant régulièrement de ce qu'il a appris de l'expérience de mentorat (par exemple, au cours des discussions liées à l'entente de rendement); et
• en lui fournissant des opportunités d'apprentissage dans le milieu du travail en vue de la mise en pratique des connaissances et des compétences nouvellement acquises.

Les gestionnaires sont encouragés à discuter de comment le mentorat de groupe aide l'employé à atteindre les objectifs d'apprentissage énoncés dans son plan d'apprentissage et de perfectionnement ou dans son plan de gestion des talents, ainsi que de la manière dont cet apprentissage est appliqué dans le milieu de travail. Les gestionnaires doivent cependant respecter la nature confidentielle de la relation de mentorat, y compris les conversations ou les dialogues spécifiques qu'un mentoré a eus avec le mentor et avec les autres mentorés de son groupe.

Les options suivantes sont à considérer pour répondre à vos besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement.

• Mentorat individuel :
  • À l'interne, dans le cadre du programme de mentorat individuel d'EDSC;
  • À l'externe, par l'entremise du Carrefour de carrière sur Gcconnex;
  • Discussions avec votre gestionnaire dans le cadre de votre plan d'apprentissage et de perfectionnement ou de gestion des talents.
• Communiquez avec votre centre régional d'apprentissage pour connaître les programmes de mentorat de groupe offerts dans votre région. De temps à autre, les régions créent leurs propres programmes de mentorat pour divers groupes et niveaux d'employés afin de répondre aux besoins régionaux.
• Vérifiez auprès de l'École de la fonction publique du Canada.
  • Événements : activités périodiques liées au mentorat, comme le mentorat éclair;
  • Cours comportant une composante de mentorat, comme Bâtir votre réseau professionnel (D006);
  • Ouvrez une session dans votre compte GCcampus et entrez le mot « mentorat » dans la barre de recherche pour trouver les offres disponibles.